Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào ERP: hệ thống quản lý của tương lai! (Phần 2)

12/12/2024 07:18
Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào ERP: hệ thống quản lý của tương lai! (Phần 2)

Việc tích hợp AI vào hệ thống ERP sẽ trở nên phổ biến hơn trong tương lai. Khi đó AI không chỉ đơn thuần là một công nghệ giúp tăng cường “sức mạnh” cho ERP mà còn là động lực để các đơn vị cung cấp phần mềm nâng tầm sản phẩm và củng cố năng lực cạnh tranh. Ở phần I đã phân tích tầm quan trọng của việc tích hợp AI vào ERP và các công nghệ; ngoài ra những vấn đề như: Generative AI, lợi ích của AI khi tích hợp vào hệ thống ERP sẽ được đề cập sau đây:

>>> Xem thêm: Tích hợp trí tuệ nhân tạo vào ERP: hệ thống quản lý của tương lai! (Phần 1)

Generative AI trong hệ thống ERP

Trong những năm gần đây, Conversational AI và Generative AI đã làm thay đổi đáng kể cách thức kinh doanh của doanh nghiệp, bằng cách mô phỏng trí thông minh của con người và bổ sung thêm nhiều chức năng cho các hệ thống ERP.

Các nền tảng ERP được tích hợp thêm AI có thể phát triển báo cáo hoặc dự báo dựa trên việc thu thập dữ liệu theo thời gian thực. Một số ứng dụng có thể nhắc đến như:

Tạo báo cáo

Generative AI có thể tự động tạo ra các báo cáo kinh doanh chi tiết từ dữ liệu thô, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán. Những báo cáo này có thể được tạo theo yêu cầu, cung cấp thông tin cho các bên liên quan khi họ cần.

Tạo nội dung

Generative AI có thể soạn thảo email, nội dung marketing, code hoặc tài liệu kỹ thuật dựa trên các tham số được xác định trước. Các ứng dụng bao gồm tạo các tin nhắn cá nhân hóa cho từng khách hàng hoặc nhân viên hoặc dịch mã từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác.

Lập kế hoạch kịch bản

AI tạo ra các kịch bản kinh doanh khác nhau và đánh giá
khả năng lập kế hoạch chiến lược của các hệ thống ERP trước đây. Ví dụ: một hệ thống ERP được hỗ trợ bởi AI có thể phân tích các quy định về bền vững và đưa ra một loạt các khuyến nghị để giảm lượng khí thải carbon của tổ chức.

ai

Một số ví dụ AI được tích hợp trong ERP

Với khả năng hiện tại, công nghệ AI sẵn sàng tích hợp với các hệ thống ERP ở một số dự án triển khai phổ biến sau:

Bảo trì dự đoán

Hệ thống bảo trì dự đoán thường liên quan đến cảm biến Internet of Things (IoT) hoặc Digital Twin (bản sao kỹ thuật số). Sử dụng các hệ thống này, một tổ chức có thể theo dõi, dự đoán hoặc báo cáo sự cố đối với những trang thiết bị, máy móc, nhằm tránh những sự cố không cần thiết.

Các ngành công nghiệp như giao thông vận tải, năng lượng cơ sở hạ tầng dân sự và quốc phòng được hưởng lợi đáng kể từ bảo trì dự đoán thông minh, vì nó có thể ngăn ngừa các sự cố tiềm ẩn. Công nghệ này đã được sử dụng thành công để tăng sản lượng của trang trại gió và giảm lượng năng lượng không cần thiết được sử dụng bởi các nhà máy sản xuất nông nghiệp.

Dự báo nhu cầu và quản lý chi tiêu

Dự báo nhu cầu trong các hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch sản xuất. Dữ liệu này có thể giúp doanh nghiệp dự đoán cách thị trường có thể biến động, từ đó đảm bảo việc lập kế hoạch chính xác hơn. Trong các hệ thống ERP, dự báo nhu cầu có thể được hợp nhất với các hệ thống quản lý hàng tồn kho để ngăn ngừa tình trạng hết hàng.

Chuyển đổi kỹ thuật số và hiện đại hóa ứng dụng

AI chuyển đổi quá trình phát triển và di chuyển mã bằng cách tự động hóa thông minh việc mã hóa, kiểm thử và quản lý vòng đời ứng dụng. Khi tích hợp với AI, hệ thống ERP có thể tự động hóa việc chuyển đổi mã hoặc di chuyển dữ liệu.

ai

Xử lý hóa đơn tự động

NLP và RPA giúp việc xử lý hóa đơn và các giấy tờ thường lệ khác được sắp xếp hợp lý, giảm lỗi nhập liệu thủ công và đẩy nhanh chu kỳ thanh toán. Một số mô-đun ERP cho phép tự động hóa việc xác minh hóa đơn và phiếu nhận hàng cho các lô hàng đến các địa điểm sản xuất hay có thể xử lý hóa đơn của nhà cung cấp bằng cách nhận dạng tài liệu và nhập hóa đơn thông minh.

Hỗ trợ khách hàng

Các hệ thống ERP được hỗ trợ bởi AI cải thiện đáng kể quá trình quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Sử dụng công nghệ NLP và ML, một ERP có thể tự động giải quyết các vấn đề phổ biến, cải thiện trải nghiệm người dùng và phản hồi các truy vấn của khách hàng theo thời gian thực.

Quản lý nguồn nhân lực

Các mô-đun ERP được thiết kế cho quản lý nguồn nhân lực (HCM) sử dụng các chức năng AI để tự động hóa các tác vụ hàng ngày, cá nhân hóa quá trình nhân sự cho nhân viên và tìm kiếm tài năng trong quá trình tuyển dụng.

Mua hàng có hướng dẫn

Các thuật toán học máy và các chức năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI được nhúng vào các nền tảng mua hàng doanh nghiệp B2C và doanh nghiệp B2B giúp hiển thị hàng hóa và dịch vụ đáp ứng các tiêu chí cụ thể.

Khai thác quy trình

Khai thác quy trình sử dụng thuật toán để phân tích quy trình công việc của doanh nghiệp. Với khối lượng lớn dữ liệu được lưu trữ trong ERP, AI có thể đề xuất các quy trình hợp lý hơn, hiệu quả cũng như chỉ ra những điểm cần cải thiện.

Phát hiện bất thường

Phát hiện bất thường là một trong những trường hợp ứng dụng đầu tiên của AI trong các hệ thống ERP. Công nghệ tự động “gắn cờ” các vấn đề gian lận tiềm ẩn, sớm cảnh báo cho các bên liên quan.

Trên thực tế, đây là ứng dụng hữu ích đối với các ngân hàng và các tổ chức tài chính, mặc dù trong những năm gần đây, các tiêu chuẩn KPI đã được áp dụng phổ biến.

Quản lý đơn hàng và chuỗi cung ứng

Quản lý đơn hàng dựa trên AI có thể giám sát và tối ưu hóa gần như mọi khía cạnh của quá trình thương mại điện tử. Từ việc chỉ định các tuyến đường đi đến việc tự động cập nhật cho khách hàng về vị trí hàng hóa của họ. Được tích hợp vào hệ thống ERP, các công cụ quản lý đơn hàng được hỗ trợ bởi AI kết hợp nhiều bộ dữ liệu để đảm bảo quá trình thương mại diễn ra trơn tru từ đầu đến cuối.

Tóm tắt tự động

NLP và ML có thể tóm tắt các báo cáo hoặc tài liệu dài, cung cấp những hiểu biết chính cho người sử dụng. Ví dụ: một tổ chức có thể sử dụng thuật toán AI để rút ra những điểm chính từ các tài liệu pháp lý hoặc tạo tóm tắt các báo cáo nội bộ.

ai

Lợi ích của AI khi tích hợp vào hệ thống ERP

Cải thiện độ chính xác

Các hệ thống ERP được hỗ trợ bởi AI giúp giảm thiểu lỗi của con người thông qua tự động hóa và phân tích dữ liệu nâng cao, nhanh chóng và chính xác khám phá các bộ dữ liệu lớn mà con người có thể không thể hiểu được.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Một doanh nghiệp thành công sẽ phản ứng với những thay đổi thị trường và những sự kiện bất ngờ một cách nhanh chóng. Với các hệ thống ERP được hỗ trợ bởi AI, các doanh nghiệp có thể đảm bảo tất cả các quy trình kinh doanh đều hoạt động ở mức hiệu quả nhất, có thể phản ứng nhanh chóng với các thách thức bằng cách sử dụng thông tin chi tiết và phân tích theo thời gian thực.

Năng suất nhân viên

Nhờ AI, hệ thống ERP tự động hóa các quy trình lao động lặp đi lặp lại như xử lý hóa đơn và quản lý đơn hàng, giải phóng nhân viên để họ tập trung cho công việc sáng tạo và có giá trị hơn.

Tăng cường an ninh

AI có thể xác định và giảm các mối đe dọa hoặc bất thường về an ninh nhanh hơn và chính xác hơn so với con người. Để làm được điều này, AI liên tục giám sát các hệ thống để tìm ra hoạt động bất thường, các hệ thống ERP được hỗ trợ bởi AI tăng cường đáng kể bảo mật tổng thể của tổ chức.

Thực tiễn tốt nhất cho việc tích hợp AI vào ERP

Theo một báo cáo gần đây cho biết 64% các CEO đang chịu áp lực từ các nhà đầu tư và đối tác tài chính trong việc nhanh chóng ứng dụng AI vào hoạt động kinh doanh. Mặc dù vậy, việc triển khai AI vẫn còn nhiều thách thức khi hơn một nửa các doanh nghiệp chưa có một lộ trình rõ ràng.

Để tận dụng tối đa tiềm năng của AI, các doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc chọn những hệ thống ERP thông minh và triển khai chúng một cách cẩn trọng. Một số yếu tố quan trọng cần lưu ý bao gồm:

  • Quản lý dữ liệu chặt chẽ: Dữ liệu chất lượng cao là nền tảng cho việc xây dựng và phát triển các mô hình AI hiệu quả. Vì vậy, việc đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ và được bảo mật là vô cùng quan trọng.
  • Cơ sở hạ tầng linh hoạt: Cho dù bạn chọn triển khai ERP trên đám mây hay kết hợp cả hai, việc đầu tư vào một cơ sở hạ tầng CNTT có khả năng mở rộng sẽ giúp bạn đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao của AI.
  • Giám sát thường xuyên: Để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động ổn định và hiệu quả trong dài hạn, việc giám sát và cập nhật liên tục là điều cần thiết.
  • Chiến lược tích hợp toàn diện: Một chiến lược tích hợp rõ ràng, phù hợp với mục tiêu kinh doanh sẽ giúp bạn khai thác tối đa giá trị của AI và ERP.

>>> Xem thêm: Chuyển đổi số từ năm 2024 sẽ chịu ảnh hưởng lớn từ 3 công nghệ này!

Tác giả : Thái Hòa