Triển khai phần mềm ERP – Vì sao doanh nghiệp không nên vội vàng?

Triển khai phần mềm ERP là một trong những bước quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại chỉ xem nhà cung cấp ERP là bên “bán phần mềm” nên khá vội vàng trong quá trình tìm hiểu và triển khai.

Thực tế, để một dự án ERP thành công, doanh nghiệp cần dành thời gian làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp. Điều này không chỉ để doanh nghiệp lựa chọn đúng giải pháp mà còn để xây dựng hệ thống phù hợp với đặc thù vận hành, văn hóa và mục tiêu phát triển dài hạn.

Vì sao doanh nghiệp không nên vội vàng khi triển khai phần mềm ERP?

Phần mềm ERP là một hệ thống gồm nhiều phân hệ chức năng; giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động từ sản xuất; cung ứng, kho, tài chính – kế toán, nhân sự đến kinh doanh, chăm sóc khách hàng, đối tác. Do đó việc triển khai ERP cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để không làm gián đoạn hoạt động bình thường của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, để hệ thống ERP hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nội bộ trước khi tích hợp vào phần mềm. Việc này giúp tránh được các rủi ro như: hệ thống vận hành kém hiệu quả; phát sinh xung đột giữa các phòng ban và chi phí triển khai tăng cao do phải điều chỉnh liên tục.

Việc triển khai ERP không thể thành công nếu nhân sự không được chuẩn bị tốt.

Vội vàng triển khai có thể khiến nhân viên không hiểu rõ vai trò của hệ thống mới; thiếu đào tạo dẫn đến sử dụng sai cách và mất phương hướng do thiếu sự đồng hành từ ban lãnh đạo. Có thể nói ERP là công cụ hỗ trợ chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp thay vì chỉ là phần mềm quản lý.

Ngoài ra, triển khai phần mềm ERP là một khoản đầu tư lớn, cả về tài chính lẫn nguồn lực. Nếu không được hoạch định cẩn thận; doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hệ lụy như: lựa chọn sai giải pháp; phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc kéo dài thời gian triển khai vượt xa kế hoạch ban đầu. Vì vậy, ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp cần chủ động làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp để xác định rõ nhu cầu thực tế và định hướng phát triển trong tương lai. Đây là cơ sở để xây dựng phương án triển khai phù hợp, hiệu quả và bền vững.

Những điều doanh nghiệp cần làm khi triển khai ERP

Đừng triển khai ERP chỉ vì đó là xu hướng hay vì đối thủ đã làm; hãy triển khai khi doanh nghiệp thực sự sẵn sàng về chiến lược, con người và quy trình. Một hệ thống ERP chỉ phát huy hiệu quả khi được đặt trong bối cảnh quản trị rõ ràng và có sự cam kết từ lãnh đạo.

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần trả lời một số câu hỏi then chốt sau:

• Doanh nghiệp kỳ vọng đạt được những mục tiêu cụ thể nào sau khi triển khai ERP?
• Lộ trình chuyển đổi số đã được hoạch định đầy đủ chưa?
• Ai là người chịu trách nhiệm chính cho dự án ERP?
• Quy trình nội bộ hiện tại đã được chuẩn hóa và đánh giá đầy đủ chưa?
• Nguồn lực nhân sự và ngân sách có đủ để đảm bảo triển khai thành công?
• Doanh nghiệp đã chuẩn bị kế hoạch cho việc đào tạo, vận hành và quản trị thay đổi chưa?

Đặc biệt, doanh nghiệp cần cởi mở hơn với nhà cung cấp ERP trong quá trình trao đổi.

Việc chia sẻ đầy đủ thông tin về nhu cầu thực tế; đặc thù quy trình và quy mô tổ chức là cơ sở để nhà cung cấp tư vấn đúng giải pháp.

Trên thị trường có rất nhiều phần mềm ERP với tính năng tương tự nhau; nhưng nếu không sát với thực tiễn vận hành của doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hệ thống làm phát sinh thêm chi phí; thậm chí không dùng được.

Bên cạnh đó, việc dành thời gian để hai bên hiểu rõ nhau là yếu tố quan trọng nhằm đồng bộ kỳ vọng và mục tiêu dự án. Khi không có sự thống nhất ngay từ đầu, rất dễ dẫn đến tình trạng triển khai lệch hướng; hiểu lầm trách nhiệm hoặc phát sinh tranh cãi không đáng có. Ngược lại, quá trình trao đổi kỹ lưỡng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro; kiểm soát chi phí phát sinh và nâng cao tỷ lệ thành công của toàn bộ dự án ERP.

Triển khai ERP không đơn thuần là một dự án công nghệ; quan trọng hơn đó là quá trình chuyển đổi toàn diện cách doanh nghiệp vận hành và quản lý. Để thành công, doanh nghiệp không nên vội vàng.

Thay vào đó, cần cởi mở, chia sẻ về nhu cầu, thách thức và định hướng phát triển của mình. Sự minh bạch và hợp tác từ sớm không chỉ giúp nhà cung cấp hiểu đúng; mà còn giúp hai bên cùng xây dựng một hệ thống ERP phù hợp; hiệu quả và đồng hành lâu dài trong tương lai.

Nếu bạn đang cân nhắc triển khai ERP hoặc cần đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp mình, hãy liên hệ với DIGINET qua hotline: 0908 402 668. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành; tư vấn và thiết kế giải pháp ERP phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp bạn.

>>> Xem thêm: DIGINET nhiều lần được “chọn mặt gửi vàng” trong các dự án số hóa của doanh nghiệp sản xuất thực phẩm

• CHIA SẺ:
• 
• 
•