Hệ thống đánh giá MBO triển khai cho MOL Logistics Vietnam

07/04/2023 07:13

Hệ thống đánh giá MBO là một trong những giải pháp đánh giá nhân viên hiệu quả đang được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp; giúp hiện thực hóa các công tác quản lý và đánh giá trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Tại MOL Logistics Vietnam, hệ thống đánh giá MBO được DIGINET phát triển, triển khai và hoàn thành trong năm 2023. Nhờ ứng dụng hệ thống này, toàn bộ quy trình đánh giá nhân sự tại MOL Logistics Vietnam đã có thể rút ngắn 1/3 thời gian so với trước đây. Hơn nữa, tỷ lệ chính xác và minh bạch thông tin được tăng lên đáng kể.

Có thể nói, hệ thống MBO đã góp phần nâng tầm năng lực quản trị nhân sự tại MOL Logistics Vietnam; và đó là những thay đổi như thế nào? những nội dung tiếp theo sẽ là đáp án, cùng DIGINET theo dõi nhé.

Hệ thống đánh giá MBO mà DIGINET triển khai cho MOL Logistics Vietnam

MBO (Management by Objectives) là phương pháp quản lý theo mục tiêu. Từ mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp sẽ được phân thành những mục tiêu nhỏ cho đội nhóm và ghi nhận thực hiện của từng cá nhân.

Hệ thống đánh giá MBO hoạt động theo một quy trình thống nhất, gồm 3 bước chính:

Tạo mục tiêu và kết quả then chốt
Duyệt mục tiêu
Đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu

Dựa theo quy trình này, DIGINET đã phát triển hệ thống MBO theo quy trình hoạt động đặc thù của MOL Logistics Vietnam. Cụ thể như sau:

Tạo mục tiêu và kế quả then chốt

Phần mềm DIGINET cho phép tạp mục tiêu theo nhiều cách khác nhau; người dùng có thể tự nhập mục tiêu; chọn từ danh mục mục tiêu định hướng của công ty hoặc sao chép mục tiêu từ năm bất kỳ sang năm hiện tại.

Phần mềm còn cho phép thiết lập thời gian thực hiện, trọng số, tiến độ thực hiện và các thông tin liên quan đến mục tiêu và kết quả then chốt. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể giới hạn số lượng và tổng trọng số của mục tiêu và kết quả then chốt.

Ngoài ra, việc thiết lập phương pháp tính cho mỗi mục tiêu và kết quả then chốt được thực hiện theo những cách sau:

Tự nhập kết quả
Theo kết quả chỉ tiêu: Thực tế / Chỉ tiêu
Theo kết quả then chốt: kết quả mục tiêu tiêu bằng tỷ trọng kết quả của các kết quả then chốt
Theo công thức

Duyệt mục tiêu

Việc xét duyệt theo mục tiêu dựa trên định hướng của bộ phận và của công ty.
Hệ thống đánh giá MBO cho phép thiết lập linh động số cấp duyệt, người duyệt mỗi cấp (user, chức danh, người quản lý trực tiếp).

Các thao tác có thể thực hiện: duyệt, từ chốt, bỏ duyệt và thao tác lại. Khi từ chốt bảng mục tiêu được trả lại cho nhân viên để chỉnh sửa và gửi duyệt lại.

Đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu

Phần mềm cho phép:

Thiết lập linh động số cấp đánh giá, người đánh giá mỗi cấp (user, chức danh, người quản lý trực tiếp)
Đánh giá tuần tự từng cấp hoặc các cấp cùng đánh giá một lượt
Cho phép thiết lập trọng số từng cấp đánh giá để tính kết quả cuối cùng.
Đánh giá và lưu nháp kết quả, khi sẵn sàng sẽ submit kết quả cuối để các cấp đánh giá khác thấy kết quả này

Hệ thống MBO của DIGINET đã thay đổi MOL Logistics Vietnam như thế nào?

Đối với việc đăng ký giá mục tiêu MBO

Trước khi sử dụng hệ thống đánh giá MBO, phòng Nhân sự của MOL Logistics Vietnam phải đối mặt với các vấn đề:

Ban hành thông báo qua Email gồm timeline các đợt đánh giá, nội dung đánh giá,…và chờ sự phản hồi từ các phòng ban, bộ phận.
Ban hành thủ công kết cấu và nội dung đánh giá (mục tiêu, trọng số, các tham chiếu,…) nếu có thay đổi. Điều này không đảm bảo tính chính xác.
Truy vấn thủ công các đợt đánh giá trong quá khứ. Người dùng mất thời gian và thông tin không được đảm bảo tính nhất quán.

Những vấn đề này được giải quyết sau khi dùng hệ thống MBO. Cụ thể:

Tận dụng nền tảng Web Portal sẵn có, phòng Nhân sự dễ dàng tạo các đợt đánh giá MBO theo từng giai đoạn (tháng, quý, năm) theo chính sách của công ty.

Thông báo chính xác tới đối tượng đánh giá và quản lý nhờ tính năng thông báo, nhắc việc, gửi mail.

Hệ thống hỗ trợ tạo thư viện mục tiêu theo nhiều nhóm mục tiêu nhằm tăng tính chính xác cho việc tạo bảng mục tiêu MBO cũng như đảm bảo thông tin được xuyên suốt.

Dễ dàng ban hành các chính sách đánh giá mới; thay đổi kết cấu đánh giá và áp dụng chung cho nhiều nhóm đối tượng hoặc cho toàn bộ công ty.

Giảm áp lực trong việc kiểm soát quá trình đăng ký mục tiêu; xem toàn bộ các bảng mục tiêu bằng cách sử dụng dashboard thay vị chờ gửi Email. Các trưởng bộ phận có thể sử dụng dashboard để kiểm soát nhân viên của mình nhờ cơ thế phân quyền vai trò.

Hệ thống quy trình duyệt linh động cho phép phòng Nhân sự thay đổi tùy theo nhu cầu quản lý của từng giai đoạn.

Hệ thống cho phép kế thừa toàn bộ bảng đăng ký mục tiêu của năm cũ sang năm mới nhằm tiết kiệm tối đa thời gian tạo bảng mục tiêu cá nhân. Đồng thời, có thể xem được chi tiết lịch sử đánh giá của nhân viên qua từng năm. Điều này giúp tăng độ chính xác trong thông tin và minh bạch hoá được lịch sử đánh giá của mỗi năm.

Đối với bảng mục tiêu MBO, hệ thống được thiết kế tự động tạo mục tiêu cho nhân viên (03 mục tiêu theo chính sách của MOL), bao gồm việc cho phép nhân viên chọn từ thư viện hoặc tạo mới cho riêng mình.

Đối với kết cấu của mỗi mục tiêu MBO tại MOL sẽ có thêm 03 kết quả then chốt (Achievement, Effort, Difficulty) cố định, hệ thống cũng hỗ trợ tạo tự động cho các kết quả then chốt này, trong đó phần Achievement có sử dụng công thức tính do Phòng Nhân sự chủ động thiết lập tuỳ theo Nhóm mục tiêu (Tăng, Giảm, Giá trị tuyệt đối).

Hệ thống cho phép Phòng Nhân sự thiết lập cách tính tỷ lệ hoàn thành của mỗi mục tiêu dựa trên nhiều phương pháp: Tự nhập, Dựa trên kết quả then chốt, … Vì thế khi sử dụng hệ thống đánh giá MBO, Phòng Nhân sự có thể hoàn toàn yên tâm về kết quả cuối cùng, vì chỉ cần người dùng nhập đủ các tham số giá trị, phần kết quả sẽ chạy theo đúng công thức đã được thiết lập.

Với việc đánh giá MBO

Trước khi dùng hệ thống, nhân viên tự đánh giá thủ công bằng file excel, sau đó gửi mail file excel cho quản lý trực tiếp. Sau khi có kết quả sau cùng, trưởng bộ phận sẽ gửi mail file đánh giá này cho Phòng Nhân sự để ghi nhận kết quả trên hệ thống. Quy trình này rất tốn thời gian và Phòng Nhân sự phải đi đốc thúc cũng như kiểm tra rất nhiều lần để có kết quả cuối của mỗi cá nhân.

Các trưởng bộ phận phải tự lưu kết quả đánh giá MBO bằng file Excel; điều này rất bất tiện và không đảm bảo tính chính xác cao khi truy vấn thông tin.

Bên cạnh đó, nếu có phát sinh việc chỉnh sửa kết quả đánh giá thì người dùng phải gửi mail nhiều lần dẫn tới việc nhiễu loạn thông tin.

Phòng Nhân sự rất khó khăn trong việc tổng hợp kết quả đánh giá vì phải làm hoàn toàn thủ công trên Excel.

Và hệ thống đánh giá MBO dễ dàng tối ưu những quy trình này bằng cách:

Sau khi được duyệt bảng mục tiêu MBO, người dùng tiến hành tự đánh giá tỷ lệ hoàn thành công việc của mình trên hệ thống dựa trên phần thông tin đã được duyệt. Người dùng chỉ cần nhập đủ các tham số, hệ thống sẽ tự tính được kết quả hoàn thành đối với các mục tiêu thuộc nhóm định lượng (Tăng, Giảm, Giá trị tuyệt đối) dựa trên các công thức đã định sẵn.

Hệ thống cho phép lưu nháp kết quả tự đánh giá để cấp quản lý có thể truy vấn và trao đổi trực tiếp với nhân viên trước khi gửi kết quả cuối cùng.

Đối với các trường hợp đã gửi kết quả tự đánh giá lên cấp đánh giá tiếp theo và phát sinh sai sót cần đánh giá lại, hệ thống cho phép các cấp đánh giá mở khoá để cấp dưới chỉnh sửa lại kết quả tự đánh giá. Toàn bộ quy trình này đều được lưu lịch sử để đảm bảo tính minh bạch của hệ thống.

Mọi cập nhật về bảng đánh giá kết quả mục tiêu MBO đều được hệ thống gửi thông báo đến các cấp đánh giá trong quy trình duyệt. Ngoài ra, hệ thống còn có các tính năng thông báo, nhắc việc, gửi mail, … để hỗ trợ các cấp đánh giá trong quá trình sử dụng giảm thiểu việc thiếu sót thông tin.

Trong quá trình đánh giá, hệ thống có các báo cáo để giúp trưởng bộ phận truy vấn lại được kết quả đánh giá của mình, từ đó giúp cho việc đưa ra quyết định xếp loại cho nhân viên của bộ phận mình được chính xác hơn. Dữ liệu báo cáo được cập nhật theo thời gian thực tế và chi tiết theo từng cấp đánh giá.

Đối với việc tổng hợp kết quả đánh giá

Khi chưa sử dụng phần mềm, phòng Nhân sự của MOL Logistics Vietnam phải tổng hợp thủ công toàn bộ kết quả đánh giá để tính toán ra kết quả cuối trước khi suy ra xếp loại, dẫn tới việc có thể sai sót và tốn rất nhiều thời gian.

Kết quả khi ứng dụng hệ thống đánh giá MBO:

Tại MOL kết quả xếp loại đánh giá cuối năm là tổng hợp kết quả của 2 bảng đánh đánh giá: Đánh giá Competency (dựa trên bộ tiêu chí được thiết lập sẵn) và đánh giá MBO (dựa trên các mục tiêu được đăng ký bởi nhân viên). Hệ thống cho phép người dùng tổng hợp kết quả đánh giá của 02 loại đánh giá này thành 01 kết quả cuối cùng dựa trên tỷ trọng của từng loại đánh giá và tự động suy ra xếp loại đánh giá của nhân viên.

Đối với xếp loại cuối sau khi đã tổng hợp kết quả đánh giá, nếu người dùng có nhu cầu chỉnh sửa (xếp loại lại), hệ thống có các màn hình phân quyền để có thể tiến hành chỉnh sửa kết quả xếp loại.

Sau khi phòng Nhân sự tiến hành tổng hợp kết quả đánh giá nhân viên, hệ thống sẽ khoá toàn bộ các phiếu đánh giá và nhân viên cũng như các cấp quản lý không thể chỉnh sửa kết quả đánh giá của mình. Điều này tạo ra tính nhất quán và minh bạch của dữ liệu đánh giá.

Trưởng bộ phận sẽ nhận được các báo cáo kết quả đánh giá tổng hợp chi tiết theo từng nhân viên, trong đó sẽ bao gồm điểm số đánh giá của từng cấp trong từng loại đánh giá, xếp loại của nhân viên và kết quả xếp loại lại của Ban Giám đốc ngay khi phòng Nhân sự tiến hành tổng hợp kết quả đánh giá mà không cần phải chờ email từ phía phòng Nhân sự.

Kết quả đánh giá cuối cùng sau khi đã có chỉnh sửa từ ban Giám đốc sẽ được hệ thống dùng để chuyển kết quả tự động qua Phân hệ Tiền lương thành 01 tỷ lệ nhất định để tính được các khoản thu nhập khác dựa vào thiết lập bảng tham chiếu xếp loại đánh giá do Phòng Nhân sự ban hành.

Nhận xét chung

Sau khi ứng dụng hệ thống đánh giá MBO của DIGINET vào quy trình đánh giá nhân sự của mình, MOL Logistics Vietnam đã có thể rút ngắn 1/3 thời gian làm việc so với trước đây. Ngoài ra, thông tin được đảm bảo tính chính xác và minh bạch tối đa. Nhờ đó, phòng Nhân sự không còn phải dành quá nhiều thời gian cho việc tổng hợp số liệu, báo cáo, v.v mà vẫn hỗ trợ hiệu quả cho các bộ phận, Ban Giám đốc trong quá trình đánh giá nhân viên.

Dự án hệ thống MBO là phân hệ mở rộng được DIGINET triển khai cho MOL Logistics Vietnam sau khi các phân hệ HRM căn bản, Web Portal và đánh giá KPI được nghiệm thu vào năm 2021. Với sự thành công của dự án lần này, DIGINET xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban triển khai sự án của hai bên vì sự hợp tác và đồng hành trong suốt thời gian qua, đã vượt qua những khó khăn để hoàn thành dự án một cách xuất sắc.

>>> Xem thêm: Quản lý vị trí trong kho bằng phần mềm ERP hiện đại

Tác giả : Thái Hòa