Triển khai ERP: Xây dựng hệ thống mới hay tích hợp phần mềm hiện có?

18/04/2025 07:15
Triển khai ERP: Xây dựng hệ thống mới hay tích hợp phần mềm hiện có?

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng trở thành yếu tố sống còn, các doanh nghiệp lớn đang đứng trước một câu hỏi chiến lược: Triển khai ERP mới hoàn toàn hay kết nối hệ thống ERP với phần mềm hiện có? Đây là quyết định có ảnh hưởng sâu rộng đến hiệu quả vận hành, khả năng kiểm soát, và năng lực tăng trưởng của toàn tổ chức.

Bài viết sau đây sẽ phân tích ưu – nhược điểm của hai hướng triển khai ERP, từ đó giúp các doanh nghiệp lớn đưa ra quyết định phù hợp với định hướng phát triển dài hạn.

>>> Xem thêm: Kết nối API – Tối ưu hóa sức mạnh cho hệ thống ERP

Những điều cần biết khi doanh nghiệp muốn triển khai ERP hoàn toàn mới

Một hệ thống ERP mới giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình và dữ liệu trong doanh nghiệp, tránh tình trạng chồng chéo hoặc sai lệch thông tin. Hơn nữa, doanh nghiệp có cơ hội đánh giá lại toàn bộ quy trình vận hành, chuẩn hóa dữ liệu và loại bỏ các phần mềm cũ thiếu khả năng mở rộng.

Các hệ thống ERP ngày càng hiện đại và thông minh, cho phép tích hợp AI, phân tích dữ liệu lớn và tự động hóa quy trình – các yếu tố then chốt trong chiến lược chuyển đổi số. Bên cạnh đó, các ERP hiện đại thường hỗ trợ cấu hình theo ngành nghề, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống phù hợp với đặc thù hoạt động.

Ngoài ra, khi triển khai ERP mới hoàn toàn sẽ giúp các quy trình được tái thiết kế từ đầu giúp loại bỏ các bước thừa, tăng năng suất và giảm chi phí vận hành. Đặc biệt, dữ liệu được quản lý tập trung theo phân quyền rõ ràng, đảm bảo an toàn thông tin.

Tuy nhiên, việc triển khai toàn bộ hệ thống mới đòi hỏi nguồn lực lớn về tài chính, nhân sự và thời gian. Tùy theo quy mô doanh nghiệp và phạm vi nghiệp vụ, dự án có thể kéo dài từ vài tháng đến hơn một năm. Việc thay đổi hệ thống làm việc có thể gây ra tâm lý kháng cự ban đầu từ phía nhân sự, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị tâm lý cũng như đào tạo nội bộ để nhân sự có đầy đủ năng lực sử dụng phần mềm mới phục vụ cho công việc.

Tích hợp các phần mềm hiện có trong doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng các phần mềm quản lý riêng lẻ cho từng bộ phận như nhân sự, CRM, kế toán… Việc triển khai từng phần mềm theo nhu cầu có thể giúp tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng có thể dẫn đến những bất cập như sai lệch dữ liệu, thiếu tính nhất quán và khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo toàn diện. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành mà còn làm giảm độ chính xác trong các quyết định quản trị. Để khắc phục, doanh nghiệp nên xem xét tích hợp các phần mềm rời rạc này vào một hệ thống ERP thống nhất – nhằm đảm bảo dữ liệu đồng bộ, quy trình liền mạch và tăng cường bảo mật thông tin.

Đi theo hướng tích hợp, doanh nghiệp không cần thay đổi toàn bộ hệ thống hiện tại mà chỉ cần kết nối các phần mềm đang vận hành ổn định như kế toán, nhân sự, bán hàng…

Cách tiếp cận này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu so với việc triển khai một hệ thống ERP hoàn toàn mới. Đồng thời, thời gian triển khai cũng được rút ngắn do chỉ tập trung vào việc đồng bộ và kết nối dữ liệu giữa các hệ thống hiện có.

Tuy nhiên, việc tích hợp nhiều phần mềm khác nhau tiềm ẩn rủi ro về độ trễ và sai lệch dữ liệu, đặc biệt nếu các hệ thống không có chuẩn dữ liệu thống nhất. Do đó, doanh nghiệp cần đội ngũ IT đủ năng lực để thiết kế và duy trì giải pháp tích hợp ổn định, lâu dài. Ngoài ra, một số hệ thống cũ có thể không tương thích với các công nghệ hiện đại như IoT, AI hay phân tích dữ liệu nâng cao, dẫn đến hạn chế trong việc mở rộng và ứng dụng các giải pháp chuyển đổi số trong tương lai.

triển khai erp

Đâu là chiến lược triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp?

Việc lựa chọn phương án triển khai ERP cần được cân nhắc dựa trên định hướng phát triển, hiện trạng hệ thống công nghệ thông tin và năng lực nội tại của doanh nghiệp. Mỗi mô hình triển khai mang lại lợi ích và thách thức riêng:

Doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP mới hoàn toàn khi:

  • Tổ chức đang trong giai đoạn mở rộng nhanh, đòi hỏi chuẩn hóa quy trình và dữ liệu ngay từ đầu nhằm tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng.
  • Hệ thống hiện tại đã lỗi thời, phân mảnh hoặc không còn đáp ứng được nhu cầu vận hành và quản trị hiện đại.
  • Có nhu cầu xây dựng một hệ thống đồng bộ và xuyên suốt toàn bộ phòng ban, giúp tăng hiệu suất, giảm thiểu sai sót và nâng cao khả năng kiểm soát.

Doanh nghiệp nên kết nối ERP với phần mềm hiện có khi:

  • Chiến lược chuyển đổi số được triển khai theo lộ trình từng bước, nhằm hạn chế rủi ro và tránh gián đoạn các hoạt động kinh doanh đang vận hành ổn định.
  • Doanh nghiệp đã đầu tư vào một số hệ thống chuyên biệt có hiệu quả, như phần mềm kế toán, quản lý kho, CRM…, và mong muốn duy trì các nền tảng này trong giai đoạn đầu.
  • Nguồn lực tài chính và nhân sự dành cho chuyển đổi số còn giới hạn trong ngắn hạn, do đó cần giải pháp triển khai linh hoạt, tối ưu chi phí.

Việc triển khai ERP là bước đi chiến lược ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Không có lựa chọn nào là “tốt nhất cho tất cả”, mà cần căn cứ vào hiện trạng, định hướng phát triển và nguồn lực thực tế. Dù lựa chọn phương án nào, doanh nghiệp cũng nên đồng hành cùng đối tác tư vấn có kinh nghiệm để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra hiệu quả và bền vững. Hãy liên hệ với DIGINET qua hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ chi tiết hơn.

>>> Xem thêm: 2 phần mềm dễ dàng thiết lập kết nối API với các hệ thống khác

Tác giả : Thái Hòa