Báo cáo quản lý nhân sự là gì? 5 loại báo cáo không thể thiếu trong quản lý nhân sự

Báo cáo quản lý nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác quản lý nhân sự; không chỉ giúp người quản lý kiểm soát toàn bộ hoạt động của phòng nhân sự mà còn là cơ sở để cải thiện hiệu suất của lực lượng lao động, xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo và các hoạt động nhân sự quan trọng khác.

Về cơ bản, báo cáo nhân sự là tập hợp những dữ kiện, thông tin chi tiết và chỉ số liên quan đến nguồn nhân lực. Bằng cách sử dụng các thước đo về nhân sự để xác định xu hướng, điểm mạnh điểm yếu trong công tác quản lý nhân sự nhằm đưa ra chiến lược nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Nhân sự ngày càng phát triển kéo theo hoạt động quản lý nhân sự ngày một phức tạp hơn; dó đó báo cáo nhân sự vừa phải thể hiện những thông tin một cách chi tiết vừa phải được tự động hóa nhằm gia tăng tính kịp thời và chính xác.

Báo cáo quản lý nhân sự trong thời đại công nghệ số

Trong thời đại 4.0, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt nên việc đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng và chính xác là đòi hỏi tất yếu. Vì các báo cáo nhân sự rất quan trọng trong việc đưa ra các lựa chọn kinh doanh nên những “tủ tài liệu” truyền thống không còn là lựa chọn tối ưu nhất, thay vào đó các phần mềm quản lý nhân sự được ưu tiên sử dụng.

Phần mềm nhân sự cung cấp đầy đủ công cụ cho việc quản lý con người; trong đó bao gồm hệ thống các báo cáo với đầy đủ các thông tin được tổng hợp và sắp xếp để tạo ra dữ liện có ý nghĩa cho việc ra quyết định. Người quản lý nhân sự sử dụng báo cáo cho 3 mục đích chính sau đây:

Xác định “điểm yếu” trong công tác quản trị nhân sự

Bộ phận nhân sự đóng vai trò là “điểm giao” cho tất cả các bộ phận để báo cáo tình hình nhân sự; nếu có nhân viên không phù hợp hoặc trình độ, kỹ năng còn yếu kém thì bộ phận nhân sự có trách nhiệm thông báo cho ban lãnh đạo và đóng góp chiến lược thay đổi, phát triển cho thích hợp. Ngoài ra, tỷ lệ thay đổi nhân viên cũng là một lĩnh vực khác mà bộ phận nhân sự cần quan tâm. Tìm ra điểm hút nhân viên sẽ giúp công ty có thể giữ chân nhân tài.

Lập kế hoạch hiệu quả và tập trung vào tương lai

Báo cáo quản lý nhân sự là cơ sở để phát triển các kế hoạch và hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển con người. Hơn thế nữa bằng cách cung cấp một bức tranh rõ ràng, theo hướng dữ liệu cho phép người quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt mang lại lợi ích lâu dài. Các phương pháp báo cáo hiện đại không chỉ cho phép truy cập dữ liệu nhanh hơn mà còn cho phép lập kế hoạch hiệu quả hơn.

Theo dõi hiệu suất của nhân viên

Các nhà quản lý nhân sự phải chủ động xác định các vấn đề trước khi chúng trở thành thảm họa. Một điều quan trọng của quy trình này là sự hỗ trợ cho những nhân viên đang mất dần hiệu quả làm việc. Nếu nhân viên không được phản hồi và hướng dẫn thường xuyên, họ sẽ không thể thăng tiến. Một số trường hợp cần thiết phải giao lại công việc một người nào đó thích hợp hơn. Các báo cáo nhân sự hàng tuần do phần mềm nhân sự cung cấp có thể giúp xác định hiệu suất của nhân viên.

5 loại báo cáo nhân sự không thể thiếu cho quản lý

Báo cáo thông tin nhân viên

Đây là báo cáo cung cấp tất cả thông tin, dữ liệu của nhân viên; chẳng hạn như số lượng nhân viên, tỷ lệ thay đổi nhân viên, tính đa dạng, doanh thu trên mỗi nhân viên, phần trăm sự hài lòng của nhân viên, phần trăm gắn bó của nhân viên và thời gian làm việc trung bình của nhân viên v.v. Nhân sự có thể sử dụng các báo cáo này để theo dõi tất cả các chỉ số nói trên hoặc tùy thuộc vào nhu cầu của công ty.

Lợi ích chính của báo cáo này là cho phép đánh giá và so sánh dữ liệu giữa các phòng ban, địa điểm và các bộ phận khác nhau để có được bức tranh chi tiết về hoạt động của công ty.

Báo cáo tuyển dụng

Báo cáo tuyển dụng là một trong những báo cáo quan trọng nhất; có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện chiến lược tuyển dụng và tăng tỷ lệ chuyển đổi ứng viên thành nhân viên. Đo lường, phân tích và thấu hiểu nhiều biến số liên quan đến tuyển dụng góp phần không nhỏ cho việc thu hút nhân tài của bạn.

Một số chỉ số được đề xuất để theo dõi trong báo cáo tuyển dụng:

• Thời gian dành cho từng ứng viên
• Số lượng ứng viên được đánh giá trong một dòng thời gian
• Tỷ lệ từ chối đề nghị
• Lý do từ chối đề nghị
• Tổng số cuộc phỏng vấn
• Đánh giá phỏng vấn
• Thời lượng phỏng vấn
• Các loại phỏng vấn
• Xu hướng ứng tuyển
• Xu hướng ứng dụng email
• Xu hướng ứng dụng trang web nghề nghiệp
• Các kênh hàng đầu để tìm nguồn ứng viên
• Các nguồn mang đến những ứng viên chất lượng nhất
• Các tin tuyển dụng tích cực theo vị trí, bộ phận và các tiêu chí khác
• Các thí sinh từ nhóm tài năng và các mẫu hành vi của họ

Báo cáo quản lý hiệu suất

Để cải thiện hiệu suất của nhân viên cần phải hiểu rõ mô hình hoạt động của công ty. Điều quan trọng là phải theo dõi các mục tiêu, năng lực và thông tin liên quan đến nhân viên. Sẽ rất khó để so sánh giữa các nhân viên nếu thiếu đi những thông tin này và việc thăng chức, điều chuyển công tác sẽ bị cảm tính chi phối. Báo cáo quản lý hiệu xuất cung cấp một lượng dữ liệu hợp lý để người quản lý thẩm định và ra quyết định.

Báo cáo hiệu suất còn cho biết mỗi nhân viên đang làm thế nào để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Khi nắm được những dữ liệu đó có thể khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Các thông số điển hình cần được kiểm tra khi đo lường hiệu suất:

• Đánh giá nhân viên
• Thời gian để năng suất
• Số giờ làm việc
• Mục tiêu và hiệu suất của nhân viên, cũng như những cải tiến của họ
• Đánh giá ngang hàng, v.v.

Những chỉ tiêu này có thể được thực hiện theo từng địa điểm, phòng ban, chức vụ, v.v.

Báo cáo quản trị nhân sự

Báo cáo nhân sự mới

Báo cáo này cung cấp một danh sách tất cả nhân viên mới trong một phạm vi ngày xác định. Báo cáo cũng bao gồm các chi tiết như lương hàng năm, tình trạng việc làm và những thứ tương tự.

Báo cáo nhân sự nghỉ việc

Cung cấp danh sách tất cả nhân viên đã từng nghỉ việc trong một phạm vi ngày xác định. Báo cáo cũng nêu chi tiết về mức lương của những nhân viên đã chấm dứt hợp đồng, liệu họ có được thay thế bằng một nhân viên mới hay không và lý do nghỉ việc.

Báo cáo cựu nhân viên quay lại làm việc

Báo cáo này bao gồm danh sách những nhân viên đã nghỉ việc và trở lại làm việc. Báo cáo cũng bao gồm các chi tiết như thông tin về tiền lương, tình trạng việc làm hiện tại, ngày thuê ban đầu và ngày chấm dứt trước đó.

Báo cáo nhân sự nghỉ có trả lương

Báo cáo này được sử dụng để tạo một bản tóm tắt tổng hợp về thời gian nghỉ phép có lương cho một nhóm nhân viên cụ thể. Nó cung cấp các thông tin chi tiết như số lượng nghỉ phép còn lại được trả lương, số giờ đã nghỉ, mức lương của nhân viên cụ thể và tương tự như vậy.

Báo cáo nghỉ phép

Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về những nhân viên được nghỉ phép trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo này được sử dụng để tạo danh sách nhân viên nghỉ phép kéo dài. Nó bao gồm các chi tiết như loại nghỉ việc, nghỉ việc, nghỉ có lương, thời hạn nghỉ phép và ngày trở lại.

‍Lịch sử thay đổi của nhân viên

Báo cáo này đưa ra một bản tóm tắt về những thay đổi đã được thực hiện đối với hồ sơ nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Đó có thể là tình trạng hôn nhân, thông tin cư trú và tương tự như vậy

Các báo cáo quản lý nhân sự khác

Nhân viên thuyên chuyển vị trí làm việc

Báo cáo này cung cấp danh sách tất cả nhân viên được chuyển đến một công ty mới thông qua hình thức huyên chuyển nhân viên với ngày có hiệu lực trong phạm vi ngày đã xác định. Các công ty cũ và mới được bao gồm trong báo cáo.

‍Số năm làm việc

Báo cáo này cung cấp thông tin về nhiệm kỳ cho tất cả nhân viên trong tổ chức. Sử dụng báo cáo này để thực hiện phân tích về kinh nghiệm của nhân viên theo bộ phận, chức danh công việc, vị trí hoặc các hạng nhân viên khác.

‍Liên lạc khẩn cấp

Báo cáo này cung cấp danh sách tóm tắt các liên hệ khẩn cấp hiện tại được chỉ định cho từng nhân viên trong công ty; bao gồm tên liên hệ, số điện thoại và mối quan hệ với nhân viên.

‍Địa chỉ/ điện thoại/ email

Báo cáo này cung cấp danh sách tóm tắt thông tin liên hệ hiện tại được chỉ định cho từng nhân viên trong công ty, bao gồm địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của nhân viên.

‍Sinh nhật

Báo cáo này cung cấp danh sách tóm tắt thông tin sinh nhật (không bao gồm năm sinh) của từng nhân viên trong công ty.

Báo cáo quản lý nhân sự có thể tác động trực tiếp đến việc duy trì nhân viên làm việc và thậm chí là tăng năng suất lao động. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm cập nhật và cung cấp liên tục cho lãnh đạo nhằm đánh giá và điều chỉnh cách quản lý nhân sự cho hiệu quả. Các hệ thống quản trị nhân lực là giải pháp tự động hóa việc tạo ra các báo cáo, đảm bảo dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và chính xác tình hình nhân sự trong công ty.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị nhân sự tại đây và vui lòng liên hệ hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ nhanh nhất.

>>> Xem thêm: Dự án phần mềm DIGINET HR triển khai thành công cho Tổng công ty Việt Thắng

• CHIA SẺ:
• 
• 
•