Sai lầm khi xây dựng KPI mà 9/10 người quản lý mắc phải!

28/05/2021 09:31

Nhiều nhà quản lý vẫn giữ quan điểm xây dựng KPI không mất quá nhiều công sức. Bởi họ cho rằng KPI là những con số mà họ mong muốn đạt được đối với một công việc, dự án nào đó. Tuy nhiên, lối nghĩ này không tồn tại quá lâu khi quá trình thực hiện bắt đầu.

Thiết lập hệ thống KPI chỉ dựa vào từng dự án riêng lẻ là một trong những sai lầm phổ biến; còn lại hãy xem tiếp nhé!

Xây dựng KPI không gắn liền với mục tiêu chung của doanh nghiệp

Chúng ta thường bắt gặp những cách truyền đạt KPI như: “quý này team mình phải tăng 20% doanh thu” hay ” KPI của chúng ta là tư vấn cho 10 khách hàng/ngày”. Với những KPI chỉ dựa vào dự án riêng lẻ như thế này, nhân viên sẽ chỉ biết chỉ tiêu của team mà bỏ qua những thông tin quan trọng như: vì sao cần phải đạt được những chỉ số này? việc đạt/ không đạt sẽ ảnh hưởng như thế nào với doanh nghiệp. Dẫn đến họ chỉ làm việc để hoàn thành những con số cho trước; rất khó để yêu cầu họ sáng tạo để có phương pháp thực hiện tiết kiệm và hiệu quả hơn.

KPI là các chỉ số hiệu suất, là thước đo mức độ hiệu quả các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện để đạt mục tiêu. KPI không phải là mục tiêu; thực chất đó là những chỉ số cho thấy bạn đang tiến tới mục tiêu của mình như thế nào. Chính vì thế, mỗi doanh nghiệp cần xác định mục tiêu phát triển ngắn hạn, dài hạn dựa trên tầm nhìn, sứ mệnh của mình trước khi tiến hành xây dựng KPI.

KPI không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp

Sai lầm này bắt nguồn từ việc người quản lý không xác định được những gì cần đo lường. Bạn không biết nên đo lường điều gì; cách để hình thành các chỉ số; liệu hoàn thành KPI đã đặt ra thì hiệu quả có đúng như mong muốn;… Bởi vì như thế, rất nhiều trường hợp, người quản quản lý chọn cách tham khảo và sao chép nguyên mẫu các chỉ tiêu KPI của đơn vị khác; thậm chí là một chia sẻ ở một Fanpage, Website nào đó.

Làm theo cách này, KPI đưa ra có thể vượt quá năng lực của đơn vị hoặc quá “nhẹ nhàng” làm lãng phí nguồn lực mà không có tác động nào đến mục tiêu đã đề ra.

Để có thể xây dựng KPI phù hợp có thể bắt đầu từ 3-5 vấn đề thể hiện được tình trạng của công việc/ dự án. Nói cách khác, KPI cần liên kết với chiến lược kinh doanh; điều này sẽ tạo ra những chỉ tiêu tập trung vào phần có tác động mạnh mẽ nhất đến sự thành công của công việc/dự án và phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp.

Các dữ liệu sau sẽ hữu ích để thiết lập các chỉ tiêu hiệu suất:

Thông tin chi tiết từ người quản lý, nhân viên
Phản hồi từ lãnh đạo
Số liệu từ phương tiện truyền thông xã hội, Google Analytics,…
Báo cáo phân tích hoạt động của đối thủ cạnh tranh
Báo cáo hiệu suất của nhân viên
Báo cáo phân tích khách hàng
…

Không tạo ra KPI cụ thể cho doanh nghiệp

Đó là những KPI quá cảm tính, nếu không muốn nói đó là những tuyên bố lý thuyết. Không chỉ ra được kết quả cuối cùng cần đạt được là gì hoặc thời gian thực hiện là bao lâu;…làm cho nhân viên tiếp nhận cho có, khó thực hiện được vì không biết bắt đầu từ đâu và cần làm gì.

Giải pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng đó là xây dựng KPI dựa trên nguyên tắc SMARTER. Cụ thể như sau:

S – Specific – Cụ thể: KPI được xác định một cách rõ ràng, chi tiết. Đáp ứng được việc đo lường một mục tiêu bằng nhiều KPI khác nhau.
M – Measurable – Đo lường được: đảm bảo có thể đo lường được các tiêu chí để quản lý KPI đạt hiệu quả cao nhất.
A – Attainable – Có thể đạt được: đó là những chỉ tiêu mà doanh nghiệp có thể thực hiện và đạt kết quả như mong muốn. Hãy xem xét nguồn lực của mình, kinh nghiệm đã có ở quá khứ, đối thủ cạnh cạnh để đánh giá mức độ khả thi của chỉ tiêu. Nếu chỉ tiêu chưa từng được thực hiện thành công, điều đó không có nghĩa là không đạt được, nhưng để quản lý KPI tốt nhất thì doanh nghiệp cần rà soát toàn diện và thành thật với bản thân mình.
R – Relevant – Có liên quan: hãy đảm bảo KPI mà doanh nghiệp đặt ra có tác động đến mục tiêu chung đã đặt ra trước đó.
T – Time-bound – Có thời hạn: để đo lường và đánh giá các chỉ số KPI, doanh nghiệp cần đặt ra khung thời gian và thời hạn.
E – Evaluate – Đánh giá: xem xét các KPI có thực sự mang lại hiệu quả hay không. Nếu không hãy điều chỉnh bằng cách thay đổi, bổ sung cho phù hợp.
R – Reevaluate – Đánh giá lại: kiểm tra, thử nghiệm và kiểm tra, đánh giá lại. Quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp biết rằng những gì đang thực hiện là phù hợp và tốt nhất.

Truyền đạt KPI với nhóm không hiệu quả

Đương nhiên, việc thông báo các KPI cho nhóm là điều cần làm. Nhưng để đạt hiệu quả thì ngoài thông tin đến nhân viên thì người quản lý còn phải giải thích lý do vì sao lại là những chỉ tiêu đó và những cơ hội, thách thức có thể gặp phải.

Giải thích chi tiết KPI cho nhân viên là chưa đủ, người quản lý cần liên kết với chiến lược tổng thể của dự án và của doanh nghiệp. Khi tất cả nhân viên đều hiểu lý do thì họ sẽ hiểu và nhìn KPI dưới một bức tranh tổng quát. KPI sẽ vượt ra ngoài những con số trên bảng tính và trở nên sống động hơn.

Hơn nữa, nếu nhân viên thực sự hiểu tác động của các chỉ số này đến kết quả của dự án, họ có thể bắt đầu thực hiện các hành động đổi mới của riêng mình. Họ sẽ tìm kiếm các cơ hội mới và các giải pháp mới và tốt hơn cho các vấn đề cũ. Việc tham gia nhiều hơn vào quy trình không chỉ cải thiện khả năng cộng tác và nâng cao tinh thần của tập thể mà còn thúc đẩy năng suất đạt được cao nhất.

Mặt khác, nếu các thành viên thực sự hiểu được ý nghĩa đằng sau KPI, họ có thể là những người đầu tiên thấy KPI không còn hữu ích hoặc không đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Điều này là vô giá để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong quá trình thực hiện.

Bỏ qua các công cụ quản lý KPI

Đây có lẽ là một thiếu sót lớn của những nhà quản lý KPI. Bởi vì khoa học công nghệ ngày càng tiến bộ, các phần mềm quản lý đem lại cho con người những công cụ quản lý hiện đại và tối ưu hiệu quả; nếu không tận dụng có thể doanh nghiệp của bạn đã thụt lùi so với đối thủ.

Bằng cách quản lý dữ liệu tập trung và toàn vẹn qua từng giai đoạn của doanh nghiệp, việc xây dựng KPI và quản lý trên các phần mềm diễn ra dễ dàng, chính xác và tiết kiệm.

Xây dựng và quản lý KPI là một chủ đề lớn và phức tạp vượt xa những phân tích và dữ liệu đơn giản, nhưng không có nghĩa là nó quá phức tạp đến nỗi không thực hiện được. Ngược lại, đây là nhiệm vụ mà chắc chắn doanh nghiệp nào cũng phải tiến hành và để giải quyết những khó khăn, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ vào quy trình thực hiện. Để hiểu rõ hơn về giải pháp phần mềm quản lý KPI, bạn có thể liên hệ hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ tốt nhất.

>>> Xem thêm: 5 kỹ năng làm việc mà doanh nghiệp cần trang bị cho nhân viên trong tương lai

Tác giả : Thái Hòa