Quản lý thông tin nhân sự đơn giản hơn bằng cách này!

02/10/2023 08:13
Quản lý thông tin nhân sự đơn giản hơn bằng cách này!

Thông tin nhân sự sẽ không ngừng “lớn lên” theo thời gian và sự mở rộng của doanh nghiệp. Do đó việc quản lý những thông tin này ngày càng phức tạp và dễ sai sót nếu không có phương pháp phù hợp.

>>> Xem thêm: Chiến lược nhân sự sẽ tập trung vào điều gì trong năm 2023?

Giải pháp đơn giản để quản lý thông tin nhân sự trong doanh nghiệp

Hiện nay, chuyển đổi số được xem là giải pháp quản trị tối ưu nhất đối với doanh nghiệp trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển ngày càng mạnh mẽ. Các doanh nghiệp đã ứng dụng những hệ thống quản trị hiện đại vào hoạt động kinh doanh, bán hàng, sản xuất và không thể thiếu trong hoạt động quản trị nhân sự. Nhờ hệ thống thông tin quản lý nhân sự mà việc thu thập, tổng hợp, phân tích, lưu trữ và phân phối nguồn nhân lực trở nên đơn giản và chính xác hơn. Hệ thống cung cấp thông tin nhân sự một cách tập trung, thống nhất dữ liệu, hỗ trợ ra các quyết định điều động và sử dụng hiệu quả đội ngũ nhân sự cho quá trình vận hành của doanh nghiệp.

thông tin nhân sự

Chức năng của hệ thống quản lý thông tin nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự giống như một bản báo cáo toàn diện về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp. Nhờ đó mà người quản lý có thể nắm rõ mọi thông tin về một nhân viên nào đó làm việc trong tổ chức; từ đó có những tác động phù hợp đến từng cá nhân để giúp họ nâng cao năng lực, năng suất làm việc và gia tăng tính gắn kết với doanh nghiệp.

Sau đây là một số chức năng chính của hệ thống quản lý thông tin nhân sự:

  • Quản lý thông tin nhân viên: số điện thoại, địa chỉ chỗ ở, mã nhân viên, sổ bảo hiểm, đơn vị làm việc, chức danh, vị trí làm việc,…
  • Quản lý quá trình làm việc: cập nhật thông tin về sự thay đổi, điều chuyển của từng nhân viên trong quá trình công tác.
  • Lưu trữ hồ sơ nhân sự: văn bằng, chứng chỉ, tài liệu chuyên môn của nhân viên.
  • Ghi nhận quá trình khen thưởng, kỷ luật của nhân viên.
  • Theo dõi quá trình làm việc, năng lực của nhân viên nhằm đưa ra đánh giá, xếp loại hay bổ nhiệm hợp lý.
  • Đào tạo và phát triển nhân sự theo chiến lược, kế hoạch của doanh nghiệp.
  • Lập kế hoạch nhân sự đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý thông tin nhân sự đóng vai trò là nơi lưu trữ tất cả những dữ liệu có liên quan đến nhân sự; vì thế đã góp phần tăng tính hiệu quả cho hoạt động quản lý nhân sự. Hệ thống không chỉ quản trị chặt chẽ nguồn nhân lực cho tổ chức mà còn giúp theo dõi và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển năng lực của họ.

thông tin nhân sự

Doanh nghiệp nên chọn hệ thống quản lý nào?

Giống như khi chọn các phần mềm quản lý khác, doanh nghiệp có quy mô nhân sự và nhu cầu quản lý nhân sự khác nhau sẽ cần hệ thống quản lý thông tin nhân sự khác nhau. Một số có thể kết hợp nhiều phần mềm nhỏ để quản lý từng công việc hoặc sử dụng Excell như thông thường; tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều nhân sự (từ 200 nhân viên trở lên) và hoạt động theo quy trình đặc thù thì giải pháp tối ưu vẫn là hệ thống chuyên sâu duy nhất.

Ưu điểm của những hệ thống này đầu tiên chính là dữ liệu được quản lý tập trung, tránh nguy cơ sai sót, nhầm lẫn và trùng lặp; người dùng có thể truy cập và nhận được dữ liệu ngay từ đầu nên giảm thời gian thao tác cũng như đảm bảo tính chính xác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không phải đau đầu vì sự khác biệt giữa quy trình hoạt động thực tế và những chức năng trên hệ thống bởi vì hệ thống kiểu này được xây dựng theo quy trình riêng của mỗi doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Triển khai phần mềm nhân sự DIGINET HR cho Grobest Việt Nam

DIGINET HR là một trong những giải pháp quản trị nhân sự được xây dựng theo quy trình đặc thù của doanh nghiệp.

Hệ thống không chỉ giải quyết hiệu quả bài toán quản lý thông tin nhân sự mà còn là giải pháp cho những yêu cầu phức tạp hơn như: quản lý chấm công, phép, lương (thời gian, sản phẩm, hiệu suất,…), tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm, báo cáo quản trị,… Đặc biệt, DIGINET HR là hệ thống mở, cho phép kết nối với những phần mềm khác; điều này giúp cho những doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm nhỏ lẻ trong quản trị nhân sự có thể tích hợp thành một hệ thống linh hoạt hơn.

Tài liệu về phần mềm quản trị nhân sự DIGINET HR tại tại đây.
Ngoài ra, nếu bạn còn thắc mắc về giải pháp quản lý nhân sự vui lòng liên hệ hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ.

>>> Xem thêm: So sánh IFRS và VAS – Khác biệt lớn dẫn đến sự chuyển đổi trong tương lai

Tác giả : Thái Hòa