Quản lý dự án hiệu quả từ A-Z với 5 lời khuyên từ chuyên gia

Quản lý dự án là một nhiệm vụ phức tạp và tiềm ẩn nhiều phát sinh. Người quản lý có kinh nghiệm có thể dễ dàng nhận biết vấn đề nào sẽ xuất hiện, ở giai đoạn nào; ngược lại đây sẽ là trở ngại đối với những người còn ít trải nghiệm thực tế. Nhưng bạn cũng không cần lo lắng khi sắp tới phải quản lý một dự án chưa làm trước đây; những nội dung này sẽ giúp bạn hoàn thành xuất sắc từ đầu đến cuối ngay cả khi bạn chưa phải là một chuyên gia.

Những khái niệm cơ bản về quản lý dự án

Dự án là tổng thể những hoạt động liên quan đến nhau nhằm hoàn thành các mục tiêu cụ thể, rõ ràng trong một thời gian nhất định với mức chi phí đã được giới hạn.

Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, quản lý và giám sát quá trình thực hiện dự án; mục tiêu là đảm bảo dự án hoàn thành mục tiêu ban đầu, đúng tiến độ trong phạm vi ngân sách đã được duyệt.

Thực tế, quá trình quản lý các dự án diễn ra khá phức tạp. Bên cạnh những quy trình đặc thù của từng ngành thì chúng tuân theo một quy trình chung cơ bản sau đây:

Giai đoạn 1: Khởi xướng dự án

Bạn có thể bắt đầu bằng việc vẽ ra ý tưởng dự án một cách tổng quát nhất. Sau khi liệt kê những việc cần thực hiện, thời gian thực hiện thì tốt hơn bạn nên có một số nghiên cứu về sự án: mục tiêu chính, những người liên quan,…

Đây cũng là giai đoạn điều lệ dự án được phát triển. Điều lệ dự án là tài liệu thể hiện phạm vi dự án tổng thể, mục tiêu và cách thức quản lý nhóm.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án

Những câu hỏi bạn sẽ phải trả lời: ai? cái gì? ở đâu? khi nào? như thế nào?. Đồng thời liệt kê tất cả những công việc cần làm.

Sự thành công của dự án phụ thuộc rất nhiều vào bước này. Một kế hoạch càng chi tiết thì quá trình dự án diễn ra càng ít phát sinh.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần quyết định ngân sách dự án, lập lịch làm việc, thiết lập KPI và quản lý các nguồn lực trong bước này. Trong quá trình thực hiện, những điều này có thể linh động thay đổi cho phù hợp với thực tế.

Giai đoạn 3: Tổ chức thực hiện dự án

Tất những những nguồn lực, tài nguyên được chuẩn bị sẽ được sử dụng cho giai đoạn này để hoàn thành mục tiêu dự án. Nhiệm vụ quản lý dự án sẽ liên quan đến vấn đề giao tiếp, phối hợp nội bộ; tiến độ công việc; chất lượng hoàn thành công việc.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tổ chức buổi họp khởi động dự án. Trong buổi họp sẽ thống nhất cách thức làm việc, báo cáo và nhiều vấn đề khác.

Giai đoạn 4: Giám sát việc thực hiện dự án

Nhằm đảm bảo mọi thứ đang hoạt động tốt cũng như kịp thời phát hiện những vấn đề ẩn ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án; từ đó quyết định cách khắc phục và định hướng lại cho phù hợp.

Giai đoạn 5: Kết thúc và đánh giá dự án

Dự án kết thúc sau khi các mục tiêu được hoàn thành và bạn sẽ chuyển sang dự án tiếp theo. Ngược lại, bạn cần nỗ lực cải thiện để đạt được mục tiêu ban đầu.

Khi đánh giá dự án cần dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau dựa trên KPI, thời gian và chi phí. Nếu dự án hoàn thành KPI đúng tiến độ với mức chi phí cho phép, thậm chí thấp hơn được đánh giá là thành công. Trong trường hợp ngược lại bạn cần xem xét tổng thể dự án để tìm ra đâu là điểm mấu chốt ảnh hưởng đến dự án; cuối cùng tìm cách giải quyết và rút ra bài học cho những dự án tiếp theo.

5 lời khuyên nâng cao chất lượng quản lý dự án

Hãy chú ý những điều sau đây, quá trình quản lý dự án của bạn sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn:

Xác định phạm vi dự án

Bằng cách xác định phạm vi dự án bạn sẽ biết chắc chắn và cụ thể nhất những gì mình muốn đạt được. Điều này được thực hiện khi bắt đầu dự án.

Trong khi xác định phạm vi, bạn nên bắt đầu ở quy mô lớn, suy nghĩ dài hạn và thu hẹp trọng tâm dần dần. Sau đó, nên chia sẻ với những người có kinh nghiệm; họ sẽ giúp bạn phát hiện những lỗ hổng để bạn lấp đầy và hoàn chỉnh nó một cách tốt nhất.

Quản lý thời gian

Trong quản lý dự án, ngoài việc kiểm soát chi phí thì quản lý thời gian cũng vô cùng quan trọng. Hoàn thành đúng tiến độ mọi người đều vui vẻ nhưng ngược lại thì bạn biết rồi đó.

Thời gian thực hiện dự án là không thay đổi; nhiệm vụ của bạn chính là phân bổ dòng thời gian hợp lý cho từng công việc cụ thể. Quan trọng hơn hết, cần theo dõi và linh hoạt điều chỉnh để đảm bảo mỗi công việc đều hoàn thành đúng thời hạn. Hãy đặc biệt lưu ý điều này cho dự án sắp tới của bạn!

Đánh giá nguồn lực sẵn có

Đánh giá nguồn nhân lực, máy móc, trang thiết bị, vật tư,…là bước quan trọng chuẩn bị cho giai đoạn thực hiện dự án.

Là một người quản lý dự án, bạn phải kiểm soát mọi nguồn lực cung cấp cho dự án của mình. Tuy nhiên, trên thực tế sẽ có nhiều dự án cùng thực hiện cùng với dự án của bạn; việc kiểm soát gần như là không thể nếu mọi dữ liệu được quản lý theo cách truyền thống; thông tin được lưu trữ trong sổ sách;…Có lẽ đây chính là thời điểm thích hợp để sử dụng các ứng dụng quản lý như ERP, HR;… Các dữ liệu trực quan và thể hiện rõ ràng; chi tiết tình trạng nhân sự, tồn kho, khách hàng;… sẽ hỗ trợ bạn đánh giá và chủ động sử dụng các nguồn lực hiệu quả.

Giao tiếp và quản lý nhóm

Những vấn đề liên quan đến con người luôn vô cùng rắc rối; điều này cũng không ngoại lệ với đội của bạn. Giao tiếp thường xuyên giữa các thành viên tạo cơ sở cho sự liên hệ, phối hợp ăn ý và tinh thần đoàn kết hướng đến mục tiêu chung.

Khi giao tiếp bạn cần lưu ý rằng mọi vấn đề đều phải rõ ràng; đảm bảo các bên liên quan đều dùng chung dữ liệu và xác định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn cho từng người.

Trường hợp bạn là quản lý dự án không có nghĩa bạn phải tự mình làm tất cả. Bạn nên giao việc cho các thành viên khác; đương nhiên khi ủy thác cho bất kỳ ai làm gì bạn phải cho họ quyền lực thực hiện cũng như làm rõ trách nhiệm với từng người. Cố gắng giao nhiệm vụ đúng người đúng khả năng; từ đó xác định điểm mạnh và khai thác chúng một cách hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý task management

Phần mềm quản lý task management là công cụ đắc lực trong việc quản lý toàn bộ vòng đời của một công việc. Hỗ trợ lập kế hoạch công việc, xác lập thời gian và giao chúng cho đúng người.

Hệ thống cung cấp các thông tin như: tiến độ công việc (đang làm – hoàn thành – đánh giá); chất lượng công việc; báo cáo tiến độ theo thời gian thực và sự phối hợp giữa các thành viên trong dự án.

Thông qua các tính năng như: cập nhật kết quả công việc; theo dõi đa chiều; đánh giá nhân sự; cảnh báo người dùng khi nhận được task;…. phần mềm giúp người quản lý theo dõi và linh động điều chỉnh công việc kịp thời và hiệu quả.

>>> Xem chi tiết: Tại sao task management lại quan trọng với doanh nghiệp?

Theo dõi và đánh giá liên tục 

Bạn dễ dàng xuất hiện kịp lúc để hỗ trợ những nhân viên đang chậm so với tiến độ chung xử lý những khó khăn và trở lại nhịp độ của dự án, bằng cách thường xuyên theo dõi và đánh giá công việc. Bạn cần lắng nghe và cởi mở với các thành viên; tránh mất thời gian cho những mâu thuẫn phát sinh do không hiểu ý nhau.

Dự án thành công khi hoàn thành đúng thời hạn với mức chi phí thấp nhất cùng đội ngũ ăn ý. Để làm được điều đó người quản lý dự án cần thực hiện chuỗi gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau; hy vọng những chia sẻ trên đây phần nào giúp bạn đơn giản hóa việc quản lý của mình. Nếu có những thắc mắc khác cần giải đáp, hãy trao đổi với DIGINET qua hotline: 0908 402 668 để được giải đáp nhanh nhất.

>>> Xem thêm: Cloud Computing và 3 loại dịch vụ phổ biến cho bạn lựa chọn

• CHIA SẺ:
• 
• 
•