Tại sao task management lại quan trọng với doanh nghiệp?

Làm quản lý nhưng suốt ngày phải đi hỏi “công việc này đến đâu, công việc kia xong chưa” và những câu trả lời chung chung, ậm ừ, đôi khi còn đậm chất đối phó khiến bạn cảm thấy lo lắng cho tiến độ chung.

Những công cụ đang hiện hữu như: giấy bút, bảng Excel không thể đáp ứng những nhu cầu phức tạp phát sinh trong quá trình bạn quản lý đội nhóm với lượng công việc khổng lồ. Đây chính là thời điểm thích hợp để bạn chuyển sang sử dụng một công cụ hiện đại hơn như task management.

Task management là gì và tầm quan trọng với doanh nghiệp

Task management (quản lý tác vụ) là quá trình xử lý toàn bộ vòng đời của một công việc; bao gồm lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ đến khi hoàn thành và đánh giá. Nhờ đó, người quản lý có thể lập kế hoạch những nhiệm vụ cần làm ngay từ đầu, thiết lập thời hạn và giao chúng cho đúng người. Sau đó, thông qua hệ thống có thể thấy được nhiệm vụ nào đang được thực hiện; nhiệm vụ nào đã hoàn thành hoặc nhiệm vụ phát sinh vấn đề để đưa ra quyết định phù hợp ở bước tiếp theo.

Hơn nữa, đây còn là công cụ quản lý công việc “quyền lực” nhất hiện nay nhờ sở hữu các ưu điểm sau đây:

• Quản lý tất cả các nhiệm vụ trên cùng một hệ thống. Điều này đảm bảo người quản lý và những thành viên khác biết được những gì người khác đang làm, làm tới đâu; đồng thời xác định bản thân mình có vai trò gì trong việc hoàn thành nhiệm vụ đó hay không.
• Thiết lập quy trình giao việc linh động theo nhiều cấp; đảm bảo tính liên kết phối hợp giữa các cấp, các thành viên nhằm đạt được kết quả cao nhất.
•  Quản lý công việc của mỗi cá nhân; chỉ ra những công việc cần hoàn thành ngay, công việc sắp đến hạn,…Hơn nữa, hệ thống còn cảnh báo khi nhận task mới.
• Cân đối khối lượng công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý. Tạo điều kiện phát huy khả năng cho mọi thành viên trong nhóm, bộ phận của mình.
• Cho thấy mức độ tương tác giữa các thành viên trong quá trình thực hiện công việc. Dựa trên cơ sở đó, người quản lý đánh giá được hiệu quả kết nối nội bộ; điều này có ý nghĩa trong công tác quản lý nhân sự và giữ chân nhân tài cho công ty.
• Báo cáo thống kê và phân tích công việc theo thời gian thực. Kịp thời cảnh báo các công việc có vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành hay chất lượng công việc.
• Cơ sở minh bạch, chính xác cho việc đánh giá nhân viên.

>>> Xem thêm: Các cách tính lương phổ biến hiện nay

Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý task management

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý giao việc và để tìm kiếm công cụ phù hợp là nhiệm vụ khó khăn. Tùy thuộc vào tổ chức, yêu cầu và cách quản lý công việc, bạn sẽ cần phần mềm khá nhau. Tuy nhiên, dù là phần mềm nào đi chăng nữa thì vẫn phải đáp ứng những tính năng cần thiết sau:

Quản lý giao việc hiệu quả

Nhiệm vụ giao việc có thể do nhiều người thuộc các cấp khác nhau thực hiện. Để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đó thì phần mềm quản lý task management cần được thiết lập linh động theo nhiều cấp. Cấp trên có thể tạo và gán task cho cấp dưới cũng như cho các đối tượng liên quan khác.

Các task thể hiện rõ nội dung công việc; vai trò của từng người; thời gian thực hiện và các lưu ý quan trọng. Đảm bảo khi tiếp nhận task, nhân viên biết chắc mình cần làm gì, phối hợp với ai để hoàn thành.  

Cập nhật kết quả công việc

Tính năng này giúp bạn nắm bắt tiến độ từng công việc một cách trực quan. Thông qua các trạng thái thể hiện bạn dễ dàng xác định công việc nào đang thực hiện; công việc nào đã hoàn thành. Nếu là một nhân viên, bạn biết chắc kế hoạch tiếp theo mình cần làm gì; ngược lại là quản lý bạn sẽ không phải hỏi từng nhân viên của mình về tình hình công việc.

Hiện nay, bảng Kanban được ứng dụng phổ biến trong việc thể hiện kết quả công việc. Chế độ xem này cho phép người dùng kéo và thả các task vào trạng thái tương ứng với tiến độ công việc.

Theo dõi đa chiều

Dù doanh nghiệp bạn đang làm nhiều dự án cùng lúc; các bộ phận hoặc cá nhân có vai trò và nhiệm vụ khác nhau… thì phần mềm đều có thể cung cấp dữ liệu liên quan đến trạng thái thực hiện, thời gian và người thực hiện một cách chính xác đối với mỗi công việc .

Đánh giá nhân sự

Hệ thống quản lý task management do DIGINET phát triển tự động liên kết với phân hệ đánh giá nhân sự. Các dữ liệu về năng lực hoàn thành task là cơ sở đánh giá thiết lực và công bằng nhất.

Cảnh báo nhận công việc

Hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo cho những người có liên quan bất cứ khi nào có task. Điều này sẽ có ý nghĩa rất lớn trong việc bạn sắp xếp lịch làm việc của mình cho phù hợp; đồng thời đảm bảo không có một task nào bị bỏ sót.

Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu xây dựng hệ thống task management với tính năng đặc thù theo nhu cầu. Các chuyên gia giải pháp của DIGINET sẽ giúp bạn lựa chọn và triển khai phương án tối ưu nhất. Liên hệ demo giải pháp trực tiếp qua hotline: 0908 402 668

>>> Xem thêm: Phần mềm giao việc hiện đại & linh hoạt nhất hiện nay

• CHIA SẺ:
• 
• 
•