Quản lý cơ cấu tổ chức trên phần mềm quản lý nhân sự DIGINET HR

26/10/2022 07:05

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh chung của doanh nghiệp.

Quản lý cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là quản lý mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các bộ phận để thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung của doanh nghiệp.

Mọi doanh nghiệp đều cần có tổ chức vì:

Thống nhất và tập trung thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau của từng bộ phận và tạo ra kết quả cho mục tiêu đã được xác định của tổ chức.
Sự phân công lao động cho mỗi thành viên sẽ đảm bảo tính chuyên môn của một thành viên vào một công việc nhất định, từ đó tác động đến hiệu quả của tổ chức.
Thống nhất về quyền lãnh đạo, đây là điều kiện quan trọng tạo nên trật tự trong doanh nghiệp. Đồng thời, góp phần tạo nên tinh thần nỗ lực làm việc và tính trách nhiệm của các thành viên có mong muốn hoạt động hiệu quả và khoa học hơn trong doanh nghiệp.

Quản lý cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trên phần mềm DIGINET HR

Việc quản lý cơ cấu tổ chức trên phần mềm giúp việc quản lý được thống nhất, tập trung nhằm đạt được kết quả cao nhất cũng như tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Sau đây là các thao tác thực hiện trên phần mềm DIGINET HR

5 kiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Cơ cấu theo trực tuyến

Đây là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người thừa hành CHỈ nhận sự quản lý trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên.

Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp theo kiểu trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản phẩm và dịch vụ, sản xuất và phân phối sản phẩm. Và thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.

Ưu điểm:

Tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy với sự thay đổi của môi trường.
Chi phí quản lý doanh nghiệp thấp.
Người thừa hành dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra.

Hạn chế:

Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý.
Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện.

Cơ cấu theo chức năng

Là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng và do một bộ phận đảm nhận. Do đó, những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.

Ưu điểm:

Thu hút các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý.
Tránh sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận.
Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp và kỹ năng giải quyết vấn đề.
Các quyết định đưa ra có độ rủi ro thấp hơn với cơ cấu trực tuyến.

Hạn chế:

Người thừa hành phải tiếp nhận nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên sẽ làm suy yếu chế độ thủ trưởng.
Các nhà quản lý trở thành chuyên gia trong lĩnh vực hẹp.

Cơ cấu theo trực tuyến – chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp giữa cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng thì có nhiệm vụ chuẩn bị thông tin và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.

Ưu điểm:

Thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các vấn đề chuyên môn, do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý.

Hạn chế:

Cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên làm cho bộ máy quản lý trở nên cồng kềnh,
Người lãnh đạo phải luôn điều hoà phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục sự không ăn khớp, cục bộ của các cơ quan chức năng.

Cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp loại này có đặc điểm là người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Trường hợp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc.

Ưu điểm:

Cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức.

Hạn chế:

Đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm và tuyển chọn được những chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực và đương nhiên chi phí để chọn được những chuyên gia này là rất lớn.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp kiểu ma trận

Đây là kiểu cơ cấu quản lý hiệu quả và hiện đại; được xây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình – mục tiêu. Việc quản lý theo từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp (sản xuất, cung ứng,…) được xây dựng phù hợp với cơ cấu trực tuyến. Hơn nữa, trong cơ cấu này, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau; họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.

Đặc điểm nổi bật của cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó.

Ưu điểm:

Giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho cấp quản lý trung gian quyền ra quyết định trong điều kiện hợp lý.
Bảo đảm tính mềm dẻo và linh hoạt để sủ dụng các nguồn lực khi thực hiện một số chương trình trong phạm vi doanh nghiệp.
Tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo
Các nhà quản lý có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận, đem lại kiến thức chuyên sâu về các loại sản phẩm, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Phân bổ một cách có hiệu quả các chuyên gia và tận dụng được tính hiệu quả nhờ quy mô thông qua việc cung cấp cho tổ chức những người có tài năng nhất và sử dụng họ nhằm mang lại hiệu qủa cao.

Hạn chế:

Có thể làm cho nhân viên dưới quyền lâm vào tình trạng bối rối khi phải nhận những mệnh lệnh trái ngược nhau từ hai cấp quản lý.
Xảy ra xung đột khi có sự trùng lặp về quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản trị.
Là một cơ cấu phức tạp và không bền vững, nó dễ bị thay đổi trước những tác động của môi trường.

>>> Xem thêm: Quản trị phân quyền trên phần mềm được thực hiện như thế nào?

Tác giả : Thái Hòa