5 loại dữ liệu trong doanh nghiệp cần được kiểm soát chặt chẽ!

31/07/2025 06:58

5 loại dữ liệu trong doanh nghiệp này không chỉ là những con số vận hành hằng ngày, mà còn là nền tảng chiến lược cho sự phát triển bền vững. Trong thời đại số, doanh nghiệp không thể phát triển nếu thiếu khả năng thu thập, phân tích và khai thác dữ liệu một cách thông minh.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ vì sao việc quản lý đúng các loại dữ liệu cốt lõi này chính là chìa khóa để tối ưu vận hành, ra quyết định chính xác và tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Dữ liệu bán hàng

Mỗi đơn hàng thành công là kết quả của rất nhiều yếu tố: kênh tiếp cận, thông điệp truyền thông, nhu cầu khách hàng, năng lực nhân viên bán hàng, chính sách giá, thời điểm chốt sale,… Nếu chỉ ghi một hoặc một vài yếu tố không phân tích toàn diện, bạn sẽ không thể hiểu được lý do thật sự khiến khách hàng mua hàng; biết kênh bán hàng nào hiệu quả nhất; dự đoán nhu cầu và xu hướng thay đổi theo mùa, khu vực, ngành hàng,…

Do đó, để tận dụng tối đa dữ liệu bán hàng, doanh nghiệp nên theo dõi các nhóm thông tin sau:

Theo sản phẩm: Sản phẩm nào bán chạy theo mùa, tỷ suất lợi nhuận từng sản phẩm, vòng đời sản phẩm
Theo khách hàng: Lịch sử mua hàng, tần suất mua, giá trị trung bình mỗi đơn (AOV), tỉ lệ quay lại
Theo kênh bán hàng: Kênh nào mang lại doanh thu cao, chi phí mỗi đơn hàng (CPA), chuyển đổi theo từng nền tảng
Theo thời gian: Biến động doanh số theo ngày/tuần/tháng, thời gian cao điểm bán hàng
Theo vùng địa lý: Khu vực nào có sức mua cao, sản phẩm nào phù hợp vùng nào

Việc phân tích dữ liệu bán hàng không chỉ mang lại báo cáo đẹp hơn, mà quan trọng là giúp doanh nghiệp:

Dự báo chính xác nhu cầu thị trường.
Tái cấu trúc danh mục sản phẩm phù hợp xu hướng thực tế.
Ra quyết định marketing và khuyến mãi đúng thời điểm, đúng nhóm khách hàng.
Tối ưu chiến lược định giá, giảm phụ thuộc vào giảm giá đại trà.
Hỗ trợ đào tạo đội ngũ sale dựa trên dữ liệu hiệu suất thật.

>>> Xem thêm: Quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp hiệu quả hơn khi tránh 5 vấn đề này!

Dữ liệu tài chính

Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, tài chính không đơn thuần là kế toán. Dữ liệu tài chính là bức tranh tổng thể thể hiện “sức khỏe” của doanh nghiệp ở cả hiện tại và tương lai.

Một công ty có thể tăng trưởng tốt về doanh thu, nhưng nếu dòng tiền âm, chi phí bị kiểm soát kém hoặc lợi nhuận ảo, thì sự phát triển đó hoàn toàn không bền vững.

Vậy, quản lý dữ liệu tài chính tốt mang lại điều gì?
Đó chính là:

Ra quyết định dựa trên dữ liệu thực, thay vì cảm tính.
Biết rõ lỗ/lãi theo từng đơn hàng, dự án, khách hàng.
Dự báo được khả năng sinh lời trong 3 – 6 – 12 tháng tới.
Tối ưu hiệu quả đầu tư, tránh phân bổ ngân sách sai chỗ.
Dễ dàng trình bày kế hoạch tài chính với cổ đông hoặc nhà đầu tư.

Một hệ thống dữ liệu tài chính tốt không chỉ cho bạn biết “đã tiêu bao nhiêu” mà còn giúp bạn trả lời câu hỏi “nên đầu tư vào đâu?”.

Những loại dữ liệu tài chính doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ

Dòng tiền: Theo dõi tiền vào – tiền ra hàng ngày, cảnh báo thiếu hụt để tránh mất khả năng thanh toán.
Chi phí chi tiết: Phân tích chi phí theo đơn hàng, sản phẩm, phòng ban giúp nhận diện điểm rò rỉ ngân sách.
Doanh thu – Lợi nhuận: Không chỉ tổng doanh thu mà là lợi nhuận sau khi trừ mọi chi phí trực tiếp và gián tiếp.
Tồn kho và giá vốn: Giá trị hàng tồn kho, vòng quay vốn, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và chi phí cơ hội.
Công nợ – phải thu/phải trả: Giám sát các khoản nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp để giữ dòng tiền ổn định.

Dữ liệu kho và chuỗi cung ứng

Với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất hoặc thương mại, kho hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Mỗi sản phẩm nằm trên kệ chính là một phần dòng tiền đang bị “đóng băng”. Việc không kiểm soát tốt tồn kho và chuỗi cung ứng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như:

Hàng tồn lâu, xuống cấp hoặc lỗi thời.
Đứt gãy nguồn cung, lỡ mất đơn hàng.
Dư thừa chi phí lưu kho và quản lý.

Đó là lý do quản lý dữ liệu kho và chuỗi cung ứng trở thành yếu tố sống còn để duy trì tính linh hoạt và khả năng đáp ứng thị trường.

Các loại dữ liệu kho và chuỗi cung ứng cần được kiểm soát chặt chẽ

Tồn kho theo mã hàng: Hiện có bao nhiêu sản phẩm/mã? Còn bao nhiêu có thể bán được? Hàng nào chậm quay?
Vòng quay tồn kho (Inventory Turnover): Sản phẩm tồn trong kho bao lâu? Đã tồn quá lâu chưa? Tỷ lệ quay vòng là bao nhiêu?
Ngưỡng tồn kho tối ưu: Sản phẩm nào đang dưới định mức? Khi nào cần đặt hàng thêm?
Tình trạng lô hàng: Có hàng nào sắp hết hạn, sắp lỗi thời, hay cần thanh lý?
Lịch sử đơn hàng và nhà cung cấp: Thời gian giao hàng trung bình? Đơn hàng có bị trễ không? Có đơn hàng nào không đạt chất lượng?

Dữ liệu tồn kho giúp doanh nghiệp:

Tránh ứ đọng vốn vào hàng hóa không luân chuyển.
Dự đoán nhu cầu chính xác hơn, không mua dư cũng không thiếu.
Đặt hàng đúng thời điểm, hạn chế tình trạng “cháy hàng” hoặc “tồn đọng”.
Tối ưu không gian lưu kho, giảm chi phí cố định.
Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với nhà cung cấp, từ đó đàm phán tốt hơn.

Trong một doanh nghiệp hiện đại, dữ liệu kho và chuỗi cung ứng là cánh tay nối dài giúp bạn kiểm soát chi phí, duy trì tính sẵn sàng và phản ứng nhanh với thay đổi thị trường. Tích hợp dữ liệu kho vào hệ thống ERP và kết nối với bán hàng, tài chính, CRM sẽ giúp bạn không chỉ biết “có gì trong kho” mà còn biết khi nào nên mua, bán, lưu trữ, hay thanh lý.

Dữ liệu nhân sự

Con người là tài sản – nhưng không thể quản lý một cách cảm tính. Thay vào đóm nếu dữ liệu nhân sự được thu thập, phân tích và sử dụng đúng cách sẽ giúp bạn:

Tăng hiệu quả làm việc của từng cá nhân và đội nhóm.
Nhận diện tiềm năng và rủi ro từ sớm.
Ra quyết định tuyển dụng, đào tạo, giữ chân người giỏi một cách chủ động và chính xác.

Dữ liệu nhân sự không chỉ phục vụ HR, mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong các quyết định chiến lược:

Hiệu suất làm việc (performance): Đánh giá KPI, đo lường năng suất theo thời gian, theo dự án hoặc theo nhóm.
Nghỉ phép, chấm công, giờ làm: Quản lý tuân thủ, tính công tự động, phát hiện bất thường (vắng, đi muộn thường xuyên).
Lịch sử đào tạo & phát triển: Xác định người cần đào tạo thêm, người có tiềm năng phát triển nhanh.
Lộ trình nghề nghiệp: Theo dõi quá trình thăng tiến, luân chuyển nội bộ, điểm chạm để giữ chân nhân tài.
Dữ liệu tuyển dụng: Đo thời gian tuyển, nguồn ứng viên hiệu quả, chi phí tuyển dụng thực tế.

Việc phân tích dữ liệu nhân sự giúp bạn:

Xác định nhân viên có hiệu suất cao nhưng chưa được ghi nhận.
Phát hiện sớm dấu hiệu nghỉ việc (giảm năng suất, vắng bất thường).
Lập kế hoạch kế nhiệm, đào tạo, luân chuyển nhân sự khoa học hơn.
Tối ưu ngân sách lương – thưởng dựa trên đóng góp thực tế.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên bằng dữ liệu phản hồi nội bộ.

Dữ liệu nhân sự giúp doanh nghiệp chuyển từ “quản trị” sang “phát triển con người”. Khi bạn hiểu được ai đang tạo ra giá trị, ai cần hỗ trợ, và ai có nguy cơ nghỉ việc, bạn có thể hành động kịp thời và chính xác.
Một hệ thống nhân sự tốt không chỉ trả lương đúng, mà còn giữ chân đúng người, đúng lúc.

Dữ liệu khách hàng (CRM)

Mỗi cuộc trò chuyện, lượt click, đơn hàng thành công, hoặc thậm chí từ chối… đều là những dữ liệu quý báu phản ánh hành vi và nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp hiện nay chưa quản lý tập trung dữ liệu khách hàng, hoặc để chúng phân tán qua: File Excel cá nhân, Inbox Facebook, Zalo, Email rời rạc, Ghi chú thủ công hoặc trong đầu nhân viên sale,…

Điều đó dẫn đến mất dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc, không thể phân loại khách hàng, chăm sóc sai thời điểm, và bỏ lỡ cơ hội bán hàng tiếp theo.

CRM (Customer Relationship Management) không chỉ là công cụ để lưu thông tin liên hệ. Đó là nơi ghi lại toàn bộ hành trình tương tác của khách hàng với doanh nghiệp:

Thông tin cơ bản: Tên, tuổi, giới tính, khu vực – để phân nhóm và cá nhân hóa nội dung
Lịch sử mua hàng: Biết sản phẩm khách đã mua, số tiền chi trả, thời gian mua – để gợi ý lần mua tiếp theo
Hành vi tương tác: Email nào họ mở, quảng cáo nào họ bấm, bài viết nào họ quan tâm – để tối ưu thông điệp
Phản hồi & khiếu nại: Giúp cải thiện sản phẩm/dịch vụ, xử lý vấn đề kịp thời, tăng sự hài lòng
Đánh giá tiềm năng (Lead scoring): Ưu tiên chăm sóc những khách có khả năng chuyển đổi cao hơn

Khi CRM được quản lý tốt, bạn sẽ:

Gửi đúng thông điệp đến đúng người và đúng thời điểm.
Tăng tỉ lệ mua lại (repeat rate) và giá trị vòng đời khách hàng (CLV).
Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng.
Phân tích lý do khách hàng rời đi để cải thiện dịch vụ.
Chuyển sale từ “bán một lần” sang “bán trọn đời”.

Khách hàng không cần “bị chăm sóc” một cách quá mức, họ chỉ cần được lắng nghe đúng lúc. Dữ liệu CRM giúp doanh nghiệp hiểu khách hàng ở chiều sâu, không chỉ để bán hàng tốt hơn, mà còn xây dựng mối quan hệ lâu dài, trung thành và sinh lời bền vững.

Việc quản lý hiệu quả 5 loại dữ liệu cốt lõi – bán hàng, tài chính, kho – chuỗi cung ứng, nhân sự và khách hàng (CRM) – không chỉ giúp bạn “biết điều gì đang diễn ra”, mà còn:

Dự báo được tương lai thay vì phản ứng bị động.
Tối ưu hóa nguồn lực thay vì tiêu tốn lãng phí.
Giữ chân khách hàng và nhân sự thay vì liên tục bắt đầu lại.
Tạo lợi thế cạnh tranh thực sự trong thị trường ngày càng biến động.

Doanh nghiệp bền vững là doanh nghiệp biết ra quyết định dựa trên dữ liệu, không dựa vào sự cảm tính hay may mắn. Và để khai thác tối đa sức mạnh dữ liệu, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tổng thể ERP, các dòng dữ liệu được kết nối thông minh, liên tục và nhất quán từ đầu đến cuối. Liên hệ với DIGINET qua hotline: 0908 402 668 để được tư vấn giải pháp ERP phù hợp với từng ngành, lĩnh vực.

Tác giả : Thái Hòa