ERP là gì? Những điều hay bị hiểu lầm về ERP

ERP là gì? tại sao nói đây là công cụ quản lý của tương lai? Hiểu về phần mềm này như thế nào là đúng để ứng dụng hợp lý vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

“Trạng thái bình thường mới” là cụm từ rất đỗi quen thuộc trong thời gian Covid-19 “tấn công” nước ta. Mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng thay đổi cách làm việc để kịp thời “thích nghi” như tổ chức làm việc từ xa, hội họp online;…và đặc biệt, công cuộc chuyển đổi số chưa bao giờ tiến triển mạnh mẽ như giai đoạn này; có thể nói “cú huých Covid-19 bằng cả chục năm xã hội kêu gào chuyển đổi số”.

Tuy nhiên, nhiều vấn đề đã xuất hiện khi mọi thứ trở nên ồ ạt và cấp bách. Các doanh nghiệp chưa hiểu rõ về chuyển đổi số, thiếu thông tin về phần mềm ERP là gì, phần mềm nhân sự là gì?;… và triển khai như thế nào để đạt hiệu quả. Dẫn đến lãng phí thời gian và chi phí để tìm kiếm nhưng cuối cùng vẫn không như mong đợi.

Đừng bỏ lỡ những thông tin sau nếu bạn muốn khắc phục tình trạng trên!

>>> Xem thêm: Vì sao DN cần phần mềm quản lý khách hàng chuyên nghiệp?

Phần mềm ERP là gì?

Để định nghĩa ERP là gì, trước hết bạn cần biết ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning. Dịch ra tiếng Việt có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Trong đó, hoạch định là một chức năng quản trị dùng để chỉ quá trình xác định mục tiêu và đề ra các chiến lược, kế hoạch, giải pháp để thực hiện. Còn nguồn lực doanh nghiệp bao gồm con người, tài chính, tài sản vật chất, công nghệ,… Như vậy hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là quá trình tổ chức; phân bổ các nguồn lực sao cho hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là cao nhất.

Phần mềm ERP là công cụ quản lý nguồn lực của doanh nghiệp hiện đại và toàn diện hiện nay. Tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp có thể được theo dõi và kiểm soát thông qua ERP nhờ các chức năng: quản lý nhân sự, quản lý tài chính – kế toán, quản lý sản xuất, tồn kho, nguyên vật liệu; quản lý chuỗi cung ứng; quản lý khách hàng, báo cáo quản trị;…

Trên thế giới, phần mềm ERP đã phát triển rất lâu đời; bắt đầu từ những năm 1913 những hiểu biết đầu tiên đã hình thành và kéo dài cho đến bây giờ với nhiều lần cải tiến và mở rộng. 

Tại Việt Nam, phần mềm này chỉ được nhắc đến nhiều trong vài chục năm trở lại đây; do đó có không ít những hiểu biết chưa chính xác về ERP như sau:

Hệ thống ERP – Những hiểu lầm cần được làm sáng tỏ!

ERP chỉ có một chức năng

Thực tế diễn ra tại DIGINET, khi liên hệ với chúng tôi đại diện doanh nghiệp chia sẻ nhu cầu cần xây dựng ERP nhưng khi mô tả sâu hơn thì lại là nhu cầu về CRM – phần mềm quản lý khách hàng; với các chức năng như: quản lý thông tin khách hàng; báo giá, hợp đồng, quản lý lịch sử giao dịch;…. Điều này cho thấy, phần đông người dùng tìm kiếm thông tin vẫn rất nhập nhằng giữa các khái niệm cũng như các chức năng của chúng.

Như đã đề cập ở phần định nghĩa ERP là gì thì có thể thấy ERP là hệ thống quản lý toàn diện; bao gồm CRM, HRM – phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, tài chính v.v. Việc tách riêng CRM, HRM hay các phần mềm khác ra khỏi ERP chỉ để nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp đối với một hoặc một số nghiệp vụ nào đó. Vì nếu triển khai hệ thống ERP hoàn chỉnh trong khi doanh nghiệp chưa cần thì sẽ là khoản lãng phí không hề nhỏ.

Triển khai ERP rất nhanh

Có thể bạn đã từng triển khai ERP như thế này: sau khi dùng thử và bạn cảm thấy ổn thì nhà cung cấp tiến hàng lắp đặt phần mềm đó vào hệ thống của bạn. Quá trình này diễn ra khá nhanh, có khi chưa đến 1 tháng. Nhưng có vẻ phần mềm không thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn. Tính năng được thiết lập sẵn khó tùy chỉnh buộc bạn phải thay đổi quy trình; đôi khi phải thực hiện thủ công một số giai đoạn trước khi xử lý bằng phần mềm.

ERP được triển khai rất nhanh khi đó là phần mềm đóng gói; và bạn đã thấy nó kém hiệu quả thế nào. Ngược lại, phần mềm thiết kế riêng theo yêu cầu lại khác; việc triển khai thực hiện theo quy trình chuyên nghiệp. Vì bản chất là phần mềm viết theo nhu cầu nên nhà cung cấp và doanh nghiệp cần thời gian trao đổi về quy trình làm việc phía doanh nghiệp; các vấn đề họ mắc phải cũng như kỳ vọng của họ;… Sau đó nhà cung cấp sẽ đưa ra giải pháp và bắt đầu triển khai khi hai bên đã đồng ý. Hơn nữa, trong quá trình triển khai có thể phát sinh các vấn đề khác cần thay đổi, chỉnh sửa. 

Như vậy thời gian hoàn thành có thể kéo dài từ vài tháng đến 1 năm, hoặc có thể nhiều hơn. Nhưng đáp lại, doanh nghiệp sẽ sở hữu hệ thống quản lý hoàn chỉnh; hoàn toàn tự động và phục vụ tốt nhất cho hoạt động của mình. Đặc biệt, những phần mềm ERP viết riêng có thể tùy chỉnh hay tích hợp bất cứ khi nào doanh nghiệp cần.

Chi phí xây dựng phần mềm quản lý thấp

Việc xây dựng hệ thống ERP hoàn chỉnh khó hơn rất nhiều so với phần mềm nhỏ lẻ. Nhà cung cấp phần mềm không chỉ đưa ra giải pháp tổng thể mà còn tùy chỉnh các phân hệ chức năng để vừa phục vụ cho từng nhân viên; vừa tối ưu hóa việc phối hợp giữa các cá nhân với nhau; các phòng ban hay giữa doanh nghiệp với khách hàng. Điều này đòi hỏi nhà cung cấp phải giải quyết vấn đề lưu trữ; tốc độ xử lý cũng như khả năng liên kết và mở rộng.

Mặt khác, phần mềm triển khai có thành công hay không hơn 50% là dựa vào các yếu tố chủ quan của doanh nghiệp;đó là sự quyết tâm của ban lãnh đạo, hệ thống quản lý, đội ngũ nhân viên;….Bên cạnh đó, thời gian triển khai dự án khá dài như đã phân tích ở trên. Tất cả những điều này đã đẩy chi phí triển khai hệ thống ERP hoàn chỉnh cao hơn khi triển khai nhiều phần mềm đơn lẻ.

Nhận báo giá chi tiết sau khi chia sẻ nhu cầu với chúng tôi qua hotline: 0908 402 668. DIGINET sẽ giúp bạn xây dựng giải pháp chuyên sâu và phân tích sâu hơn nữa về ERP là gì và chức năng của phần mềm để bạn khai thác và ứng dụng hiệu quả vào doanh nghiệp mình.

>>> Xem thêm: Quản lý bán hàng theo cách mới giúp doanh nghiệp tăng doanh thu

• CHIA SẺ:
• 
• 
•