Các loại chi phí triển khai ERP bạn nên biết!

Các loại chi phí triển khai ERP bạn nên biết!

Chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp thường được xác định theo 2 cách: cấp phép sử dụng vĩnh viễn và đăng ký gói dịch vụ.

Với cách thứ nhất, chi phí triển khai ERP sẽ được tính dựa trên số lượng người dùng, phân hệ triển khai, mức độ tùy chỉnh và doanh nghiệp chỉ trả 1 lần. Chi phí này thường không bao gồm các loại phí định kỳ như bảo trì, nâng cấp hệ thống.

Đối với cách trả phí theo gói đăng ký, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán cho nhà cung cấp theo tháng, 1 năm hoặc nhiều năm. Chi phí sẽ tăng dần khi doanh nghiệp tăng số lượng người dùng.

Tùy vào quy mô kinh doanh và nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp chọn cách cho phù hợp. Nhưng với doanh nghiệp vừa và lớn, sở hữu quy trình hoạt động phức tạp và yêu cầu cao trong việc bảo mật thông tin, dữ liệu thì một hệ thống ERP viết theo yêu cầu là lựa chọn tối ưu nhất. Khi đó, chi phí triển khai sẽ có thể bao gồm các phí sau đây:

Các loại chi phí triển khai ERP cơ bản

Phí Licence

Phí Licence hay còn gọi là phí cấp giấy phép sử dụng. Giống như nhiều ứng dụng doanh nghiệp khác, phần mềm ERP thường thường cấp phép để sử dụng. Đó là lý do tại sao bạn cần trả phí này.

Giấy phép sử dụng phần mềm có thể dành cho doanh nghiệp, đơn vị cụ thể hoặc một số người dùng.

Phí triển khai thực hiện

Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí triển khai ERP. Quá trình triển khai phần mềm sẽ bao gồm: tư vấn giải pháp; thiết lập quy trình, cài đặt phần mềm, đào tạo nhân viên, vận hành hệ thống,…

Chi phí tổ chức thực hiện được xác định dựa vào thời gian triển khai, người triển khai và phân hệ chức năng mà doanh nghiệp muốn triển khai.

Để giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực kinh phí, các nhà cung cấp phần mềm có thể đề xuất kéo dài thời gian thực hiện; hoặc ưu tiên triển khai những phân hệ cần thiết quan trọng trước, còn lại có thể mở rộng trong giai đoạn tiếp theo.

chi phí triển khai erp

Phí nâng cấp hệ thống ERP

Định kỳ hệ thống ERP cần được nâng cấp lên phiên bản mới hơn; tránh phát sinh lỗi do phiên bản lỗi thời gây ra. Doanh nghiệp có thể chủ động thời điểm nâng cấp hệ thống cũng như tính toán chi phí cho quá trình này.

Cần chú ý rằng, các quy trình sản xuất kinh doanh của bạn có thể sẽ bị ảnh hưởng trong thời gian nâng cấp hệ thống. Bạn nên tham khảo ý kiến tư vấn từ nhà cung cấp về thời gian cũng như hệ quả có thể có khi nâng cấp; từ đó dự trù phương án thay thế để mọi hoạt động đều diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Chi phí phần cứng và hạ tầng

Bao gồm chi phí lắp đặt máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện,… Về máy chủ cơ bản cần có: máy chủ hệ thống, máy chủ CSDL, máy chủ dự phòng; ngoài ra còn có máy chủ quản lý thư điện tử; máy chủ quản lý dịch vụ internet hay máy chủ tài liệu dùng chung…

Hiện nay, công nghệ Cloud trở nên phổ biến; theo đó người dùng có thể khai thác dữ liệu trên ERP thông qua kết nối internet. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí triển khai ERP đáng kể cho việc lắp đặt, vận hành hệ thống ban đầu.

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề về Cloud như: quyền quản lý dữ liệu; bảo mật, chi phí sử dụng trong thời gian dài với số lượng người dùng lớn;… mà doanh nghiệp cần phải xem xét và đánh giá cẩn thận trước khi quyết định có “lên mây” hay không.

chi phí triển khai erp

>>> Xem thêm: Triển khai ERP trên Cloud – Lợi ích và thách thức doanh nghiệp phải đối mặt

Phí thiết kế lại quy trình

Nếu doanh nghiệp bạn muốn nâng cấp từ một phần mềm riêng lẻ như: phần mềm nhân sự; phần mềm kế toán;… lên hệ thống ERP toàn diện thì chắc chắn sẽ có nhiều quy trình cần được thiết kế lại.

Bạn có thể thuê đơn vị ngoài để thiết kế quy trình mới; bên cạnh đó nhà cung cấp phần mềm có thể hỗ trợ bạn một cách tốt nhất với chi phí hợp lý mà không phải làm việc với nhiều đơn vị.

Phí bảo trì hệ thống

Trong quá trình vận hành, việc phát sinh lỗi trong hệ thống là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Để xử lý những lỗi này, doanh nghiệp có thể chọn cách tự mình xây dựng đội ngũ IT, nhưng chi phí nhân sự cũng như vấn đề tuyển dụng có thể khiến bạn mất một khoản chi phí khá lớn; do đó hiện nay đa số doanh nghiệp sẽ chọn cách thứ hai; đó là sử dụng dịch vụ bảo trì của nhà cung cấp phần mềm.

Chi phí này thường dao động từ 15-20% của giá trị hợp đồng ban đầu.

Như vậy, để triển khai hệ thống ERP, bạn có thể sẽ phải trả các chi phí trên. Tuy nhiên, cụ thể là gì và là bao nhiêu thì nhà cung cấp phần mềm sau khi khảo sát nhu cầu sẽ đưa ra mức chi phí triển khai ERP phù hợp nhất. Bạn có thể liên hệ hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ chi tiết.