Triển khai hệ thống ERP và 5 thách thức doanh nghiệp phải đối mặt

28/07/2023 08:06

Triển khai hệ thống ERP là một dự án gồm nhiều giai đoạn gồm thiết kế lại các quy trình hoạt động nhằm tận dụng “năng lực” của hệ thống mới, di chuyển dữ liệu của doanh nghiệp và đào tạo người dùng. Thông thường để triển khai một dự án ERP sẽ mất vài tháng hoặc một hoặc vài năm đối với những doanh nghiệp quy mô lớn với quy trình phức tạp. Việc triển khai phần mềm sẽ được quản lý bởi một ban dự án với sự tham gia của các phòng, ban chức năng trong doanh nghiệp.

Quá trình triển khai phần mềm có thể đem đến cho doanh nghiệp nhiều trở ngại vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của các quy trình kinh doanh, sản xuất. Hơn nữa nhân viên hay ban lãnh đạo phải thay đổi cách làm việc, từ sử dụng quy trình thủ công sang sử dụng các quy trình tự động; điều này là cần thiết để tận dụng những lợi ích của hệ thống mới nhưng cũng có thể là thách thức lớn của doanh nghiệp.

Ngoài ra, triển khai hệ thống ERP còn liên quan đến con người và công nghệ; vậy nên khi triển khai ban dự án có thể phải đối mặt với những thách thức khác như: khả năng chống lại sự thay đổi, trở ngại khi tiếp thu kỹ thuật công nghệ mới,… Ngoài ra 5 thách thức dưới đây cũng là điều mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

>>> Xem thêm: Nghiệm thu hệ thống quản trị nhân sự DIGINET HR cho Tập đoàn AMANN

5 thách thức lớn nhất khi triển khai hệ thống ERP

Vấn đề quản lý dự án

Dự án phần mềm khi triển khai sẽ trải qua nhiều giai đoạn: tìm hiểu và lập kế hoạch; thiết kế, phát triển, di chuyển dữ liệu, thử nghiệm, triển khai, hỗ trợ và cập nhật sau khi hoàn thành. Mỗi giai đoạn mang đến những nhiệm vụ quan trọng và tất cả các yếu tố phải đi đúng hướng; điều này đỏi hỏi sự quản lý tỉ mỉ. Bên cạnh đó, khi triển khai dự án cần có sự tham gia của các thành viên thuộc nhiều bộ phận khác nhau nên mỗi bộ phần phải sắp xếp công việc phù hợp để hoàn thành dự án ERP.

Để quản lý dự án hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt mục tiêu rõ ràng, thời gian thực hiện và xây dựng mối liên hệ hợp tác chặt chẽ trong ban triển khai dự án. Ngoài ra, quản trị thay đổi cũng là nhiệm vụ quan trọng của người quản lý trong lúc dự án được thực hiện.

Lập kế hoạch triển khai hệ thống ERP

Nhiều doanh nghiệp vẫn cho rằng thời gian và ngân sách để triển khai ERP không quá lớn cho đến khi có những phát sinh ngoài kiểm soát. Trường hợp phổ biến nhất của việc vượt ngân sách đó là doanh nghiệp cần bổ sung thêm tính năng không nằm trong kế hoạch ban đầu.

Chuẩn bị một kế hoạch rõ ràng và chi tiết ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp tránh những vấn đề trên. Một kế hoạch có thể “lường trước” những phát sinh có thể xảy ra và đưa ra giải pháp sẽ đơn giản hóa quá trình triển khai và giữ cho dự án đi đúng hướng.

Tích hợp dữ liệu

Một bước quan trọng trong việc triển khai ERP đó là di chuyển dữ liệu; có thể di chuyển từ nhiều hệ thống cũ vào ERP. Tuy nhiên trước tiên doanh nghiệp phải tập hợp tất cả các dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng; điều này là một trong những thách thức lớn mà doanh nghiệp cần chuẩn bị giải pháp để quá trình triển khai đúng thời hạn và ngân sách.

Chất lượng dữ liệu

Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu khi chuyển vào hệ thống ERP là một việc vô cùng phức tạp và nhiều khó khăn. Do nhiều bộ phận cùng làm việc với khách hàng, sản phẩm hay đơn đặt hàng nên có sự trùng lặp của cùng một thông tin trong hệ thống. Ngoài ra, thông tin có thể được lưu trữ ở các định dạng khác nhau nên có thể xảy ra sai sót, không nhất quán; hoặc do bao gồm thông tin lỗi thời không còn giá trị như nhà cung cấp đã ngừng hợp tác.

Để hệ thống ERP có thể phát huy hiệu quả tốt nhất, ban triển khai dự án cần loại bỏ các dữ liệu trùng lặp và thêm các giá trị còn thiếu trước khi chuyển dữ liệu sang hệ thống ERP. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải đảm bảo các bộ phận hiểu được tầm quan trọng của việc xử lý dữ liệu và phân công trách nhiệm rõ ràng; ví dụ bộ phận kế toán sẽ xử lý tất cả dữ liệu tài chính; bộ phận nhân sự sẽ “làm sạch” các dữ liệu liên quan đến nhân sự.

Thay đổi cách quản lý

Triển khai ERP liên quan đến nhiều thứ hơn là chỉ chuyển sang một hệ thống phần mềm mới; có thể toàn bộ hoạt động kinh doanh, sản xuất phải thay đổi để tận dụng hiệu quả của giải pháp mới. Chính vì thế, nếu nhân viên không thay đổi đổi cách làm việc và quản lý cho phù hợp thì dù hệ thống mới có hiện đại như thế nào cũng không mang lại kết quả như ý.

Do đó, khi triển khai hệ thống ERP cần có sự ủng hộ từ lãnh đạo và các bộ phận có liên quan. Hơn nữa, việc truyền đạt các tính năng và ưu điểm của ERP mới tới các bên liên quan, nhất là người dùng cuối là điều cần phải thực hiện một cách nghiêm chỉnh và thường xuyên. Bên cạnh đó, cần đảm bảo tất cả người dùng được đào tạo và hỗ trợ toàn diện để họ dễ dàng tiếp nhận hệ thống.

Ngoài những thách thức lớn khi triển khai ERP ở trên thì việc không ngừng cải tiến hệ thống cũng là một bài toán mà doanh cần quan tâm. Bởi lẽ doanh nghiệp sẽ càng ngày càng phát triển theo sự vận động của thị trường; những yêu cầu mới sẽ xuất hiện và doanh nghiệp cần nâng cấp hoặc thay đổi hệ thống quản lý để phù hợp với những yêu cầu đó.

Một hệ thống ERP lỗi thời có thể cản trở hoạt động kinh doanh, vì vậy doanh nghiệp cần xem xét việc nên duy trì hệ thống hiện tại hay bắt đầu một dự án mới để tìm ra giải pháp thay thế. Với kinh nghiệm 28 năm phát triển và triển khai hệ thống ERP, DIGINET sẽ giúp bạn đánh giá và tìm ra giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình. Liên hệ hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ chi tiết.

>>> Xem thêm: TOP các cách chấm công hiện đại và đâu là sự lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp?

Tác giả : Thái Hòa