Quản lý công việc hiệu quả, xử lý triệt để vấn đề theo thuyết Kaizen

27/11/2020 07:57
Quản lý công việc hiệu quả, xử lý triệt để vấn đề theo thuyết Kaizen

Nhắc đến quản lý công việc hiệu quả theo phong cách người Nhật, có lẽ không thể bỏ qua phương pháp Kaizen.

Thông thường, khi gặp phải một vấn đề, phản ứng lập tức của con người là suy đoán nguyên nhân rồi tập trung ngay vào xử lý. Nhưng vấn đề cứ mãi lằng nhằng, không “trị tận gốc” được.

Trong lý thuyết quản trị Kaizen có nhắc đến phương pháp xác định “vấn đề gốc”; giúp tìm ra giải pháp xử lý triệt để vấn đề. Người ta gọi đó là phương pháp “5 lần hỏi WHY?”.

Nhưng trước khi đi sâu phân tích phương pháp này, hãy cùng tìm hiểu

Quản lý công việc hiệu quả theo thuyết Kaizen là gì?

Người Nhật nổi tiếng với phong cách làm việc kỷ luật và không ngừng cải tiến. Có rất nhiều thuyết quản trị của người Nhật được áp dụng trên toàn thế giới; trong bài viết này sẽ nhắc đến thuyết quản trị Kaizen.

KAIZEN được ghép bởi từ  改 (“kai”) nghĩa là “thay đổi” với từ  善 (“zen”) nghĩa là “tốt hơn”. Như vậy Kaizen mang ý nghĩa là sự thay đổi để tốt hơn; hay nói cách khác các tổ chức/cá nhân luôn phải cải tiến, thay đổi mình để tạo ra kết quả tuyệt vời hơn, tiết kiệm hơn.

Tại Nhật Bản, học thuyết này đã có lịch sử hơn 50 năm và công ty đầu tiên sử dụng là Toyota. Nếu trước kia, Kaizen phổ biến tại hầu hết các công ty sản xuất; thì nay các công ty trong ngành dịch vụ, kinh doanh bán lẻ hay thậm chí là một khóa học nào đó cũng có thể áp dụng.

quản lý công việc hiệu quả

Trong doanh nghiệp, Kaizen được xem là một phương pháp quản lý công việc hiệu quả; giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động ở nhiều mặt như:

  • Giảm lãng phí trong việc quản lý hàng tồn kho, sản xuất thừa,…; thời gian và cách thức vận chuyển…
  • Tạo động lực cho mỗi cá nhân tìm ra phương pháp làm việc mới, hiệu quả hơn; hướng đến tăng năng suất và giảm chi phí cho công ty.
  • Xây dựng tinh thần làm việc đội nhóm đoàn kết, hỗ trợ.
  • Xây dựng văn hóa công ty.

Đặc biệt, tiêu điểm chính trong bài viết hôm nay sẽ đề cập đến phương pháp “5 lần hỏi WHY?”. Phương pháp này có thể áp dụng trong quản lý công việc; đời sống hằng ngày để giúp bạn tìm ra gốc rễ của vấn đề nhằm giải quyết triệt để chúng. 

Áp dụng thuyết Kaizen vào xử lý dứt điểm vấn đề: 5 lần hỏi WHY?

Có bao lần bạn tìm ra ngay cách để giải quyết một vấn đề khi nó vừa phát sinh; tuy nhiên mọi việc vẫn chưa thể “đâu vào đó” theo ý bạn, mà nó cứ lằng nhằng mãi. Điều này khiến bạn mất nhiều thời gian và đôi khi quay vòng trong mớ hỗn độn, không có cách thoát ra.

Trong một phỏng vấn trên Cafebiz, chuyên gia nhượng quyền Nguyễn Phi Vân nhận xét: việc tìm ra và áp dụng ngay giải pháp khi có vấn đề xảy ra, đôi khi giống như việc bạn lấy băng keo bịt vào ống nước, trước sau gì cũng bị lực nước đẩy bung ra.

Điều này cũng rất dễ hiểu, đó là vì chúng ta chưa tìm ra gốc rễ của vấn đề để mà có cách “trị tận gốc”. Bạn có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, xử lý mọi việc từ gốc bằng cách thử áp dụng phương pháp “5 lần hỏi WHY?”.

Ví dụ để dễ hiểu hơn nhé:

  1. Tạo sao khách hàng không hài lòng với dịch vụ tư vấn của tôi?

Vì tôi không giải đáp nhanh và chính xác các yêu cầu của họ

  1. Tại sao tôi không thể xử lý nhanh và chính xác ?

Vì tôi mất nhiều thời gian để xử lý mỗi một yêu cầu

  1. Tại sao mất quá nhiều thời gian?

Vì các văn bản, tài liệu sắp xếp lộn xộn, phân tán nên tôi phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm, sàng lọc và nhập liệu.

  1. Tại sao bản cần phải mất thời gian để tìm kiếm, sàng lọc tài liệu

Vì công ty lưu trữ thông tin, dữ liệu bằng bằng giấy tờ, hồ sơ.

  1. Tại sao công ty lưu thông tin bằng giấy tờ, hồ sơ

Vì chưa tích hợp phần mềm quản lý công việc hiện đại để tự động hóa quy trình làm việc.

quản lý công việc hiệu quả

Thông thường, đa số mọi người xác định đến câu hỏi số 3 và đưa ngay ra giải pháp là sắp xếp các tài liệu một cách logic nhất, để khi khách hàng cần là có ngay. Nhưng thực tế, khi khối lượng công việc tăng lên thì cách này vẫn không mang lại kết quả tốt hơn.

Tuy nhiên, nếu trả lời đến câu cuối cùng thì phương pháp có lẽ dứt điểm hơn. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp chọn cách đầu tư vào phần mềm quản lý công việc. Kết quả họ nhận được không chỉ là thông tin, dữ liệu tập trung trên một hệ thống nên việc tìm kiếm, khai thác cũng nhanh chóng và chính xác hơn; mà hơn hết phần mềm còn hỗ trợ thiết lập kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp đến từng đối tượng; phân bổ công việc và kiểm soát tiến độ làm việc của từng nhân viên và còn rất nhiều lợi ích khác.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp lớn

Chỉ với 5 lần đặt câu hỏi tại sao, cách giải quyết rõ ràng có sự khác nhau; và chỉ khi chúng ta đi đến gỗ rễ của vấn đề thì vấn đề đó mới được giải quyết hoàn toàn. Bạn có thể ứng dụng cách quản lý công việc hiệu quả này trong nhiều tình huống khác nhau, nó sẽ trở thành phản xạ và giúp bạn tìm ra phương pháp xử lý tận gốc mọi vấn đề.

>>> Xem thêm: Quản trị nhân sự 4.0: Trải nghiệm nhân viên là ưu tiên hàng đầu

Tác giả : Thái Hòa