Hệ thống ERP trong doanh nghiệp có ưu

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp có ưu – nhược điểm gì?

20/11/2020 09:43

Bất kỳ sản phẩm hay dịch vụ nào cũng như vậy, đều tồn tại 2 mặt ưu điểm và hạn chế. Hệ thống ERP trong doanh nghiệp cũng không phải là ngoại lệ. Rất nhiều bài viết đã chia sẻ về lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp, bạn có thể tìm thấy dễ dàng trên Google, Facebook,…Nhưng để có cái nhìn sâu hơn, tổng quát hơn về 2 mặt ưu – nhược của hệ thống ERP thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp và những ưu điểm có thể bạn chưa biết

Tạo lợi thế cạnh tranh

Phần mềm ERP là công cụ tạo nên lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ của mỗi doanh nghiệp.

Các phân hệ chức năng của ERP như: quản trị sản xuất; quản lý chuỗi cung ứng; quản trị nguồn nhân lực (HR); quản lý khách hàng(CRM);…cho phép người dùng lưu trữ, tìm kiếm và khai thác dữ liệu nhanh chóng và chính xác; hiệu quả thực hiện công việc tăng đáng kể, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian.

Các yêu cầu của khách hàng được xử lý kịp thời nhờ quy trình tập trung, tự động và đảm bảo sự tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan. Khách hàng càng hài lòng với dịch vụ, sản phẩm của bạn thì vị thế của bạn trên thị trường càng vững chắc so với các đối thủ.

Cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp sẽ loại bỏ các quy trình thủ công, được lặp đi lặp lại làm tốn thời gian và nhân sự thực hiện. Ví dụ: ERP giảm bớt giấy tờ hồ sơ; nếu trước đây để tìm một bản báo cáo hay hồ sơ nhân viên bạn phải tìm kiếm trong “núi” tài liệu, toàn giấy là giấy; thì nay trên hệ thống bạn chỉ cần “click chuột” là có ngay kết quả.

Các thông tin, dữ liệu được quản lý tập trung trên một hệ thống. Tất cả các cá nhân, bộ phận, phòng/ban cùng làm việc trên một dữ liệu thống nhất và chính xác; nhờ đó tránh được tình trạng sai sót, chậm tiến độ công việc do mỗi người hiểu một kiểu.

Tăng cường sự hợp tác

Rất nhiều người quản lý than phiền rằng nhân viên của họ dường như không kết nối với nhau khi làm việc; giữa họ không có sự phối hợp ăn ý cũng như thiếu sự đoàn kết khi tiến hành công việc. Một trong những nguyên nhân chính là vì họ không được phân công nhiệm vụ cụ thể về vai trò, quyền hạn cũng như không nắm danh sách những người có liên quan.

Với cách quản lý thủ công truyền thống, các thông tin truyền miệng hoặc ghi vội ở đâu đó khiến cho người thực hiện cảm thấy mơ hồ khi bắt tay vào thực hiện. Ngược lại, với sự phân công rõ ràng, chi tiết trên hệ thống ERP; mỗi phòng ban, cá nhân dễ dàng biết được mình cần làm gì; phối hợp với ai, nguồn lực hiện có như thế nào; kế hoạch phát triển sắp tới,…

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp còn đảm bảo mọi cá nhân chủ động thực hiện công việc linh hoạt; không bị giới hạn bởi địa lý, thời gian khi mà thông tin, dữ liệu luôn sẵn có và chính xác.

Tiết kiệm chi phí

Dựa vào phần mềm, bạn có thể xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp. Các kế hoạch sản xuất; kinh doanh bán hàng; kế hoạch tiếp thị truyền thông, nhân sự;…đảm bảo tính chính xác từ số liệu thực tế theo thời gian thực; cho phép đầu tư vào những hạng mục cần thiết và hợp lý.

Ngoài ra, các chi phí phát sinh do cách làm thủ công trước đây cũng được cắt giảm hiệu quả; giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa.

Dữ liệu đáng tin cậy

Với khả năng cập nhật theo thời gian thực, ERP cải thiện độ chính xác và nhất quán của dữ liệu. Đảm bảo người dùng sử dụng dữ liệu chính xác, an toàn mà không xảy ra lỗi. Đây là cơ sở quan trọng để thiết lập hệ thống báo cáo giúp người quản lý đưa ra quyết định đúng đắn.

Dữ liệu trên hệ thống được phân quyền; chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập và sử dụng dữ liệu; tránh tình trạng thông tin bị tiết lộ khi chưa chính thức hoặc lộ bí mật kinh doanh, thông tin nhạy cảm,…

Hệ thống linh hoạt, tùy chỉnh dễ dàng

Một trong những ưu điểm của phần mềm ERP hiện nay chính là sự linh hoạt; có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp hay tích hợp dễ dàng các phần mềm đã có giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình hoạt động trên hệ thống hiện đại, tự động.

Triển khai ERP có thể tùy chỉnh theo ý không chỉ đem lại hiệu quả quản lý cao, tiết kiệm tối đa mà còn hỗ trợ bạn phát triển bền vững trong những giai đoạn tiếp theo; khi mà doanh nghiệp bạn mở rộng quy mô hoạt động hoặc tăng thêm nhân sự,…

Những hạn chế của phần mềm ERP

Khi có hệ thống ERP, doanh nghiệp bạn cạnh tranh tốt hơn so với đối thủ trên thị trường. Tuy nhiên, quá trình triển khai không hề đơn giản, vì thế hiểu những điểm còn hạn chế của phần mềm này để chọn được phần mềm phù hợp.

Chi phí triển khai ERP

Có thể thấy, phần mềm ERP hiện nay có nhiều mức giá khác nhau đáp ứng nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Những công ty, tập đoàn lớn chấp nhận chi trả một khoản lớn cho hệ thống ERP thiết lập theo quy trình riêng; mỗi phân hệ chức năng được xây dựng để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của họ. Thông thường, loại ERP này có giá khá cao nhưng lợi ích mang lại rất tương xứng. Doanh nghiệp có một hệ thống quản lý theo ý, dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh khi có bước tiến mới; hơn nữa thông tin, dữ liệu được bảo mật tối đa.

>>> Xem thêm: Các loại chi phí khi triển khai ERP

Ngược lại, những công ty quy mô nhỏ, nhu cầu đơn giản và có quy trình gần như là tương đồng với những công ty khác thì có thể sử dụng phần mềm ERP đóng gói. Doanh nghiệp đăng ký gói dịch vụ phù hợp và trả tiền sử dụng theo tháng hoặc năm. Mặc dù định kỳ số tiền bạn phải chi khá thấp nhưng tính năng là cơ bản; kém linh hoạt và gần như không thể tùy chỉnh, mở rộng khi bạn mở rộng quy mô hoạt động của mình.

Sự thành công khi triển khai ERP phụ thuộc vào kinh nghiệm nhà cung cấp

Có nhiều yếu tố tác động đến quá trình triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Trong đó kinh nghiệm, đội ngũ và sự uy tín của nhà cung cấp phần mềm chiếm phần lớn.

Mỗi ngành, lĩnh vực có quy trình hoạt động và những điểm riêng trong quản lý; nếu không thấu hiểu những điều này thì khó có thể tạo nên một hệ thống ERP tương thích. Đồng nghĩa với việc triển khai thất bại.

Mặt khác, đội ngũ triển khai có kinh nghiệm lâu năm sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan, tài liệu giải pháp chuyên sâu và xây dựng quy trình triển khai phù hợp; đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và hạn chế thấp nhất phát sinh thêm chi phí.

Hệ thống thiếu linh hoạt

Những phần mềm ERP đóng gói thường hạn chế về mặt tùy chỉnh linh động theo nhu cầu. Việc bổ sung thêm tính năng hoặc liên kết với các phần mềm khác gần như là không thể. Khi đó, doanh nghiệp chỉ còn cách xây dựng lại từ đầu một phần mềm khác thay thế; như vậy bạn sẽ mất thời gian và tiền bạc để tìm kiếm và triển khai một phần mềm mới.

Khả năng ứng dụng thực tế

Hệ thống có thể khó sử dụng hoặc nhân viên có thể mất một thời gian để làm quen; điều này khiến cho hệ thống ERP không phát huy hết mức và ảnh hưởng đến hiệu suất của toàn công ty. Doanh nghiệp cần thực hiện công tác truyền thông nội bộ; đào tạo sử dụng;… để nhân viên có thể ứng dụng dễ dàng vào công việc của mình.

Bạn hoàn toàn có thể khắc phục những hạn chế này để xây dựng hệ thống ERP trong doanh nghiệp mang đến lợi ích toàn diện. Với kinh nghiệm 25 năm phát triển và triển khai phần mềm cho doanh nghiệp, đội ngũ của DIGINET sẽ giúp bạn xây dựng giải pháp chuyên sâu, có thể tùy chỉnh dễ dàng theo nhu cầu sử dụng cũng như đảm bảo an toàn dữ liệu và khả năng ứng dụng đạt hiệu quả cao. Bạn có thể trải nghiệm phần mềm bằng cách liên hệ hotline: 0908 402 668 để được demo trực tiếp.

Tác giả : Thái Hòa