5 hành động giúp doanh nghiệp giảm thiểu tác động của COVID-19

26/07/2021 10:01

Doanh nghiệp toàn cầu đang phải đối mặt với hiểm họa mang tên Covid-19. Sau dịch SARS vào năm 2003 đến nay, lần đầu tiên nhân loại bị tấn công bởi loại virus có sức tàn phá khủng khiếp như thế. Ước tính tác động của Covid-19 gấp 3-4 lần so với SARS (thống kê cho thấy SARS đã gây thiệt hại khoảng 40 tỷ đô la Mỹ).

Quản lý doanh nghiệp trong thời kỳ khủng hoảng là một phần tất yếu của người lãnh đạo. Và Covid-19 sẽ là phép thử mà nếu vượt qua thì doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được những thành tựu ngoài sức tưởng tượng; không chỉ là số hóa hệ thống hay quản trị nhân sự từ xa mà còn rất nhiều xu hướng mới khác.

Tuy nhiên, để chạm đến cánh cửa thành công đó, doanh nghiệp cần có chìa khóa quản lý khủng hoảng mang tên chuẩn bị. Dưới đây là 5 hành động mà người lãnh đạo nên thực hiện để đảm bảo tổ chức của bạn ở trạng thái tốt nhất để chống chọi với những biến động phía trước.

Xem xét các vị trí trong doanh nghiệp

Ưu tiên đầu tiên là xác định chính xác vị trí của nhân viên và số lượng nhân viên ở các khu vực có nguy cơ lây nhiễm Covid. Đặt ra các vấn đề liệu họ có nên làm việc tại nhà? Kế hoạch làm việc tại nhà bao gồm: chính sách, chế độ, quy trình giao việc, làm việc, báo cáo công việc, giao tiếp nội bộ? Các kế hoạch du lịch sắp tới sẽ cần được xem xét, lên lịch lại hay hủy bỏ?

Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị các chính sách rõ ràng để giải quyết việc vắng mặt do ốm đau hoặc chăm sóc người thân; thủ tục xin nghỉ phép và làm việc tại nhà. Bạn cũng nên lập kế hoạch cho các chính sách đối với phụ huynh đang đi làm khi trường học bị đóng cửa?. Đặc biệt, cần chuẩn bị tinh thần cho nhân viên trước khi có sự thay đổi cách thức làm việc cũng như tâm lý vững vàng dù dịch có biến chuyển phức tạp.

Xem xét lại các kế hoạch hoạt động

Doanh nghiệp hoạt động tốt hơn nếu có kế hoạch cho khủng hoảng. Ví dụ: nếu một số lượng lớn nhân viên của bạn phải làm việc từ xa trong một thời gian, liệu hệ thống có cung cấp đủ dữ liệu và công nghệ để đối phó không? Hoạt động của bạn có bị ảnh hưởng nếu lực lượng lao động thuê ngoài không thể đến làm việc không? Giao tiếp với nhân viên sẽ được quản lý như thế nào? Trong bất kỳ cuộc khủng hoảng nào, nỗi lo lớn nhất đối với các CEO là thu thập thông tin chính xác một cách nhanh chóng. Dữ liệu sẽ lưu chuyển như thế nào trong cuộc khủng hoảng này?

Chuẩn bị một kế hoạch cụ thể với giải pháp toàn diện cho các vấn đề trên sẽ là cách tốt nhất giúp doanh nghiệp ứng phó với các khủng hoảng do Covid tạo ra.

Đánh giá chuỗi cung ứng

Sự hiểu biết rõ ràng về chuỗi cung ứng của bạn sẽ giúp phát hiện các lỗ hổng tiềm ẩn. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc hợp tác với các nhà cung cấp cấp một và cấp hai. Chẳng hạn như nếu sản phẩm của bạn chứa một thành phần từ một quốc gia đang có dịch bùng phát và hàng hóa không thể được chuyển đi, thì liệu có nguồn cung cấp thứ cấp không?

Đánh giá lại chuỗi cung ưng là cách để bạn suy tính các phương án thay thế trong trường hợp virus lây lan nhanh chóng. Trong đợt dịch trước, một số doanh nghiệp có nhà máy đặt tại Trung Quốc đã chuyển sang Hàn Quốc hay Việt Nam như một kế hoạch B để giảm sự tác động của Covid-19 khi dịch bệnh đang bùng phát mạnh ở quốc gia này.

Thông tin liên lạc mùa dịch

Doanh nghiệp cần đảm bảo việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin luôn chính xác và đầy đủ. Tình hình dịch bệnh ngày càng nghiêm trọng và thông tin liên tục được lan truyền trên nhiều kênh tin tức; trong đó có cả thông tin giả gây hoang mang và có thể gây nên sự căng thẳng dây truyền; ảnh hưởng đến tâm lý cũng như hiệu quả làm việc.

Nhân viên của bạn sẽ tìm kiếm sự trấn an rằng họ được bảo vệ về sức khỏe, lợi ích từ phía doanh nghiệp; người lãnh đạo nên truyền tải những thông điệp tích cực và sự đảm bảo từ cấp cao để họ biết được phúc lợi của họ được quan tâm hàng đầu.

Phân tích các kịch bản có thể xảy ra

Chắc chắn tác động của Covid-19 là lâu dài và toàn diện. Việc giả định các kịch bản có thể xảy ra là một cách giúp doanh nghiệp có được sự sẵn sàng. Tình huống tốt nhất và trường hợp xấu nhất là gì và doanh nghiệp có được trang bị để đối phó không? Điều gì có thể là tác động trong dài hạn, ví dụ, đối với vốn lưu động hoặc các giao dịch với ngân hàng, hoặc thậm chí giá thuê các cửa hàng và nhà hàng nếu các địa điểm công cộng bị đóng cửa? Đặt các câu hỏi tìm kiếm cho nhóm tài chính của bạn để làm nổi bật những điểm quan trọng.

Các tổ chức trong một số lĩnh vực có thể nhận thấy sự gia tăng đáng kể về nhu cầu nếu nhiều người dân dành nhiều thời gian ở nhà hơn là ở nơi làm việc – họ đã chuẩn bị cho điều này chưa?

Covid-19 không phải là mối đe dọa duy nhất trong tương lai; còn rất nhiều rủi ro khác mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt do dịch bệnh. Ví dụ, an ninh mạng hay bảo mật dữ liệu luôn phải được quan tâm. Những gì có thể xảy ra trong vài tuần và vài tháng tới là điều không ai dự đoán được, có thể tốt hơn hoặc xấu đi.

Điều duy nhất mà chúng ta có thể làm đó là chuẩn bị sự sẵn sàng ở cả tâm lý và thể chất để thích nghi với dịch bệnh cũng như tương lai sau này. Và đây có thể là điều đầu tiên và quan trọng bạn nên chuẩn bị: Công cụ quản lý doanh nghiệp của thời đại 4.0.

Tác giả : Thái Hòa