5 Cách quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và lớn

5 Cách quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và lớn

Quản lý kho hàng là tất cả các công việc liên quan đến tổ chức, sắp xếp và giám sát kho lưu hàng hóa. Thông qua đó, người quản lý cập nhật kịp thời số lượng, chất lượng hàng hóa lưu trữ; từ đó đưa ra kế hoạch cân đối xuất nhập hàng hóa; đảm bảo sự ổn định và liên tục cho hoạt động sản xuất cũng như phân phối trên thị trường.

Doanh nghiệp có thể quản lý kho theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, với những đòi hỏi của doanh nghiệp vừa và lớn về mức độ chuyên sâu cũng như sự tự động hóa quy trình để tạo nên sức mạnh cạnh tranh như hiện nay thì yếu tố “số hóa” được đặt lên hàng đầu. Do đó, bạn có thể ứng dụng các cách quản lý được đề xuất cho doanh nghiệp vừa và lớn dưới đây.

Quản lý kho hàng bằng phần mềm quản lý kho hiện đại

Phần mềm quản lý kho hàng là lựa chọn tối ưu nhất hiện nay, thay thế cho các bảng tính Excel “thụ động” để quản lý kho hàng của các doanh nghiệp quy mô lớn như doanh nghiệp sản xuất, thương mại điện tử v.v. Các chức năng của phần mềm hỗ trợ người dùng lược bỏ các thao tác thủ công gây lãng phí thời gian; đảm bảo tính chính xác khi các số liệu được cập nhật theo thời gian thực; cung cấp báo cáo chính xác về tình trạng hàng tồn kho cho người quản lý tại thời điểm họ kiểm tra.

Đặc biệt, phân hệ quản lý kho hàng trong ERP của DIGINET cho phép tổ chức lưu kho, sắp xếp kho một cách logic bằng các thiết bị chuyên dùng hoặc không chuyên dùng (smartphone) hiện đại. Theo đó, hệ thống sẽ tự động tạo mã quét barcode, QRcode hoặc RFID với mỗi lô hàng nhập vào từ mua hàng hoặc nhập kho thành phẩm từ khâu sản xuất. Yêu cầu xuất kho, xuất lô theo vị trí trên handheld hoặc app mobile. Hơn nữa, việc quản lý kho còn được liên kết với các phân hệ khác như lập kế hoạch sản xuất; định mức sản xuất, thực thi sản xuất;… để cập nhật dữ liệu chính xác về tồn kho; qua đó người quản lý có thể đưa ra các quyết định liên quan đến nhập, xuất kho một cách hợp lý.

phần mềm quản lý kho hàng

>>> Xem thêm: Ngoài quản lý kho, ERP còn có các chức năng này!

Phương pháp sắp xếp kho hàng tối ưu

Trong một không gian với diện tích nhất định, sắp xếp kho hàng càng logic khoa học thì việc quản lý càng dễ dàng. Có thể chứa đủ số lượng hàng hóa mà vẫn thuận tiện để tìm kiếm khi cần. 

Ngoài kỹ năng sắp xếp logic, hiệu quả bạn cũng cần chuẩn bị các kệ hàng để bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt nhất; tránh các tác động ngoại lực làm ảnh hưởng đến chất lượng, bao bì.

Bạn có thể sắp xếp kho theo mã SKU như một số doanh nghiệp khác đang làm. SKU (Stock Keeping Unit) nghĩa là mã hàng hóa. Theo đó hàng hóa được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của hàng hóa đó; sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ xác định được vị trí của loại hàng đó. Ví dụ: mặt hàng giày cho nam đặt tại khu A; kệ số 1, tầng 1, họa tiết hoa cúc thì mã SKU sẽ là Nam-A11hoa. 

Lưu ý: cách đặt tên mã hàng được định nghĩa theo quy luật riêng của mỗi doanh nghiệp. Và lưu ý các ký tự dễ gây nhầm lẫn như: số 0 với chữ O, chữ L viết thường là “l” dễ nhầm với chữ “i” in hoa. 

quản lý kho hàng

Sử dụng mã quét cũng là một trong những cách quản lý kho hiệu quả hiện nay

Phương pháp quản lý kho FIFO và LIFO

Những ai đã và đang thực hiện nhiệm vụ quản lý kho hàng sẽ không xa lạ với 2 thuật ngữ này. 

FIFO (First in – First out) là hàng hóa nào nhập trước sẽ ưu tiên xuất trước. Áp dụng hiệu quả cho các hàng hóa có thời hạn ngắn như: thực phẩm; thời trang theo trend, sản phẩm công nghệ;…Khi áp dụng cách thức quản lý hàng hóa này, người thực hiện cần lưu ý chọn vị trí thông thoáng; sắp xếp khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất – nhập diễn ra liên tục. 

Ngược lại LIFO (Last in, First out) là hàng mới nhập sẽ được xuất đi trước. Cách này đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất với giá bán; sẽ phù hợp để quản lý hàng hóa có thể tồn kho lâu như vật liệu xây dựng. 

Định kỳ kiểm kê kho hàng

Đây là hoạt động cần thường xuyên thực hiện để việc quản lý kho hàng đạt hiệu quả tốt nhất. Vì những ngân khách quan như: người dùng quên nhập dữ liệu; nhập sai hoặc nhầm giữa hàng hóa này với hàng hóa khác;… có thể dẫn đến sự chênh lệch hàng hóa giữa thực tế và báo cáo. Do đó để xác định số lượng hàng hóa trong kho có khớp với báo cáo; tình trạng hư hỏng, giảm chất lượng thực tế thì doanh nghiệp nên định kỳ kiểm kê kho hàng của mình. 

Hơn nữa, việc làm này hỗ trợ cho người quản lý kịp thời ra quyết định luân chuyển hàng hóa; tránh tình trạng hao mòn, giảm giá trị sử dụng của hàng hóa. 

kiểm kê kho hàng

Tổ chức nhân sự quản lý kho

Vấn đề nhà quản lý luôn đau đáu ở bộ phận kho đó là nhân viên tuồn hàng ra ngoài; thậm chí là tự ý sử dụng gây thất thoát hàng hóa. Để ngăn chặn tình trạng này, người quản lý phải tổ chức nhân sự thật chặt chẽ. Ngay từ đầu phải sàng lọc, tuyển chọn người phù hợp, trung thực ngay từ khâu tuyển dụng; xây dựng bộ các quy định nghiêm ngặt; xử lý các tình trạng vi phạm để làm gương trong bộ phận công nhân viên. Đồng thời phân quyền cho từng người nhằm tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Ngoài những cách quản lý kho hàng được chọn lựa trên, bạn có thể áp dụng phương pháp khác cho doanh nghiệp của mình nhưng hãy lưu ý giải pháp đầu tiên. Hiện nay, phần mềm được xem là công cụ mạnh mẽ nhất để tối ưu nguồn lực trong doanh nghiệp. Đặc biệt các doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng phần mềm nhằm tự động hóa quy trình; giảm lãng phí thời gian và chi phí cho các khâu kho hàng, nhân sự, khách hàng. Để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với mình, hãy liên hệ hotline: 0908 402 668. Đội ngũ chuyên gia 25 năm của DIGINET sẽ giúp bạn đào sâu phân tích và tìm ra giải pháp chuyên sâu hiệu quả nhất.