Quản trị doanh nghiệp bằng phần mềm ERP cần lưu ý 3 điểm này!

07/10/2020 09:56

Quản trị doanh nghiệp thông qua phần mềm ERP là quá trình chuyển đổi mạnh mẽ của doanh nghiệp. ERP giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực, tăng năng suất làm việc; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải đối mặt nhiều thách thức trong quá trình triển khai; vấn đề tài chính cũng tác động không nhỏ hay phổ biến nhất là các vấn đề liên quan đến sự tương tác giữa con người với con người, giữa con người với phần mềm;… đều ảnh hưởng đến kết quả ứng dụng ERP vào doanh nghiệp.

Ban lãnh cần đạo chủ động nhận biết và có nhận định đúng đắn về quá trình triển khai ERP. Đồng thời tăng cường truyền thông cho nhân viên để quá trình chuyển đổi quản lý từ thủ công sang phần mềm đạt kết quả cao hơn. Và 3 lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó dễ dàng hơn.

3 lưu ý khi quản trị doanh nghiệp bằng phần mềm

Đảm bảo sự tương tác diễn ra liên tục và chính xác

Nếu muốn quản trị doanh nghiệp bằng phần mềm hiệu quả, đầu tiên bạn phải đảm bảo phần mềm được triển khai thành công. Nói cách khác là xây dựng thành công quy trình; thiết lập phần mềm phù hợp và có sự tương tác hiệu quả giữa người dùng với phần mềm và giữa người dùng với nhau.

Thực tế cho thấy, hơn 60% phần mềm triển khai thất bại là do tương tác kém. Ở đây nhấn mạnh đến sự tương tác giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp và giữa doanh nghiệp với nhân viên của mình.

Đối với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần đưa ra yêu cầu cụ thể; càng chi tiết càng có lợi cho việc thiết lập quy trình phù hợp và hiệu quả. Hơn nữa, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải trực tiếp tham gia vào ban dự án để định hướng tầm nhìn phát triển. Ngược lại, nhà cung cấp nên tích cực đưa ra giải pháp phù hợp, không ngừng trao đổi và điều chỉnh để đưa ra kết quả tốt nhất.

Mặc khác, trong nội bộ doanh nghiệp, người quản lý phải là người truyền cảm hứng và khát khao sử dụng phần mềm trong nhân viên. Bởi một số người sẽ cảm thấy khó khăn khi chuyển sang làm việc trên phần mềm; hãy cung cấp cho họ những thông tin hữu ích về lợi ích của phần mềm; thực hiện khảo sát ý kiến để họ được tham gia vào quá trình triển khai góp phần xóa bỏ tâm lý ngại thay đổi.

DIGINET thảo luận giải pháp với khách hàng

Trong quá trình sử dụng, người dùng không được làm khác quy trình; trong mọi trường hợp phải đảm bảo sự tương tác chính xác với phần mềm.

Ví dụ: Trong doanh nghiệp, kế toán thường đợi khi nào có đủ bộ chứng từ gồm đơn hàng; phiếu nhập kho; hóa đơn thì mới ghi nhận hàng nhập kho vào hệ thống.

Cách làm này chỉ phù hợp với quy trình thủ công; nhưng sẽ không thể hiện được đúng số liệu tồn kho của doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, điều này phải thay đổi hoàn toàn; mặc dù chưa có hóa đơn thì ngay khi nhận hàng, giao dịch này phải được ghi nhận vào hệ thống để thể hiện tồn kho theo thời gian thực.

Hiểu đúng về phần mềm ERP

Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về ERP nhưng chung quy lại thì ERP là phần mềm quản lý tổng thể tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp như: quản lý tài chính – kinh doanh, kế toán; quản lý khách hàng, hợp đồng; quản lý nhân sự; quản lý cung ứng, quản lý sản xuất,… Có thể nói đây là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện nhất hiện nay.

Tuy nhiên vẫn có một nhóm các doanh nghiệp hiểu chưa đủ về ERP và các chức năng quản trị doanh nghiệp của nó; dẫn đến lựa chọn phần mềm không phù hợp.

Ngoài ra, hiểu lầm lớn nhất về ERP là các chủ doanh nghiệp nghĩ triển khai ERP rất nhanh. Trong khi thời gian này dài hay ngắn phụ thuộc vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp; quy trình phức tạp khó có thể thực hiện trong thời gian ngắn với chất lượng tốt. Hơn nữa, thời gian triển khai một ERP gồm phân hệ nhân sự, kế toán sẽ nhanh hơn khi doanh nghiệp muốn triển khả cả nhân sự, kế toán, CRM, SCM.

Bên cạnh đó, người dùng khó có thể sử dụng một hệ thống mới hoàn toàn một cách suôn sẻ nếu không được đào tạo bài bản. Như vậy, để đội ngũ của bạn vận dụng tốt nhất hệ thống làm việc mới bắt buộc cần nhiều thời gian.

Xây dựng hệ thống linh hoạt tùy chỉnh và mở rộng

Khi xây dựng chiến lược phát triển, bạn luôn phải dự trù những thay đổi trong 1,3,5 năm sắp đến. Trong đó gồm sự tăng lên về nhân sự; đại lý/nhà phân phối nhiều hơn hoặc mở rộng ra nhiều khu vực khác nhau. Và khi đó, việc quản lý tất nhiên sẽ thay đổi, không chỉ tăng lên về mặt khối lượng mà còn yêu cầu phức tạp hơn.

Hoặc trong trường hợp thị trường biến động buộc bạn phải thay đổi cách làm việc; chẳng hạn sau dịch Covid-19 xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến hơn; không kịp thay đổi bạn sẽ khó thích nghi và cạnh tranh trong môi trường mới.

Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều trường hợp khác đòi hỏi bạn phải xây dựng hệ thống quản lý linh hoạt ngay từ bây giờ.

Hệ thống quản trị doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh, tích hợp hay mở rộng sẽ là lựa chọn hoàn hảo giúp bạn duy trì hiệu quả công việc trong mọi tình huống. Tóm lại để quản lý doanh nghiệp bằng phần mềm hiệu quả, bạn lưu ý những vấn đề trên và để có thêm thông tin hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0908 402 668.