Quản lý nhân viên làm việc từ xa như thế nào cho hiệu quả? – Phần 2

Quản lý nhân viên làm việc từ xa như thế nào cho hiệu quả? – Phần 2

Trong phần 1 về quản lý nhân viên làm việc từ xa cho hiệu quả đã nhắc đến các nguyên tắc chung và các cách tạo động lực cho nhân viên, các nội dung đề cập đến giải pháp bảo toàn năng suất và công cụ hỗ trợ sẽ được làm rõ ở bài viết này. Mời các bạn xem tiếp nhé!

Giải pháp đảm bảo năng suất khi làm việc từ xa

Khi làm việc, nhân viên của bạn sẽ chịu chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau, từ bản thân họ đến con người và môi trường xung quanh. Những yếu tố này có thể là động lực cho sự phát triển nhưng cũng có thể là chướng ngại vật cản trở họ hoàn thành tốt công việc.

Bạn có thể tìm ra giải pháp tốt nhất sau khi điểm qua những nguyên nhân làm giảm năng suất của nhân viên khi làm việc từ xa sau đây:

  • Không rõ về trách nhiệm cá nhân đối với mục tiêu chung
  • Thiếu công cụ phục vụ cho việc làm từ xa
  • Bị cản trở giao tiếp và sự hỗ trợ của các bên liên quan
  • Quá trình giao việc, nhận việc nhập nhằng, không tập trung
  • Các quyết định điều chỉnh, thay đổi không kịp thời

Và dưới đây là những giải pháp dành cho bạn!

Chính sách KPI và đánh giá hiệu quả làm việc từ xa

Trước đây, doanh nghiệp thường căn cứ vào thời gian làm việc tại văn phòng để đánh giá công việc của nhân viên; hiện nay cách thức này không còn đảm bảo tính chính xác khi nhân viên làm việc từ xa.

Bạn không thể kiểm soát khi nào thì nhân viên đang làm việc trong lúc đang ở nhà; vậy nên thay đổi cách quản lý sang quản lý bằng kết quả đạt được sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.

KPI có lẽ không còn xa lạ và bạn cần thay đổi một chút để đảm bảo hiệu suất như mong muốn. Lưu ý người quản lý nên tránh những sai lầm khi thiết lập KPI.
Khi làm việc từ xa, các chỉ số KPI không chỉ được giao cho bộ phận/ phòng ban mà còn nên được cụ thể cho từng vị trí chức danh. Các tiêu chí càng chi tiết cho từng người thì khả năng đạt được càng lớn.

Tương tự, đối với việc đánh giá hiệu quả của nhân viên cũng cần điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh. Hãy chú ý đáp ứng yêu cầu minh bạch, chính xác, công tâm khi đánh giá; bạn có thể tổ chức đánh giá nhân viên định kỳ theo từng tháng/quý/năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

làm việc từ xa

Chuẩn hóa quá trình giao việc cho nhân viên

Nếu trước đây bạn gặp và giao việc trực tiếp cho nhân viên thì nay là không thể; hoặc không thì nhắn tin qua Zalo, Faceboo;… thì hiện tại bạn có thể bỏ lỡ nhiều thông tin vì quá tải. Do đó quá trình từ giao việc – nhận việc – cập nhật kết quả – đánh giá – thực hiện lại – đánh giá – hoàn thành – báo cáo phải được tổ chức một cách chi tiết, tập trung và thống nhất trên một hệ thống.
Bạn cũng có thể sử dụng Email hoặc Excel để giao việc, nhưng với số lượng và tần suất lớn thì đây vẫn chưa phải là các công cụ tối ưu nhất.
Trong những đợt dịch bùng phát trước, một số doanh nghiệp đã chủ động thiết lập hệ thống Task Management để quản lý công việc. Bạn có thể xem thêm tại đây.

Giao tiếp và hỗ trợ từ xa

Làm việc từ xa dễ dàng làm đứt gãy các mối liên hệ; điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả công việc cuối cùng. Vì thế đảm bảo giao tiếp giữa các cá nhân và hỗ trợ kịp thời là điều kiện tiên quyết để năng suất làm việc luôn ở mức cao.

Sự giao tiếp khi làm việc từ xa cần duy trì trong công việc, trong khi truyền đạt thông tin từ các cấp lãnh đạo và trong các cuộc họp online.
Các kênh xã hội như Facebook, Zalo;…đều có chức năng lập nhóm; bạn có thể tận dụng những kênh này hoặc các qua các ứng dụng quản lý chuyên nghiệp.
Lưu ý, những thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh, bán hàng, khách hàng của doanh nghiệp cần được bảo mật; nếu sử dụng mạng xã hội bạn cần chú ý để đảm bảo an toàn dữ liệu vì những kênh này có độ bảo mật không cao.

Lựa chọn công cụ làm việc từ xa hiệu quả

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể sử dụng bộ công cụ trực tuyến G Suite gồm Google Drive, Google Docs hay Google Sheets.
Đây đều là những công cụ quen thuộc và miễn phí. Nhưng ở một khía cạnh khác thì những bạn cần xem xét lại tính bảo mật, tính linh hoạt và tự động dữ liệu để phục vụ công việc.

làm việc từ xa

Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Chắc hẳn bạn đã từng biết đến ERP hay HRM, CRM;…những công cụ quản lý doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiện đại và giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc. Quả là một công cụ thích hợp cho làm việc và quản lý từ xa.

Chuẩn hóa quy trình làm việc, không chỉ giao việc, nhận việc hay đánh giá nhanh chóng, chính xác dựa trên dữ liệu minh bạch, mà công cụ này còn là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu hoạt động của doanh nghiệp. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể truy cập và khai thác phần dữ liệu liên quan đến công việc của mình dù đang ở nhà.

Phần mềm hiện đại (DIGINET ERP, DIGINET HR) tích hợp trên đa nền tảng: Win app, Web app, Mobile app đủ để người dùng xử lý mọi vấn đề trong thời gian ngắn nhất.
Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và tổng hợp thành các báo cáo quản trị, góp phần hỗ trợ người quản lý đưa ra các quyết định kịp thời và phù hợp với tình hình diễn biến phức tạp của dịch bệnh.

Việc phân cấp quyền dữ liệu sẽ đảm bảo mọi thông tin được an toàn. Chỉ những người có thẩm quyền và được cấp quyền mới có thể truy cập và sử dụng thông tin. Việc lưu vết truy cập cũng là cách để bạn kiểm tra và tìm ra người liên quan khi có vấn đề xảy ra.

Làm việc từ xa sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nếu những nguyên tắc chung, các cách khích lệ động viên nhân viên, cách tăng năng suất và những công cụ quản lý được áp dụng đúng cách. Tùy vào tình hình doanh nghiệp mình mà bạn triển khai nhé. Nếu có bất kỳ vấn đề nào khác cần được hỗ trợ, hãy liên hệ hotline 0908 402 668.