Quản lý kho và 5 thách thức lớn nhất cần nhanh chóng giải quyết

11/04/2023 08:35

Quản lý kho là một công việc vô cùng thách thức bởi kho hàng được xem như hệ sinh thái đa dạng và quy trình quản lý kho cũng rất phức tạp. Nếu không thể quản lý một cách hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ lãng phí nhiều thời gian, chi phí và nhân lực.

Mặc dù có rất nhiều khó khăn phát sinh trong quá trình quản lý kho hàng, nhưng 5 thách thức lớn nhất có thể kể đến đó là sử dụng không gian không hiệu quả; thông tin hàng tồn kho không chính xác; quản lý lao động không phù hợp; quy trình lấy hàng không đạt chuẩn; quy trình quản lý thô sơ và lượng dữ liệu khổng lồ. Sau đây sẽ là những phân tích chi tiết về 5 vấn đề này và giải pháp để giải quyết.

5 thách thức lớn trong quản lý kho và cách giải quyết

Sử dụng không gian không hiệu quả

Cấu hình kho kém có thể gây ra nhiều khó khăn trong quản lý hàng tồn kho. Việc sử dụng công suất kho trung bình chỉ là 68% chứng tỏ rằng không gian kho không được sử dụng hiệu quả. Với cách bố trí tối ưu, các nhà kho có thể tận dụng không gian tốt hơn để lưu trữ càng nhiều sản phẩm càng tốt. ‍

Lỗi thiết lập kho cũng có thể dẫn đến lãng phí thời gian không cần thiết khi phải tìm kiếm các mặt hàng. Việc thiết lập không hiệu quả có tác động trực tiếp đến lợi nhuận vì người chọn càng dành nhiều thời gian để tìm sản phẩm, thậm chí là có thể thực hiện ít đơn đặt hàng hơn.

>>> Xem thêm: Thiết kế kho hàng như thế nào để tối đa không gian sử dụng?

Thông tin hàng tồn kho không chính xác

Quản lý hàng tồn không chính xác là nguyên nhân khiến việc lựa chọn hàng hóa bị kéo dài, vì công nhân có thể đến một địa điểm không có sản phẩm. Điều tương tự cũng có thể xảy ra khi lưu trữ sản phẩm ở vị trí đã đầy.

Việc cập nhật dữ liệu hàng tồn kho thủ công dẫn đến thông tin hàng tồn kho không chính xác, tích tụ hàng tồn kho lỗi thời và nhân viên dành nhiều thời gian để kiểm tra thực tế và sửa lỗi.

Những quy trình kém tối ưu này sẽ gây lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc đối với quản lý kho. Việc sử dụng hệ thống quản lý kho hiện đại có thể giúp tự động hóa tất cả các hoạt động điện tử này và giảm bớt lỗi.

Quản lý kho theo quy trình thủ công

Trong khi quá trình số hóa ngày càng mạnh mẽ thì hầu hết các nhà kho vẫn đang tuân theo các quy trình trên giấy tờ đã lỗi thời. Nhập dữ liệu thủ công, xử lý quá nhiều sản phẩm và chuyển cùng một phiếu giữa các công nhân khác nhau có thể tốn thời gian và chi phí.

Với sự thay đổi năng động trong kinh doanh trong kỷ nguyên công nghệ và số hóa, các nhà quản lý kho hàng cần phải thích nghi và nghiêm túc tổ chức hệ thống kho hàng tự động; đồng thời vạch ra kế hoạch để tối đa hóa hiệu suất dựa trên dữ liệu. Sử dụng các công nghệ hiện đại như máy quét mã vạch giúp hợp lý hóa các quy trình kho hàng; phần mềm quản lý để dữ liệu được quản lý tập trung và chính xác; ngoài ra phần mềm cho phép quản lý kho hàng một cách trực quan giúp người quản lý và công nhân dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, nhập hàng hay xuất hàng ra khỏi kho.

Quản lý lao động không phù hợp

Chi phí lao động có thể chiếm gần 65% tổng ngân sách quản lý kho. Việc quản lý người lao động một cách hiệu quả có thể cải thiện năng suất tổng thể của các quy trình kho hàng khác nhau. Với đội ngũ nhân viên từ công nhân đến quản lý và dây chuyền thiết bị đắt tiền, việc quản lý lực lượng lao động lớn có thể trở nên khó khăn.

Người quản lý phải đưa ra các quyết định quan trọng và kịp thời để tận dụng tối đa lực lượng lao động hiện có. Họ phải tìm ra những khâu thực hiện mà phần mềm có thể tham gia để giảm chi phí lao động và làm cho quy trình thực hiện đơn hàng hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm: Giải pháp quản lý kho bằng sơ đồ trực quan

Quy trình lấy hàng không đạt tiêu chuẩn

Lựa chọn hàng hóa là một trong những bước quan trọng nhất khi quản lý kho hàng. Ngay sau khi một đơn đặt hàng được đặt, công nhân kho sẽ được giao trách nhiệm hoàn thành toàn bộ đơn hàng. Nếu việc chọn hàng không được thực hiện một cách hiệu quả, sẽ lãng phí rất nhiều thời gian để hoàn thành một đơn hàng.

Việc chọn hàng nên được tối ưu hóa để giảm thiểu thời gian vận chuyển và thời gian tiêu thụ. Bố trí hàng tồn kho nâng cao và hệ thống tự động hóa kho hàng giúp giảm lỗi lấy hàng và tăng hiệu quả lấy hàng. Việc thu thập và lưu trữ dữ liệu phù hợp cũng giúp người chọn dễ dàng xác định sản phẩm nào được đặt ở đâu.

Nền tảng quản lý kho hàng của DIGINET giúp người dùng dễ dàng xác định vị trí hàng hóa.

Phần mềm cho phép quản lý vị trí theo nhiều cấp (dãy, tầng, khay, bin,…); quản lý vị trí kho theo sơ đồ trực quan; kéo thả để chuyển vị trí các lô hàng; theo dõi được các lô hàng đang nằm ở những vị trí nào trong kho; liệt kê các lô hàng sắp hết hạn sử dụng;… Hệ thống phần mềm quản lý kho của DIGINET được phát triển và triển khai theo quy trình quản lý đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Nhờ đó không chỉ 5 thách thức trên được giải quyết một cách triệt để mà những bài toán quản lý của từng doanh nghiệp cũng được giải đáp hiệu quả nhất.

>>> Xem thêm: Quản lý vị trí trong kho bằng phần mềm ERP hiện đại

Tác giả : Thái Hòa