Muốn triển khai ERP thành công doanh nghiệp nên lưu ý 5 điều này!

Theo số liệu nghiên cứu của Gartner thì từ 55% đến 75% các dự án triển khai ERP trên toàn thế giới không đạt được các mục tiêu đề ra. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến kết quả này. Vậy các doanh nghiệp Việt Nam cần phải làm gì để có thể kiểm soát được việc triển khai dự án ERP và đạt được các mục tiêu quan trọng đã đề ra. Sau đây là một số lưu ý:

Chia giai đoạn phù hợp khi triển khai ERP

Một dự án triển khai phần mềm ERP quy mô lớn thường kéo dài từ 8 tháng đến 2 năm, trong một vài trường hợp có thể còn lâu hơn thế nữa. Với những dự án liên quan đến nhiều quy trình, nhiều phòng ban, có thời gian triển khai dài và cần nhiều nguồn lực tham gia thì việc chia các giai đoạn sẽ tăng tính hiệu quả của việc triển khai dự án, và trong đa số các trường hợp thì đây là phương án khả thi duy nhất.

Việc tách giai đoạn phụ thuộc vào nguồn lực, mức độ ưu tiên và sự sẵn sàng của các khối, phòng ban. Thường thì giai đoạn đầu sẽ tập trung vào các mảng cốt lõi và mang lại hiệu quả sử dụng cao nhất khi đưa vào vận hành.

Việc chia giai đoạn cho những dự án lớn là rất phổ biến ở hầu hết các lĩnh vực, ví dụ như xây dựng hệ thống đường cao tốc, xây dựng khu đô thị, v.v.

Ưu tiên triển khai những quy trình nghiệp vụ phát sinh thường xuyên

Tâm lý của người sử dụng phần mềm là đưa tất cả các quy trình nghiệp vụ vào trong hệ thống. Mong muốn này là chính đáng, tuy nhiên vì thời gian và nguồn lực có hạn nên cần phải chọn những quy trình nào thực hiện trước và những quy trình nào thực hiện sau. Nên ưu tiên triển khai các quy trình phát sinh thường xuyên vì nó sẽ mang lại hiệu quả sử dụng cao nhất, sau khi các quy trình này ổn rồi thì mới nên xem xét các quy trình nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên, ví dụ mỗi quý hay mỗi năm một vài lần.

Cần sự tham gia của ban giám đốc (BGĐ) 

Các quy trình trong phần mềm ERP thường sẽ liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban. Việc phối hợp giữa các bộ phận đôi khi gặp trở ngại do tâm lý “ốc đảo” của các thành viên. Trong những trường hợp như vậy thì việc tham gia trực tiếp của BGĐ sẽ giúp giải quyết những bất đồng giữa các bộ phận, nhờ đó việc triển khai ERP trở nên nhất quán và hiệu quả hơn.

Chẳng hạn như việc đặt mã hàng tồn kho, nếu để các bộ phận tự đặt mã thì nhiều khả năng kế toán, kinh doanh, kho và sản xuất đều muốn đặt mã riêng theo nhu cầu của mình. Tuy nhiên vì cùng một hệ thống nên các bộ phận cần tìm một tiếng nói chung. Trong trường hợp cần thiết thì BGĐ sẽ phải ra quyết định cuối cùng để các phòng ban thực hiện.

Phần mềm ERP không phải là MS Excel

Một thực trạng ở rất nhiều doanh nghiệp là có khá nhiều dữ liệu đang được nhập trực tiếp và lưu trữ trong các bảng tính MS Excel. Khi chuyển qua dùng phần mềm ERP thì người dùng thường có mong muốn là cách nhập liệu trên phần mềm phải giống như đang làm trong MS Excel. Tuy nhiên trong thực tế thì cách vận hành của phần mềm ERP rất khác so với MS Excel và người dùng phải tập làm quen với nó. Nên hướng người dùng tập trung vào khai thác các tiện ích phần mềm ERP mang lại hơn là đi so sánh ERP và MS Excel.

Giảm tải áp lực công việc trong thời gian triển khai ERP

Việc tham gia vào dự án triển khai ERP sẽ tăng khối lượng công việc hàng ngày, hàng tuần của các thành viên tham gia, vì ngoài các chức năng, công việc vẫn đang phải thực hiện khi chưa tham gia dự án thì các thành viên dự án cần dành thêm khá nhiều thời gian cho dự án ERP mới, dẫn đến khối lượng công việc có khi tăng lên gấp đôi, gấp ba lần.

Để tránh tình trạng quá tải thì việc bố trí sắp xếp công việc trong thời gian triển khai dự án (thường là khá dài) cần có sự quan tâm đặc biệt, nếu không thì không những việc triển khai dự án sẽ bị ảnh hưởng mà các hoạt động bình thường trong doanh nghiệp cũng sẽ gặp khó khăn.

Việc gia tăng áp lực trong công việc trong một thời gian tương đối dài cũng có thể tạo các vấn đề liên quan đến tâm lý, sức khỏe và các vấn đề cá nhân khác của các thành viên. Vậy nên sự quan tâm và động viên kịp thời của các cấp quản lý và lãnh đạo sẽ giúp phần giảm thiểu các áp lực cho nhân viên.

• CHIA SẺ:
• 
• 
•