Bí quyết nâng cấp các hoạt động giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

02/06/2021 09:49

Được xem như một chiếc van, giao tiếp nội bộ cho phép dòng thông tin lưu thông trong doanh nghiệp. Nếu chiếc van này đóng kín hoặc hư hỏng thì việc giao tiếp khó có thể chính xác và nhanh chóng; điều đó khiến hoạt động sản xuất, kinh doanh, Marketing,…của doanh nghiệp bị trì trệ; đương nhiên đội ngũ lao động khó lòng dốc sức cố gắng, tận tâm, đoàn kết trong công việc. Ngược lại, giao tiếp nội bộ hiệu quả sẽ góp phần nâng tầm văn hóa doanh nghiệp và gia tăng hiệu suất làm việc.

Những ý tưởng truyền thông nội bộ dưới đây có lẽ là điểm bắt đầu tốt nhất cho một chiến lược giao tiếp nội bộ hiệu quả.

Đổi mới phương tiện giao tiếp nội bộ

Những phương tiện giao tiếp thông qua bảng thông tin, email,… gần như đã cũ kỹ, nếu không muốn nói là nhàm chán. Bằng cách này, nhân viên trong doanh nghiệp vẫn có thể tiếp nhận thông tin một cách đầy đủ, tuy nhiên không mang lại hiệu quả về mặt tương tác. Do đó đổi mới là điều cần thiết!

Tích hợp video vào chiến lược truyền thông nội bộ hiện nay được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Có đến 93% các chuyên gia truyền thông nội bộ tin rằng video đã trở nên thiết yếu.

Video giúp giao tiếp nội bộ sinh động hơn. Không chỉ thu hút sự chú ý của nhân viên mà còn thúc đẩy tương tác. Để tích hợp video vào chiến dịch truyền thông, doanh nghiệp có thể:

Sáng tạo video hướng dẫn và đào tạo trực tuyến
Thông báo, chia sẻ, thuyết trình của Ban lãnh đạo
Video các cuộc họp toàn công ty
Phỏng vấn nhân viên về một chủ đề nào đó
Video cá nhân/ nhóm mang tính giải trí
….

Phát triển mạng nội bộ

Ví dụ thực tế tại DIGINET, tất cả các thông tin được chia sẻ trên mạng nội bộ. Bao gồm: thông tin công việc, thông tin khách hàng, tin thị trường; các chính sách, quy định của công ty, tài liệu dành cho nhân viên hay những tiện ích như: đặt xe, đặt phòng họp, lịch làm việc;…Sự tập trung dữ liệu trên một hệ thống hỗ trợ hữu hiệu cho nhân viên tìm kiếm, khai thác thông tin cũng như trao đổi và chia sẻ với nhau ngay khi cần.

Bên cạnh đó, sự dịch chuyển mạng nội bộ theo hướng tích hợp với mạng xã hội sẽ khuyến khích mọi người kết nối với nhau. Nhờ đó, hoạt động giao tiếp nội bộ đảm bảo nhanh chóng, kịp thời vì ngày nay ai cũng đã sử dụng các nền tảng xã hội.

Thực hiện chính sách “mở”

Đây là một trong những bí quyết thúc đẩy giao tiếp nội bộ một cách tích cực. Sự giao tiếp giữa các cá nhân trong tổ chức được cải thiện khi mà các chính sách được áp dụng đáp ứng được mong muốn của họ. Để làm được điều đó, người quản lý nên trao quyền cho nhân viên và khuyến khích họ tham gia đóng góp ý kiến vào hoạt động chung.

Luôn giao tiếp… ngay cả khi khó khăn

Hiện nay, tình hình dịch bệnh trở nên phức tạp và chính sách giãn cách được áp dụng lần nữa; một số nhân viên sẽ phải làm việc tại nhà. Khoảng cách vật lý là một trong những yếu tố gây trở ngại cho giao tiếp nội bộ. Và sự tắc nghẽn trong liên lạc giữa các nhân viên sẽ ảnh hưởng đến trạng thái cũng như năng suất làm việc. Do đó, doanh nghiệp phải luôn duy trì sự liên lạc ngay cả khi có biến động.

Ứng dụng các phần mềm quản lý là giải pháp “giữ lửa” giao tiếp nội bộ được hầu hết doanh nghiệp triển khai trong mùa dịch. Bằng cách tự động hóa hệ thống sẽ đảm bảo kết nối toàn bộ doanh nghiệp trong điều kiện nhân sự phân tán.

Sử dụng các công cụ di động

Điện thoại di động, laptop là những công cụ làm việc không thể thiếu đối với người đi làm. Chúng không chỉ giữ cho các liên lạc được thường xuyên, kịp thời mà còn là nơi lưu trữ dữ liệu công việc. Chẳng hạn người quản lý có thể duyệt bảng báo giá, bảng kế hoạch của nhân viên ngay trên thiết bị di động của mình.

Doanh nghiệp sẽ cần nâng cấp hệ thống làm việc theo hướng công nghệ hóa. Hay nói cách khác đó là triển khai các phần mềm tích hợp trên Web app, Mobile app để đảm bảo giao tiếp nội bộ diễn ra xuyên suốt và hiệu quả nhất.

>>> Xem thêm: Truyền thông nội bộ – Gắn kết nhân viên dù làm việc ở bất cứ đâu!

Tác giả : Thái Hòa