Phần mềm kế toán bảo mật dữ liệu như thế nào?

07/12/2020 09:41
Phần mềm kế toán bảo mật dữ liệu như thế nào?

Phần mềm kế toán hay những phần mềm quản lý khác hiện nay đều được đảm bảo về mặt bảo mật dữ liệu. Nếu không, với sự phát triển ngày càng tiên tiến của khoa học công nghệ thì việc rò rỉ thông tin, thậm chí là tấn công mạng là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

Dữ liệu kế toán, tài chính là một trong những tài nguyên “bất khả xâm phạm” của mọi doanh nghiệp; một khi những thông tin này bị tiết lộ sẽ tác động tiêu cực đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh, lợi nhuận và hơn hết là giá trị cạnh tranh của doanh nghiệp so với thị trường.

Việc bảo mật dữ liệu trên phần mềm kế toán có thể diễn ra theo nhiều cách khác nhau; nhưng phổ biến và mang lại hiệu quả thiết thực nhất tính đến thời điểm hiện tại có những cách sau đây:

Mật khẩu truy cập phần mềm kế toán

Mật khẩu thường là một chuỗi ký tự (gồm chữ cái, chữ số. ký tự đặc biệt;…) được dùng để xác nhận danh tính của người dùng. Nó không nhất định phải là một từ tồn tại thực trong từ điển; nó được thiết lập theo ý chí của người dùng nên không ai có thể đăng nhập vào hệ thống khi chưa được cho phép; trừ trường hợp người dùng chủ động tiết lộ mật khẩu cho người khác hoặc vì sơ sót mà bị đánh cắp thông tin.

Hầu hết các phần mềm kế toán hay phần mềm khác như HRM, CRM,…đều sử dụng mật khẩu đăng nhập như một cánh cửa đầu tiên của lớp bảo mật.

Một số quy định về mật khẩu:

  • Hệ thống yêu cầu phải có mật khẩu đủ mạnh. Định kỳ thông báo nhắc người dùng đổi mật khẩu với nội dung không trùng nhau
  • Ngoại trừ người dùng không ai được biết mật khẩu; kể cả người quản lý cấp cao, nhà cung cấp phần mềm;… trừ trường hợp người dùng cho người khác biết hoặc sơ sót để lộ
  • Hệ thống không lưu mật khẩu; đề phòng rò rỉ dữ liệu khi người dùng mất máy tính hoặc đăng nhập ở máy tính công cộng
  • Quy định số lần nhập sai mật khẩu.
  • Trong một khoản thời gian, nếu người dùng không thao tác đăng nhập thì không thể nhập được; lúc đó buộc phải khởi động lại trình duyệt.
  • Trong thời gian cho phép, người dùng không thao tác thì hệ thống sẽ tự động thoát ra.

phần mềm kế toán

Ngoài cách dùng mật khẩu để tăng cường bảo mật cho hệ thống phần mềm thì doanh nghiệp có thể áp dụng đồng thời phương pháp phân quyền truy cập như sau:

Phân quyền truy cập các chức năng của phần mềm

Tương tự như các phần mềm khác, phần mềm kế toán cũng cấu thành từ nhiều phân hệ chức năng khác nhau. Dựa vào vị trí công việc, bộ phận phòng ban;… mà người dùng sẽ cần dữ liệu từ một hoặc một số phân hệ nhất định. Để đảm bảo bảo mật, hệ thống cho phép phân quyền truy cập các chức năng của phần mềm; chi tiết đến từng chức năng, các quyền như: thêm mới, sửa, xóa;… đồng thời theo từng đơn vị cũng như trạng thái của chứng từ.

Tăng cường bảo mật khi tích hợp IoT

IoT (Internet of Things) hay internet vạn vật là đề cập đến việc hàng tỷ thiết bị vật lý trên khắp thế giới được kết nối với internet. Với tốc độ phát triển và bùng nổ thông tin như hiện nay, xu hướng kết hợp giữa IoT và hệ thống ERP tổng thể hay với riêng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự;… ngày càng phổ biến.

Các doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt xu hướng để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp; thế nhưng vấn đề bảo mật vẫn là bài toán khó. Các thiết bị IoT hoạt động trên các thiết bị kết nối internet khác nên dễ dàng trở thành mục tiêu tấn công của các hacker khi muốn truy cập vào nguồn dữ liệu doanh  nghiệp.

phần mềm kế toán

Do đó, yêu cầu đặt ra là doanh nghiệp phải lựa chọn phần mềm quản lý có khả năng bảo mật tốt; tích hợp các công nghệ tiên tiến nhằm xóa bỏ các mối đe dọa.

Trong đó, thiết lập phần mềm trên nền tảng công nghệ Private Cloud là lựa chọn tối ưu. 

Private Cloud nghĩa là điện toán đám mây riêng tư; cho phép người dùng khai thác dữ liệu thông qua internet mà vẫn đảm bảo bảo mật; bởi vì quyền sở hữu, quyền quản lý hay sử dụng dữ liệu đều thuộc về doanh nghiệp; hoàn toàn không có sự chia sẻ hay liên quan đến một bên nào khác.

>>> Xem thêm: Doanh nghiệp lớn nên chọn Private Cloud hay Public Cloud?

Như vậy, để đảm bảo bảo mật dữ liệu trên phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể yêu cầu một trong những cách trên, hoặc một cách khác tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của mình. Còn lại, việc khảo sát, đưa ra giải pháp và triển khai trên thực tế, DIGINET sẽ hỗ trợ bạn thực hiện theo quy trình chặt chẽ và hiệu quả nhất. Liên hệ hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ chi tiết.

>>> Có thể bạn quan tâm: 11 chức năng quản lý nhân sự quan trọng thúc đẩy doanh nghiệp phát triển

Tác giả : Thái Hòa