Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương được triển khai như thế nào?

Bạn đang có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương; mặc dù đã có một lượng thông tin kha khá, nhưng hẳn là bạn vẫn còn bối rối không biết để lắp đặt một hệ thống phần mềm nhân sự thì sẽ cần gì, quy trình ra sao đúng không?

Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời những thắc mắc trên! Kéo xuống để xem chi tiết nhé!

Quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự tiền lương

Quản trị nhân sự tiền lương thường gặp khó khăn nhất ở khâu chuẩn bị dữ liệu; để có một bảng lương hoàn chỉnh, bộ phận nhân sự phải thực hiện việc chấm công, tính phép, sau đó kết chuyển thành lương; chưa kể những doanh nghiệp có cách tính lương theo sản phẩm, theo ca,…thì việc này còn phức tạp hơn. 

Vì vậy, những doanh nghiệp có quy mô lớn, từ 100 nhân viên trở lên với chính sách lương đa dạng, họ ưu tiên lựa chọn sử dụng phần mềm để tối ưu hiệu quả. 

>>> Xem thêm: Review phần mềm quản nhân sự tiền lương tốt nhất hiện nay

Một phần mềm đồ sộ, gồm đầy đủ tất cả các phân hệ, chưa chắc sẽ mang lại kết quả cho doanh nghiệp. Quan trọng nhất vẫn là tính phù hợp và tính ứng dụng thực tế. Nếu nhân viên không thể tận dụng giá trị của phần mềm thì xem như thất bại. Để tránh kịch bản đó diễn ra, doanh nghiệp cần một quy trình triển khai chuẩn nhất. 

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương của DIGINET được triển khai qua 8 bước như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch triển khai 

Xây dựng kế hoạch là 1 trong 4 nhiệm vụ quan trọng của quản lý. Kế hoạch được xem là bức tranh tổng quan nhất, giúp bạn biết chắc chắn những việc cần làm, người sẽ làm và thời gian để bắt đầu hay kết thúc.

Kế hoạch triển khai phần mềm rất quan trọng. Đối với một hệ thống đồ sộ và phức tạp như các phần mềm quản lý, xây dựng và triển khai theo kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, nhân sự cũng như dễ dàng phát hiện các thiếu sót để kịp thời điều chỉnh. 

Trong bước này, doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm cần thực hiện những việc sau:

• Thành lập ban dự án. Thành viên ban dự án nhất thiết cần có sự tham gia của Ban lãnh đạo doanh nghiệp. Họ sẽ là người hiểu và biết rõ nhất định hướng phát triển của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn nhất.
• Xây dựng điều lệ dự án, dựa vào đây các bên sẽ biết được vai trò cũng như nhiệm vụ mình cần phải làm. Tiếp đến là lập kế hoạch chi tiết, sao cho phù hợp với yêu cầu của 2 bên.
• Cuối cùng, các bên sẽ có buổi họp chính thức khởi động dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tiền lương theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Bước 2: Khảo sát và đưa ra giải pháp 

Ở bước này, nhà cung cấp phần mềm có trách nhiệm khảo sát thực trạng của doanh nghiệp; gồm: quy mô nhân sự, nhu cầu sử dụng; hơn nữa đặc điểm vận hành; cách thức tính lương, thưởng, phép, quy trình tuyển dụng, đào tạo,…cần được hiểu rõ ở giai đoạn này. “Chỉ có khám đúng bệnh thì mới bốc đúng thuốc” cho doanh nghiệp. 

Dựa trên những khảo sát có được, công ty phần mềm tiến hành viết tài liệu giải pháp; tiến hành demo để ban dự án xem xét và góp ý kiến. Nếu mọi thứ đều ổn, các bên sẽ thống nhất tài liệu đó và thực hiện bước tiếp theo.

Bước 3: Xây dựng hệ thống phần mềm quản trị nhân sự tiền lương

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương có thể “chạy” được hay không phần lớn là phụ thuộc vào giai đoạn này. Nhiệm vụ chính mà đơn vị phát triển phần mềm cần thực hiện đó là thiết lập chương trình và phát triển các tính năng đặc thù của doanh nghiệp. Ví dụ như: tính lương theo sản phẩm, theo ca làm việc, theo dự án,…

Ngoài ra, đơn vị phát triển phần mềm sẽ thiết kế các báo biểu, đáp ứng nhu cầu và tương thích với các đặc điểm, chương trình quản lý của doanh nghiệp. 

Bước 4: Cài đặt phần mềm nhân sự

Hiện nay, tùy vào nguồn lực của doanh nghiệp mà phần mềm được triển khai on-premise hoặc on-cloud.

Bước 5: Chuẩn bị đào tạo 

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương sau khi đã hoàn tất việc cài đặt, bước tiếp theo vô cùng quan trọng có tính quyết định đến sự thành bại của phần mềm đó là đào tạo sử dụng cho đội ngũ. 

Nhưng trước khi đào tạo, đơn vị phát triển phần mềm sẽ chuẩn bị tài liệu đào tạo; cách sử dụng các phân hệ được mô tả chi tiết, dễ hiểu để các buổi đào tạo diễn ra hiệu quả nhất. 

Bước 6: Đào tạo 

Nhân sự của doanh nghiệp sẽ được tham gia các buổi đào tạo từ tổng quan đến chi tiết. Các phương án đào tạo bổ sung cũng được đưa ra; nhằm đảm bảo mỗi nhân viên sử dụng thành thạo phần mềm.

Bước 7: Nghiệm thu phần mềm nhân sự tiền lương

Sau khi đã hoàn tất những bước trên, đơn vị phát triển phần mềm tiến hành bàn giao sản phẩm cho doanh nghiệp; tiếp đến sẽ hỗ trợ chuẩn bị nguồn lực cần thiết để ứng dụng phần mềm vào thực tế.

Bước 8: Ứng dụng thực tế phần mềm 

Đây là thời khắc quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm nhân sự chính thức được vận hành và mang lại những “trái ngọt” đáng mong chờ.

Đối với DIGINET, đây chưa phải là kết thúc, bởi đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong những giai đoạn phát triển tiếp theo. Việc bảo hành, bảo trì hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tiền lương được thực hiện định kỳ hoặc ngay khi có yêu cầu. 

>>> Xem thêm: Tiên chí chọn phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp từ 100 nhân viên

• CHIA SẺ:
• 
• 
•