Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp – 5 tiêu chí lựa chọn

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp – 5 tiêu chí lựa chọn

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp được đánh giá là một trong những chiến lược quan trọng của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp từ 100 nhân viên trở lên, việc lắp đặt phần mềm là điều cần thiết; để mọi dữ liệu được quản lý tập trung, chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban; giúp việc vận hành diễn ra suôn sẻ và đảm bảo phối hợp.

>>> Xem thêm: Sự thay đổi của doanh nghiệp sau khi dùng phần mềm nhân sự

Với sự phức tạp trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp trên 100 nhân viên; những phần mềm đóng gói với khả năng tùy biến bị hạn chế chắc chắn sẽ không thể đáp ứng đủ. Vì vậy, những phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp được viết riêng luôn là giải pháp tối ưu nhất. 

Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp phải chọn được phần mềm phù hợp với đặc điểm và nhu cầu của mình. Vậy dựa vào đâu doanh nghiệp xác định được phần mềm nên dùng?

5 tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Quản lý toàn diện quy trình nhân sự

Thông qua phần mềm, công việc của từng nhân viên được thể hiện chi tiết và rõ ràng. Chỉ cần click chuột, họ có thể nắm bắt được cách thức vận hành, tiến độ công việc, phối kết hợp với ai/phòng/ban nào, cần xin xét duyệt của ai và báo cáo cho ai.

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp cho phép nhà quản lý thiết lập và đánh giá KPI của theo nhân viên; nhóm nhân viên; phòng/ban hay ban dự án. Định kỳ từng tháng, quý hay khi cần thiết, việc đánh giá năng suất, hiệu quả làm việc trở nên dễ dàng, toàn diện và minh bạch hơn.

Bên cạnh đó, chức năng cảnh báo nhắc việc giúp cho mỗi nhân viên không bị bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ hay công việc nào. Những khách hàng đã sử dụng phần mềm nhân sự DIGINET HR đánh giá cao tính năng này; tỷ lệ trễ deadline vì bỏ lỡ thông tin giảm đi đáng kể.

tiêu chí chọn phần mềm nhân sự

Phần mềm nhân sự tích hợp, liên kết linh hoạt

Với sự phát triển như hiện nay, tốc độ và năng động, mỗi doanh nghiệp cần có tầm nhìn xa và sâu hơn để chủ động trước mọi tình huống. Trong việc xây dựng phần mềm cũng như vậy, cần có kế hoạch dài hạn song song với những dự định trước mắt.

Những phần mềm nhân sự được xây dựng trên hệ thống mở, dễ dàng liên kết sẽ là giải pháp tối ưu giúp bộ phận nhân sự nhanh chóng giải quyết các nhiệm vụ và kịp thời thích nghi với những biến động.

Còn nhớ từ lúc đại dịch Covid-19 bùng nổ vào cuối năm 2019, các doanh nghiệp lao đao bởi nền kinh tế đóng băng, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ tạm ngừng và ngừng; nhân viên buộc phải làm việc tại nhà vì giãn cách xã hội;… không ít doanh nghiệp cố cầm cự bằng cách cắt giảm nhân sự, giảm lương nhân viên,…Nhưng cũng rất nhiều doanh nghiệp đã trụ vững và phục hồi ngay sau tình hình tích cực hơn; đó là nhờ kịp thời thay đổi cách thức làm việc, chuyển từ offline sang online thông qua các hệ thống phần mềm, hay cải tiến hệ thống với các chức năng bổ sung phù hợp với yêu cầu làm việc mới. Thời điểm đó, những phần mềm đóng gói không có khả năng tùy biến linh hoạt đã không thể hỗ trợ doanh nghiệp như những gì được kỳ vọng.

>>> Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân sự chuẩn hóa theo từng ngành

phần mềm quản lý nhân sự

Mức độ hỗ trợ cho nhà quản lý

Nhà quản trị khi đã nắm trong tay “chân dung nhân sự” thì việc quản lý cũng hiệu quả hơn. Chân dung nhân sự gồm những thông tin như: tên, tuổi, quê quán; tình hình sức khỏe, quan hệ gia đình; bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng,…

Nếu như trước đây, để tìm kiếm những thông tin này khá mất thời gian và bất tiện bởi hồ sơ, giấy tờ rườm rà, thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, việc lấy được thông tin trở nên đơn giản vô cùng. Hơn nữa, nhờ chức năng đánh giá KPI của phần mềm mà người quản lý ra các quyết định thưởng phạt phù hợp.

Yếu tố bảo mật thông tin, dữ liệu

Doanh nghiệp càng nhiều nhân viên thì việc bảo mật thông tin; kiểm soát dữ liệu càng quan trọng. Rất khó để phát hiện ai tác động đến dữ liệu gây ra hậu quả; việc quy trách nhiệm hay xử lý theo quy định pháp luật cũng không dễ dàng v.v.

Hiện nay, phần mềm được thiết kế khác nhau nên khả năng bảo vệ cũng có sự chênh lệch. Do đó, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi quyết định lựa chọn.

Bạn có thể tham khảo các bậc bảo mật cơ sở dữ liệu của phần mềm nhân sự DIGINET HR. Hệ thống của chúng tôi bao gồm:

  • Khả năng phân quyền theo chức năng, dữ liệu cho từng người dùng
  • Ghi nhận và trả lại chính xác kết quả kiểm tra lịch sử hoạt động của người dùng
  • Mã hóa cho các dữ liệu quan trọng, nhạy cảm.

Chi phí triển khai phần mềm phù hợp

Liên quan đến chi phí, phần mềm có thể không được triển khai trong 2 trường hợp sau:

  • Doanh nghiệp không đủ kinh phí để thiết lập hệ thống phần mềm hoàn chỉnh ngay từ đầu. Lúc này doanh nghiệp nên xem xét lại nhu cầu hiện tại và tương lai để điều chỉnh; xem xét đầu tư vào xây dựng những phân hệ theo thứ tự ưu tiên.
  • Doanh nghiệp dành ngân sách cho các phần mềm dùng thử; nhiều người cho rằng cách này có thể giúp tìm ra phần mềm phù hợp. Nhưng thực tế thì ngược lại, những phần mềm dùng thử thường được thiết lập theo các đặc điểm chung; có thể dùng cho mọi doanh nghiệp với các tính năng cơ bản nhất. Còn khi áp dụng vào từng doanh nghiệp cụ thể thì phải tùy chỉnh theo các đặc thù của họ. Vậy thì có lẽ việc chi tiền này không có hiệu quả mà còn gây lãng phí không đáng; doanh nghiệp cần xem xét.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp trên đây chỉ là một phần nhỏ; để chọn được phần mềm thích hợp phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Nếu bạn có những góp ý bổ sung, thì đừng ngại hãy trao đổi cùng DIGINET nhé. Hotline: 0908 402 668