Payroll là gì? Những bất cập khi thiết lập Payroll trên Excel và giải pháp

Bài viết giải đáp payroll là gì và cung cấp giải pháp tính lương cho doanh nghiệp vừa và lớn, dựa trên sự phát triển của khoa học công nghệ 4.0.

Lương được xem như “thỏi nam châm quyền lực” giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân người tài. Tuy nhiên quá trình tính lương rất dễ xảy ra lỗi. Một khi xảy ra sai sót sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tinh thần của nhân viên và cuối cùng là có thể làm giảm năng suất kinh doanh. Hơn nữa, doanh nghiệp còn phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lương, thưởng, chính sách chế độ;…

Để đảm bảo nhân viên hài lòng và doanh nghiệp hoạt động đúng luật thì cần hiểu rõ payroll là gì, cũng như thiết lập các giải pháp phù hợp, hiệu quả.

Payroll là gì? Tầm quan trọng của payroll đối với doanh nghiệp

Trong trường hợp nhất định, payroll có thể mang ý nghĩa là bảng lương, sổ lương, tổng quỹ lương;…nhưng thông dụng nhất là bảng lương.

Trong quản lý nhân sự, nhất là quản lý về lương, thưởng, chính sách chế độ thì bảng lương là điều không thể thiếu. Bởi bảng lương thể hiện đầy đủ các thông tin như:

• Thông tin lương gốc (lương, phụ cấp)
• Thông tin chấm công, tăng ca, nghỉ phép
• Lương và phụ cấp thực tế tính trên công, phép thực tế
• Tổng thu nhập (Gross)
• Các khoản giảm trừ như: BHXH, thuế, giảm trừ gia cảnh, công đoàn,…
• Thu nhập tính thuế
• Thuế thu nhập
• Thực lĩnh
• Chi phí công ty

Như vậy đáp án của câu hỏi “payroll là gì” đó là công cụ để nhân viên xác định lương thực nhận của mình; là cơ sở để khiếu nại với doanh nghiệp khi phát hiện sai sót. Đồng thời giúp doanh nghiệp tổng hợp chi phí trả lương cho từng nhân viên; bộ phận, dự án;…Nhờ đó mà kiểm soát hiệu quả các khoản lương chi trả cho nhân viên và chi phí nhân sự nói chung; là cơ sở để doanh nghiệp ban hành chính sách lương hấp dẫn nhằm thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên; đặc biệt đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật về lương, các khoản khấu trừ, thuế,….

Căn cứ để xây dựng bảng lương hiệu quả

Doanh nghiệp thiết lập bảng lương dựa trên chính sách và mô hình của doanh nghiệp. Chẳng hạn như bảng lương theo mô hình trả lương thời gian hoặc lương sản phẩm hoặc lương hiệu quả hoặc sự kết hợp giữa chúng.

Mặt khác, doanh nghiệp còn cần đáp ứng các tiêu chí sau khi xây dựng bảng lương:

• Quy chế lương: những văn bản xác định các vấn đề về lương; thưởng và khoản tiền chi trả cho người lao động.
• Mức lương tối thiểu vùng: do pháp luật quy định; từ ngày 01/01/2021 mức lương tối thiểu vùng được quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP.
• Mức lương trung bình trên thị trường: căn cứ để thỏa thuận mức lương phù hợp với người lao động
• Quy định các khoản trích theo lương: các khoản trích cho BHXH, BHYT, công đoàn,…
• Bảng chấm công: thể hiện số công thực tế của mỗi nhân viên; số ngày nghỉ phép, đi công tác;…từ đó tính các khoản thu nhập mà nhân viên được hưởng trong kỳ.

Cách làm bảng lương hiện nay có nhiều sai sót là do đâu?

Đa số doanh nghiệp vẫn có thói quen làm bảng lương trên Excel. Sự sắp xếp hàng và cột ngay ngắn của Excel đang đánh lừa không ít đơn vị bằng cách tạo nên cảm giác dễ dàng và nhanh chóng khi thao tác. Tuy nhiên, với doanh nghiệp vừa và lớn, quy mô nhân viên vài trăm đến vài ngàn nhân viên thì đây chưa phải là công cụ tối ưu nhất.

Trên Excel dữ liệu mất tính đồng nhất. Xuất phát từ việc giới hạn về hàng cột trên mỗi bảng tính và không thể liên kết tự động để lấy dữ liệu nên người dùng khó lòng chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu một cách kịp thời và chính xác.

Hơn nữa, dữ liệu không được lấy tự động mà phải nhập từ nhiều nguồn; đây là lý do vì sao sai sót thường xuyên xảy ra khiến người dùng mất thời gian để kiểm tra, chỉnh sửa và bổ sung. Bên cạnh đó, Excel không có chức năng lưu tất cả các vết chỉnh sửa dữ liệu; việc bảo mật còn hạn chế nên việc quản lý không thể toàn diện và chính xác 100%.

Trên thực tế, công thức tính lương xây dựng trên Excel không thể bao quát hết các trường hợp. Nếu phát sinh trường hợp đặc thù/ ngoại lệ thì người dùng phải sửa trực tiếp trên bảng tính gây ra nhầm lẫn, sai sót. Ngoài ra, các cập nhật trên Excel được thực hiện rất thủ công và không đảm bảo sự minh bạch cần thiết.

Giải pháp thiết kế bảng lương chính xác, theo đặc thù của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau đối với việc quản lý nhân sự. Trong đó chấm công, tính lương đơn giản hay phức tạp phụ thuộc rất lớn vào quy mô cũng như chính sách của doanh nghiệp. Chính vì thế các giải pháp được thiết kế riêng biệt được ưu tiên lựa chọn.

Mặt khác, với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ như hiện nay, nếu bỏ qua các phần mềm quản lý tiên tiến thì quả là một điều đáng tiếc. 

Với phần mềm nhân sự DIGINET HR, việc thiết lập và quản lý bảng lương trở nên đơn giản và chính xác.

Phần mềm cho phép quản lý dữ liệu tập trung trên một hệ thống; giảm thiểu hồ sơ giấy tờ trong quản lý nhân sự. Nhân viên có thể xử lý công việc tức thời và ở bất kỳ đâu ngoài văn phòng.

Khai báo chính sách lương theo từng đối tượng: vị trí, phòng ban;… các thao tác được xử lý hàng loạt với độ chính xác cao nhất. Đặc biệt phân quyền chặt chẽ và audit log tất cả các thao tác, đảm bảo sự minh bạch trong khâu quản trị dữ liệu.

Trên phần mềm, các sai sót được hạn chế tối đa nhờ chính sách được tính toán và xử lý tự động. Đối với công thức tính toán, các báo cáo, báo biểu;… người dùng có thể chủ động khai báo và thiết lập theo nhu cầu sử dụng. Các báo cáo được truy xuất một cách nhanh chóng; hỗ trợ việc ra quyết định kịp thời và hiệu quả nhất.

Công tác quản lý C&B thuận tiện và chính xác gần như tuyệt đối nhờ phần mềm. Chẳng hạn như dữ liệu chấm công được tự động kết chuyển sang tính lương; giảm việc nhập liệu đồng nghĩa với tăng độ chính xác trong tính toán. Tính tuân thủ trong công tác C&B cũng chặt chẽ hơn, không chỉ đảm bảo các chính sách đặc thù của công ty được thực hiện mà còn tuân thủ theo quy định của pháp luật về lao động, thuế, hợp đồng,…

Phần mềm DIGINET HR giúp phòng nhân sự có nhiều thời gian cho công tác phân tích, định hướng chiến lược nhân sự thay vì chỉ xử lý sai sót và nhập liệu.

Sản phẩm do DIGINET phát triển hỗ trợ cho doanh nghiệp hoạt động ở nhiều mô hình khác nhau; tùy thuộc vào tầm nhìn và chiến lược phát triển mà doanh nghiệp có thể tùy biến để đạt được kết quả cao nhất.

Payroll là gì đã được giải đáp và bạn có thể tải tài liệu phần mềm quản lý nhân sự DIGINET HR tại đây hoặc liên hệ hotline: 0908 402 668 để được tư vấn chi tiết hơn.

>>> Xem thêm: Bí quyết nâng cấp các hoạt động giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

• CHIA SẺ:
• 
• 
•