Làm sao đánh giá nhân viên cuối năm không còn chung chung cho có lệ?

Làm sao đánh giá nhân viên cuối năm không còn chung chung cho có lệ?

Tôi từng tham gia một buổi đánh giá nhân viên như thế này: vào một ngày giữa tháng 1 – tháng mở đầu một năm mới và cũng có thể hiểu là một chặng đường mới, sếp đã gọi tất cả nhân viên của mình vào phòng họp. Sau đó, yêu cầu từng nhân viên nói về những việc mình đã làm được và chưa làm được trong năm qua.  Cứ như thế, từng nhân viên chia sẻ cho đến hết; cuối cùng sếp sẽ chốt lại và đặt ra mục tiêu trong năm mới này và cứ như thế buổi đánh giá kết thúc.

Có lẽ bạn cũng không xa lạ gì nữa, có khi ngay chính doanh nghiệp bạn cũng đang đánh giá nhân viên như thế.

Cách làm này phát sinh một số vấn đề:

Không khí ít căng thẳng vì trông nó giống như một buổi trao đổi bình thường. Điều này không có nghĩa là đánh giá nhân viên phải căng thẳng; ở đây nhấn mạnh vào việc sau buổi đánh giá, nhân viên cần biết một cách rõ ràng họ đã làm được những gì, cần phát huy chỗ nào; bên cạnh đó phần người quản lý phải nắm được kết quả chung để xây dựng chiến lược sắp tới. Đương nhiên tất cả những điều này phải dựa trên số liệu chính xác, xuyên suốt cả quá trình. Thử nghĩ xem, trong buổi trao đổi kia thì người nhân viên sẽ nhớ được bao nhiêu điều mình đã làm, liệu có chính xác không? 

Chất lượng các phản hồi không cao, nếu không muốn nói là kém. Đây chính là nguyên nhân các nhân viên cho rằng “sếp chỉ nói chung chung”. Xuất phát từ việc thiếu dữ liệu, thời gian có hạn nên sếp chỉ đề cập đến những vấn đề chung của một bộ phận hoặc một vị trí nào đó; việc đưa ra nhận xét cho mỗi cá nhân được xem là điều bất khả thi.

Nhưng chúng ta cần làm rõ vai trò của việc đánh giá nhân viên. Thật sự nhiệm vụ này vô cùng quan trọng đối với việc quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Chỉ khi nào nhân viên nhận thấy hạn chế của mình để khắc phục và người quản lý biết điểm yếu ở đâu để đào tạo thì doanh nghiệp mới có một đội ngũ giỏi, gắn bó.

Vậy làm thế nào để nâng chất hoạt động đánh giá nhân sự trong doanh nghiệp? Cùng xem nhé!

Xác định mục đích của hoạt động đánh giá nhân viên

Nếu doanh nghiệp không thực hiện đánh giá nhân viên hoặc thực hiện không đúng cách, thì sẽ làm sai lệch dữ liệu đánh giá dẫn tới các quyết định sai lầm về cơ chế lương thưởng, phân bổ nhân sự và kế hoạch kinh doanh, sản xuất.

Việc này có thể diễn ra định kỳ theo tháng/quý/năm; trong đó đánh giá cuối năm là kỳ quan trọng nhất cần chuẩn bị thật kỹ. Mục đích đánh giá  hướng đến tổng kết và trao đổi trung thực kết quả quá trình làm việc. Cụ thể:

Đối với nhân viên:

  •  Chỉ ra kết quả đạt được cũng như điểm cần thay đổi ở nhân viên. Theo cách này, nhân viên nhận thấy sự ghi nhận công sức từ phía doanh nghiệp; đồng thời có cơ sở để trau dồi phát triển bản thân.
  •  Minh bạch và công bằng trong việc thưởng cuối năm.
  •  Giúp nhân viên xác định rõ ràng mục tiêu phát triển trong năm tới.

Đối với người quản lý và doanh nghiệp:

  •  Đánh giá chính xác và xác lập chính sách thưởng hợp lý; tránh tình trạng nhân viên “bằng mặt không bằng lòng” đối với việc thưởng cuối năm.
  •  Phân bổ lại nguồn nhân lực; phát huy lợi thế của từng nhân viên nhằm đạt năng suất lao động cao nhất.
  • Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá mới kèm theo các kỳ vọng.
  •  Duy trì sự gắn kết, gắn bó giữa nhân viên với doanh nghiệp và giữa nhân viên với nhau.

đánh giá nhân viên

Cách thức đánh giá nhân viên hiệu quả

Nguyên tắc đánh giá dựa trên sự minh bạch, công bằng, dựa trên dữ liệu thực tế và có quy trình. Các tiêu chí đánh giá nhân viên cũng vô cùng quan trọng và phải được xây dựng ngay từ đầu, cũng như thông tin bộ chỉ tiêu này đến nhân viên như là một cơ sở cơ bản để nhân viên dựa vào đó phát huy bản thân.

Các tiêu chí đánh giá nhân viên phổ biến

  •  Tiêu chí về thái độ: tính trung thực, nhiệt tính, tôn trọng; giờ giấc làm việc, sự hợp tác, phối hợp,…
  •  Các tiêu chí năng lực: hiệu suất làm việc, mức độ hoàn thành công việc; thời gian hoàn thành công việc,…

Phương pháp đánh giá nhân viên

  • Phương pháp đánh giá 360 độ: nhân viên được đánh giá dựa trên phản hồi của quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên bộ phận khác, khách hàng,…Bằng cách này kết quả đánh đánh sẽ thể hiện đồng thời thái độ làm việc và năng lực của nhân viên.
  • Phương pháp Checklist: người quản lý trực tiếp sẽ đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên qua bảng các câu hỏi được soạn thảo sẵn dưới dạng câu hỏi “có/không”.
  • Phương pháp tự đánh giá: nhân viên tự đánh giá năng lực của mình bằng cách trả lời các câu hỏi có nhiều đáp án. Sau đó, nhân viên tiếp tục trao đổi với người quản lý của mình; qua đó họ có thể thấy được các hạn chế của mình và cùng nhà quản lý đưa ra giải pháp để khắc phục.
  •  Đánh giá nhân viên dựa trên điểm năng lực: đây là phương pháp được áp dụng nhiều nhất; theo đó năng lực của nhân viên sẽ được đánh giá theo thang điểm quy định trước, từ rất tệ đến xuất sắc. Dựa vào kết quả người quản lý có thể so sánh các nhân viên với nhau; hơn nữa làm rõ những năng lực cần cải thiện hoặc phát huy.

đánh giá nhân viên

Quy trình đánh giá nhân viên

Việc đánh giá cuối năm thành công hay thất bại phụ thuộc rất lớn vào quy trình phản hồi và mức độ phản hồi giữa người quản lý và nhân viên. Để đạt được kết quả tốt, ngay từ đầu người quản lý phải minh bạch những gì sẽ diễn ra; đưa ra kế hoạch cụ thể để thống nhất từ trên xuống dưới cũng như cho nhân viên thấy tầm quan trọng của việc đánh giá và yêu cầu họ phải thực hiện một cách nghiêm túc.

Quy trình của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Tuy nhiên 3 bước dưới đây thực sự cần thiết cho việc tiến hành thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả.

Bước 1: Cung cấp biểu mẫu đánh giá

Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ soạn thảo biểu mẫu đánh giá theo yêu cầu của ban lãnh đạo. Sau đó cung cấp biểu mẫu này cho nhân viên để họ tự đánh giá; hoặc các nhân viên khác đánh giá chéo lẫn nhau; hoặc mẫu đánh giá của quản lý trực tiếp hoặc quản lý cấp trung; mẫu đánh giá theo nhóm;…

Có 2 cách thực hiện: offline (in và phân phát tới đối tượng cần đánh giá) và online. Hiện nay, đánh giá online được ưu tiên hơn vì thực hiện đơn giản, ít tốn thời gian.

Bước 2: Chuẩn bị trước khi trao đổi trực tiếp

Sau khi tổng hợp kết quả từ các biểu mẫu, người quản lý phần nào thấy được chân dung nhân viên gồm thông tin cá nhân, vị trí; mức độ hoàn thành công việc; lợi thế cũng như các hạn chế. Sau đó thống kê các vấn đề còn khúc mắc, đặt thêm các câu hỏi để khai thác nhân viên.

Bước 3: Trao đổi trực tiếp với nhân viên

Người quản lý cần lưu ý đánh giá nhân viên là một cuộc trao đổi 2 chiều, cho nên hãy tránh trường hợp đọc lại các kết quả đã đạt được hoặc chưa được của nhân viên. Người quản lý có thể thực hiện như sau:

– Đưa ra các nhận xét tích cực và tiêu cực một cách rành mạch và tách biệt với nhau. Cách này giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận; dễ thống kê một cách đầy đủ và liên kết với nhau; tránh trường hợp nhận xét đan xen và cuối cùng nhân viên của bạn không thể nhớ bất kỳ điều gì.

– Dùng dẫn chứng cụ thể đã xảy ra trong suốt quá trình làm việc. Đây là những minh chứng thuyết phục nhất để làm rõ cho những ý kiến của bạn.

– Giữ thái độ xây dựng trong khi trao đổi với nhân viên. Việc áp đặt ý kiến hoặc gay gắt với nhân viên chỉ khiến cho buổi trao đổi căng thẳng hơn; đương nhiên bạn cũng sẽ không nhận được sự chia sẻ thật lòng từ phía nhân viên.

– Chốt lại và công khai kết quả. Cuối cùng hãy chốt lại quan điểm bằng những gạch đầu dòng thật rõ ràng vì đây là cơ sở để nhân viên của bạn phấn đấu trong thời gian tới.

Những lưu ý trên đây là vô cùng quan trọng để buổi đánh giá nhân viên đạt hiệu quả cao nhất; bạn có thể thấy nó chưa hoàn toàn phù hợp với công ty mình; bởi mỗi công ty sẽ có cách thức thực hiện khác nhau nhưng cơ bản vẫn dựa trên công cụ thực hiện hiện đại, bắt kịp xu hướng là các phần mềm quản lý đánh giá nhân sự. Hãy chia sẻ với chúng tôi mối bận tâm của bạn, DIGINET sẽ mang lại giải pháp phần mềm chuyên sâu nhất; vui lòng liên hệ hotline: 0908 402 668.