Kế hoạch triển khai phần mềm HRM đầy đủ và hiệu quả nhất

Việc triển khai phần mềm HRM gặp thất bại là điều không một ai muốn; nhưng đôi khi nó vẫn xảy ra.

Bằng kinh nghiệm 25 năm của mình, chúng tôi muốn chia sẻ với bạn như thế nào là triển khai phần mềm thất bại. Sẽ có 2 biểu hiện của phần mềm được đánh giá là thất bại: Thứ nhất, nhân viên không thể sử dụng phần mềm để giải quyết công việc; thứ hai, phần mềm không đáp ứng được hết các nhu cầu của doanh nghiệp.

Để tránh mắc sai lầm hay sai lầm lần hai thì bạn nên chuẩn bị cho mình kế hoạch thực hiện chi tiết; trong đó làm rõ các vấn đề: nguồn lực, tài nguyên cần thiết, cơ sở hạ tầng, sự phối hợp giữa các bên tham gia,…và quan trọng hơn cả chính là mục tiêu và giải pháp phần mềm HRM hợp lý với tầm nhìn; chiến lược phát triển trung và dài hạn của doanh nghiệp.

Các bước triển khai phần mềm HRM

Nhưng trước tiên, bạn có thắc mắc rằng tại sao nên triển khai phần mềm HRM không nhỉ?

Bạn đúng rồi đấy! Đây là phần mềm hỗ trợ bộ phận nhân sự thực hiện các nghiệp vụ của mình; điều đáng nói đó là quy trình thực hiện được tự động hóa; đảm bảo minh bạch, chính xác và bảo mật tốt hơn nhờ phần mềm.

Để hiểu rõ hơn về hiệu quả của phần mềm này, bạn xem ở đây nhé!

Còn bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu từng bước trong quy trình triển khai!

Bước 1: Lên kế hoạch triển khai

Bất kỳ một bảng kế hoạch cơ bản nào cũng sẽ gồm những mục như: thời gian, giai đoạn, thành phần thực hiện, nội dung thực hiện.

Kế hoạch triển khai phần mềm HRM cũng như vậy; cũng sẽ gồm ban dự án; các giai đoạn và nhiệm vụ của từng giai đoạn. Tuy nhiên, ở bước này điều quan trọng nhất bạn không được qua loa chính là thành lập ban dự án.

Những thành viên thuộc ban dự án có trách nhiệm đưa ra yêu cầu, phối hợp và kiểm soát quá trình thiết kế cũng như lắp đặt và đào tạo sử dụng phần mềm của đơn vị cung cấp.

Ban lãnh đạo cần trực tiếp tham gia; đóng vai trò là người định hướng và đánh giá chất lượng của sản phẩm. Đảm bảo phần mềm được thiết lập có thể giải quyết các bài toán quản trị ở hiện tại và trong tương lai.

Bước 2: Khảo sát và đưa ra giải pháp

Tôi chắc rằng nếu bạn từng tiếp xúc với những phần mềm đóng gói, có khuôn mẫu sẵn thì đây là một bước lạ lẫm. Bởi vì để lắp đặt kiểu phần mềm đó thì không cần phải khảo sát gì cả.

Nhưng nếu bạn cần một phần mềm để quản lý hàng trăm/nghìn nhân viên thì đương nhiên chúng tôi cần xem xét thực trạng; đánh giá nhu cầu và xu hướng tương lai để có thể tư vấn giải pháp thích hợp.

Cuối bước này, doanh nghiệp và nhà cung cấp cần thống nhất tài liệu giải pháp mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Bước 3: Xây dựng hệ thống

Đội ngũ triển khai bắt đầu thiết lập chương trình quản lý ở bước này. Các phần mềm nhân sự online muốn hoạt động trơn tru với mức độ chính xác cao thì buộc phải “xâm nhập” và “phá vỡ” các “khối u” của doanh nghiệp; bằng cách phát triển các tính năng mang tính đặc thù có khả năng xử lý gọn gàng các vấn đề quản lý.  

Tôi chắc chắn một điều các phần mềm đóng gói khó có thể làm được điều này; khi mà chúng được thiết kế sẵn và tính mở rộng, liên kết gần như là bằng 0.

Bước 4: Cài đặt phần mềm quản lý nhân sự

Ban dự án gồm thành viên đại diện công ty và bên nhà cung cấp phần mềm sẽ tiến hành khảo sát cơ sở hạ tầng; nếu đủ điều kiện thì tiếp theo sẽ cài đặt máy chủ và các máy trạm. Dựa vào đó phần mềm HRM được lắp đặt với một tiêu chuẩn cụ thể; nhằm đảm bảo phần mềm sẽ thực hiện các chức năng của mình một cách tốt nhất.

Bước 5: Chuẩn bị đào tạo và đào tạo

Phần mềm có được triển khai thành công hay không phụ thuộc vào sự phối hợp của 3 đối tượng: nhà quản trị, người dùng cuối và đơn vị triển khai.

Nếu như các bước trên, nhà quản trị và đơn vị triển khai liên kết chặt chẽ với nhau, thì ở bước này người dùng cuối sẽ tham gia tích cực hơn vào quy trình. Họ sẽ là người được hướng dẫn trực tiếp cách vận hành phần mềm để thực hiện các công việc của mình; nói cách khác mục tiêu là để phần mềm không gặp thất bại vì nguyên nhân nhân viên không dùng được phần mềm.

Quá trình chuẩn bị, đơn vị triển khai sẽ chuẩn bị các dữ liệu, tài liệu và lập kế hoạch đào tạo.

Sau khi thống nhất phương án sẽ tiến hành đào tạo từ tổng quan đến chi tiết từng phân hệ trong phần mềm.

Bước 6: Nghiệm thu phần mềm

Đến bước này có thể xem quá trình triển khai phần mềm đã hoàn thành 90%. Bên triển khai sẽ tiến hành bàn giao sản phẩm và chuẩn bị các điều kiện cần và đủ khác để ứng dụng trên thực tế.

Bước 7: Ứng dụng thực tế phần mềm nhân sự online HRM

Hệ thống vận hành chính thức hoạt động. Có lẽ tôi hiểu bạn, bạn sẽ có những lo ngại về việc những phát sinh trong và sau giai đoạn này thì ai sẽ là người giải quyết; đừng lo lắng, DIGINET sẽ hỗ trợ bảo hành và bảo trì hệ thống ngay khi bạn có yêu cầu; vì thế bạn cứ yên tâm sử dụng phần mềm để quản lý doanh nghiệp của mình nhé.

>>> Xem thêm: 7 chức năng chính của phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp

Một số lưu ý khi triển khai phần mềm nhân sự HRM

Sau đây là 4 điểm mà bạn cần chuẩn bị trước khi tiến hành triển khai phần mềm

– Chắc chắn có sự tham gia trực tiếp của Ban lãnh đạo, Ban giám đốc. Bởi vì họ sẽ là người vạch ra định hướng phát triển lâu dài của phần mềm; không ai có thể hiểu doanh nghiệp đang cần gì và sẽ cần gì hơn họ. Hơn nữa, thời gian triển khai lý tưởng là từ 3-6 tháng, tùy vào quy mô và độ phức tạp; để đảm bảo đúng hạn thì cần những quyết định nhanh chóng và kịp thời của các lãnh đạo.

– Đặt mục tiêu công việc rõ ràng và thiết thực trong từng giai đoạn triển khai phần mềm HRM. Điều này giúp toàn bộ quá trình đi đúng hướng; dễ dàng tháo gỡ các khúc mắc phát sinh.

– Luôn luôn trong tư thế sẵn sàng thay đổi để đạt được phương án giải quyết hợp lý.

– Cuối cùng, ban triển khai dự án cần chủ động làm quen và “sống chung” với những áp lực; ngày càng tăng trong thời gian triển khai dự án.

Bạn thấy đấy, kế hoạch triển khai phần mềm HRM chỉ vỏn vẹn trong bài viết chưa đến 2000 từ; nhưng thực tế đây là một chặng đường dài với không ít khó khăn; đương nhiên để thành công cả doanh nghiệp và đơn vị cung cấp phải cùng nhau vượt qua những thách thức đó. Nếu bạn đang tìm một người đồng hành đủ kiên nhẫn; đủ kiến thức để đưa ra giải pháp chính xác thì hãy liên hệ với DIGINET; chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của bạn.

>>> Xem thêm: Giải pháp nhân sự mùa covid-19

• CHIA SẺ:
• 
• 
•