Công cụ quản lý chi phí dự án ứng dụng công nghệ 4.0

Công cụ quản lý chi phí dự án ứng dụng công nghệ 4.0

Chi phí dự án nếu không được quản lý tốt rất dễ làm doanh nghiệp rơi vào tình trạng chi tiêu quá mức; gây nên tình trạng thiếu hụt nguồn lực và có thể kéo dài thời gian thực hiện dự án làm cho khách hàng không hài lòng cũng như nhiều vấn đề không đáng có khác.

Nếu như trước đây việc quản lý chi phí gặp nhiều khó khăn liên quan đến nhân lực; dữ liệu dự báo, công cụ lạc hậu;… thì nay dưới sự tác động của công nghệ 4.0, những điều này được giải quyết hiệu quả bởi các phần mềm quản lý dự án hiện đại.

Vì sao chi phí dự án nên được quản lý bằng phần mềm?

Chi phí dự án được ước tính dựa vào các yếu tố như: nhân công, nguyên vật liệu, thiết bị, cơ sở vật chất, nhà cung cấp, rủi ro;… và việc tính toán diễn ra phức tạp trong mỗi giai đoạn dự án.

Người quản lý dự án có thể phải đối mặt với những thách thức như:

  • Không đủ ngân sách cần thiết để hoàn thành dự án
  • Chi phí vượt mức do ước tính chi phí không chính xác, làm ảnh hưởng đến tổng lợi nhuận
  • Mất nhiều thời gian thực hiện, dữ liệu sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả của toàn dự án.

Bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý dự án, người quản lý có thể dễ dàng giải quyết những vấn đề trên một cách hiệu quả. Phần mềm quản lý dự án không chỉ là công cụ đắc lực quản lý các chi phí mà còn là đòn bẩy giúp doanh nghiệp tăng cường sức mạnh cạnh tranh trên thị trường; nhờ vào các tính năng nổi bật như:

Quản lý dòng tiền

Tính năng quản lý dòng tiền trên phần mềm cho phép theo dõi dòng tiền kế hoạch và dòng tiền thực tế theo từng tháng/năm. Thông qua việc ước tính chi phí dự án và xem xét khả năng đáp ứng của doanh nghiệp để đánh giá mức độ khả thi trước khi thực hiện.

chi phí dự án

Quản lý ngân sách thực hiện dự án

Phần mềm thay thế con người trong việc dự toán chi phí cho từng hạng mục công việc. Sau đó tiến hành tách nhỏ ngân sách để bắt đầu triển khai

Quản lý tổng thể dự án

Quản lý dự án bao gồm: dự toán định mức vật tư (BOQ); tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà thầu chính, thầu phụ; theo dõi tiến độ thực hiện của từng nhà thầu; theo dõi các khoản thanh toán cho nhà thầu; xuất – nhập vật tư; quản lý việc ký kết hợp đồng không vượt quá ngân sách đã phê duyệt;…

Nhờ vào tính năng này mà người quản lý kiểm soát quá trình dự án diễn ra một cách toàn diện; đảm bảo chi phí dự án không vượt quá ngân sách ban đầu.

chi phí dự án

Phần mềm quản lý tích hợp trên điện thoại di động

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng, các phần mềm quản lý dự án vừa tích hợp các tính năng quản lý chuyên sâu vừa cung cấp đa nền tảng làm việc. Bao gồm làm việc trên Win app, Web app và Mobile app;… giúp người dùng có thể hoàn tất công việc mọi lúc mọi nơi, trong mọi điều kiện làm việc; chẳng hạn như khi làm việc tại nhà trong thời gian Covid diễn ra. 

>>> Xem thêm: Mobile app quản lý dự án bất động sản 

Nếu bạn muốn tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý dự án, quản lý chi phí dự án vui lòng liên hệ hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ tốt nhất.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý khách hàng nên có trong mùa Covid-19