Quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp hiệu quả hơn khi tránh 5 vấn đề này!

18/07/2025 07:47
Quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp hiệu quả hơn khi tránh 5 vấn đề này!

Những sai lầm phổ biến khi quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp là gì? Trong thời đại số, dữ liệu không chỉ là thông tin nội bộ mà còn là tài sản chiến lược của doanh nghiệp. Việc quản lý dữ liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác, tối ưu quy trình vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn mắc phải những sai lầm cơ bản khi xử lý và khai thác dữ liệu.

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến trong quản lý dữ liệu doanh nghiệp và giải pháp tối ưu hiệu quả.

Dữ liệu bị phân tán ở nhiều nơi, không tập trung

Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý theo kiểu thông tin khách hàng ở file Excel, tồn kho trong phần mềm riêng, kế toán dùng một hệ thống khác. Điều này khiến doanh nghiệp không có cái nhìn tổng thể tình hình hoạt động kinh doanh của mình và mất thời gian đối chiếu giữa nhiều phần mềm khác nhau.

Nhằm tránh lãng phí thời gian, dễ sai sót cũng như đánh giá toàn diện tình hình vận hành nhiều doanh nghiệp đã sử dụng một hệ thống ERP nhằm tập trung toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận như bán hàng, kế toán, kho, nhân sự… và giảm sai sót thủ công.

Không phân quyền truy cập dữ liệu rõ ràng

Không phân quyền nên bất kỳ ai cũng có thể truy cập dữ liệu, dẫn đến có những nhân viên truy cập dữ liệu không cần thiết cho công việc khiến họ mất nhiều thời gian hơn để tìm kiếm thông tin mình muốn, kết quả công việc không hoàn thành hoặc hiệu suất thấp. Ngoài ra việc rò rỉ thông tin hoàn toàn có thể xảy ra khi quyền truy cập không được kiểm soát.

Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần thiết lập phân quyền người dùng chi tiết theo vai trò và phòng ban. Với hệ thống ERP cho phép kiểm soát quyền truy cập linh hoạt, đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả làm việc.

Không sao lưu dữ liệu thường xuyên

Mất dữ liệu do không sao lưu thường xuyên là một rủi ro lớn. Khi máy tính gặp sự cố, phần mềm lỗi, hoặc bị virus tấn công, toàn bộ dữ liệu có thể biến mất vĩnh viễn nếu không có bản sao lưu.
Doanh nghiệp nên chọn một hệ thống quản lý dữ liệu có khả năng sao lưu tự động và lưu trữ trên nền tảng đám mây (cloud). Điều này đảm bảo bạn có thể dễ dàng khôi phục dữ liệu bất cứ khi nào có sự cố xảy ra.

quản lý dữ liệu

Không phân tích dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp chỉ thu thập và lưu trữ dữ liệu mà bỏ qua bước phân tích chuyên sâu. Dữ liệu thô dù nhiều đến mấy, cũng chỉ là những con số vô nghĩa nếu không được xử lý và chuyển thành thông tin có giá trị. Điều này ảnh hưởng đến quá trình đưa ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp, từ tối ưu hóa hoạt động đến nắm bắt thị trường.

Để khắc phục vấn đề này, giải pháp chính là ứng dụng các công cụ phân tích dữ liệu (Business Intelligence – BI). Các công cụ BI không chỉ đơn thuần thu thập mà còn giúp:

  • Trực quan hóa dữ liệu: Biến những con số phức tạp thành các biểu đồ, đồ thị và dashboard trực quan, dễ hiểu. Điều này giúp lãnh đạo và các bộ phận liên quan nắm bắt tình hình tổng quan và chi tiết một cách nhanh chóng.
  • Phát hiện xu hướng và mô hình: Thông qua các công cụ BI, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận diện các xu hướng tăng trưởng, suy giảm, hoặc các mô hình hành vi lặp lại của khách hàng và thị trường.
  • Xác định vấn đề và cơ hội: Dữ liệu được phân tích sẽ làm nổi bật những vấn đề đang tồn tại cần được giải quyết, đồng thời chỉ ra những cơ hội mới để khai thác và phát triển kinh doanh.
  • Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Với cái nhìn sâu sắc và toàn diện về dữ liệu, lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên cơ sở khoa học, từ đó tối ưu hóa hiệu suất, nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Thiếu tiêu chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu

Không chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu là một vấn đề phổ biến, gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp. Ví dụ như tên của một khách hàng nhưng lại được ghi nhận theo nhiều cách khác nhau: “Nguyễn Văn A”, “N. Văn A”, “Anh A”,… sẽ dẫn đến sự rối loạn dữ liệu và gây cản trở nghiêm trọng cho quá trình thống kê, phân tích.

Khi dữ liệu không được chuẩn hóa khiến việc tổng hợp, phân tích trở nên phức tạp và mất thời gian, dẫn đến các báo cáo không chính xác hoặc thiếu sót. Dữ liệu đầu vào không chuẩn xác, các quyết định kinh doanh dựa trên đó cũng sẽ kém hiệu quả hoặc sai lầm. Nhân viên phải tốn nhiều thời gian để chỉnh sửa, đối chiếu dữ liệu thủ công, làm giảm năng suất và tăng chi phí vận hành.

Hoặc khi doanh nghiệp muốn tích hợp các hệ thống khác nhau (ví dụ: CRM, ERP), dữ liệu không chuẩn hóa sẽ là rào cản lớn, gây ra lỗi và xung đột.

Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng quy định chuẩn về nhập liệu. Cần ban hành các quy định rõ ràng và chi tiết về cách thức nhập liệu cho từng loại dữ liệu cụ thể, ví dụ:

  • Định dạng ngày tháng: Luôn theo một định dạng thống nhất (ví dụ: DD/MM/YYYY hoặc YYYY-MM-DD).
  • Cách viết tên: Quy định rõ ràng về việc viết hoa chữ cái đầu, có dấu hay không dấu, thứ tự họ tên.
  • Mã sản phẩm/Mã khách hàng: Thiết lập hệ thống mã hóa duy nhất và nhất quán.
  • Địa chỉ, số điện thoại: Đảm bảo định dạng chuẩn.
  • Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đảm bảo tất cả nhân viên liên quan đến nhập liệu đều hiểu rõ và tuân thủ các quy định đã đặt ra. Việc này cần được thực hiện thường xuyên.

Ngoài việc đặt ra quy định chuẩn về cách nhập dữ liệu ngay từ đầu, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP hỗ trợ kiểm tra và cảnh báo dữ liệu trùng lặp.

quản lý dữ liệu

Quản lý dữ liệu ngày nay không còn là nhiệm vụ riêng của phòng kế toán hay bộ phận IT nữa. Đây đã trở thành một nhiệm vụ chiến lược của toàn bộ doanh nghiệp. Tránh được 5 sai lầm phổ biến đã đề cập là bước khởi đầu thiết yếu để doanh nghiệp xây dựng một nền tảng quản lý hiện đại và phát triển bền vững.

Trong bối cảnh đó, các giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) không chỉ đơn thuần là công cụ lưu trữ dữ liệu.

ERP đóng vai trò cốt lõi trong việc:

  • Chuẩn hóa dữ liệu: Đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu ngay từ ban đầu, loại bỏ tình trạng trùng lặp và sai sót.
  • Phân tích chuyên sâu: Tích hợp các công cụ BI, giúp doanh nghiệp biến dữ liệu thô thành những thông tin giá trị, dễ dàng nhận diện xu hướng, vấn đề và cơ hội.
  • Khai thác dữ liệu hiệu quả: Tối ưu hóa quy trình sử dụng và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường đầy biến động. Đầu tư vào quản lý dữ liệu chính là đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp. Liên hệ DIGINET qua hotline: 0908 402 668 để được tư vấn giải pháp ERP hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

>>> Xem thêm: Vì sao quản trị bằng dữ liệu ngày càng được chú trọng hơn tại các doanh nghiệp?

Tác giả : Thái Hòa