3 cách tránh lãng phí khi triển khai ERP cho doanh nghiệp

01/12/2020 09:20

Quá trình triển khai ERP có thể kéo dài đến vài tháng hoặc cả năm tùy vào mức độ phức tạp của quy trình hoạt động, số lượng phân hệ mà bạn muốn triển khai và nhiều yếu tố khác. Do đó, quá trình triển khai cần được kiểm soát chặt chẽ, sát sao nhằm tránh lãng phí các nguồn lực thời gian, con người và tiền bạc.

Sự lãng phí có thể đến từ nhiều vấn đề khác nhau; mà đôi khi nó nằm ngoài sự suy tính của bạn. Dưới đây là những “nguồn lãng phí” như thế; bạn nên biết để dự tính phương án đối phó trước khi triển khai.

>>> Chủ đề khác: Quản lý công việc hiệu quả, xử lý triệt để vấn đề theo thuyết Kaizen

Triển khai ERP: lãng phí là do đâu?

Lựa chọn phần mềm không phù hợp

Thường thì trước khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp nào cũng cẩn thận tìm kiếm, đánh giá các nhà cung cấp để tìm ra phần mềm phù hợp nhất với quy mô và nhu cầu của mình.

Nhưng vì sao vẫn xảy ra tình trạng phần mềm không phù hợp?

Trên thực tế sẽ có nhiều nguyên nhân. Trong đó ngân sách được xác định là yếu tố tác động mạnh mẽ đến quyết định cuối cùng. Trong hơn 25 năm phát triển và triển khai ERP cho hàng ngàn doanh nghiệp của DIGINET, không ít doanh nghiệp đã hài lòng về giải pháp nhưng vì vấn đề tài chính mà chọn tạm dừng dự án hoặc chuyển sang một phương án khác “mềm” hơn.

Ban đầu, mọi thứ có vẻ là ổn cho đến khi có những nhu cầu mới xuất hiện trong doanh nghiệp; cụ thể là chiến lược mở rộng kinh doanh kéo theo số lượng nhân viên tăng lên, quy trình hoạt động thay đổi;…mà phần mềm thì vẫn vậy, không thể mở rộng hay tích hợp.

Cuối cùng, doanh nghiệp lại phải quay về tìm kiếm và lựa chọn một phần mềm khác; hoặc phải thiết lập thêm những phần mềm nhỏ bổ sung. Điều này khiến dữ liệu bị phân tán nên khó có thể đảm bảo độ chính xác của công việc.

Thời gian cũng sẽ là điều bạn cần quan tâm; một mặt là yêu cầu cấp bách cho bước tiến mới nhưng mặt còn lại hệ thống vận hành chưa sẵn sàng.

Nếu ngay từ đầu bạn chọn một hệ thống ERP phù hợp cả về quy mô, quy trình và định hướng phát triển trong 5-10 năm tới thì sẽ giảm các lãng phí xuống mức thấp nhất.

Thời gian triển khai phần mềm ERP bị kéo dài

Dự án triển khai ERP hoàn thành đúng tiến độ hay lâu hơn phụ thuộc rất lớn vào nhà cung cấp phần mềm, lãnh đạo và nhân viên của doanh nghiệp.

Sự phối hợp, tương tác giữa họ có hiệu quả thì những hạng mục trong dự án mới được xử lý nhanh chóng. Ngược lại, sẽ mất nhiều thời gian hơn so với kế hoạch khi 1 trong 2 bên trì hoãn việc thực hiện. Bên cạnh đó, sự phản kháng của nhân viên trước sự thay đổi của ban lãnh đạo cũng sẽ tác động đến quá trình triển khai, đào tạo sử dụng phần mềm.

Thời gian càng kéo dài sẽ khiến doanh nghiệp tiêu tốn càng nhiều chi phí, do quá trình sản xuất kinh doanh “mắc kẹt” trong tình trạng chờ đợi hệ thống quản lý mới hoạt động. Theo một thống kê thì phải mất đến 6 tháng sau khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp mới hoàn toàn ổn định.

“Sính ngoại” không cần thiết

Một số doanh nghiệp cho rằng chỉ cần chọn giải pháp ERP nước ngoài thì sẽ không cần lo lắng gì. Sự thật đúng là nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có chuyên môn và trình độ nghiệp vụ cao; tuy nhiên chi phí triển khai cũng không hề nhỏ. Hơn nữa, với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp Việt, phần mềm nước ngoài cũng gặp nhiều khó khăn; nếu được thì chi phí đội lên gấp nhiều lần.

Trong khi đó, phần mềm ERP trong nước có lợi thế am hiểu thị trường và đặc thù doanh nghiệp mà chi phí triển khai cũng phải chăng hơn nhiều. Do đó, bạn nên cân nhắc, nếu chưa cần thiết thì không nên vì “sính ngoại” mà chọn phần mềm quá cỡ so với doanh nghiệp mình; để rồi lãng phí nguồn lực vào những điều không cần thiết.

3 cách tối ưu chi phí triển khai hệ thống ERP

Xác định phạm vi dự án

Phạm vi triển khai ERP ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Hầu hết các doanh nghiệp khi xác định phạm vi dự án sẽ dựa vào:

Số lượng phân hệ chức năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
Số lượng người dùng

Tuy nhiên, để kiểm soát chi phí triển khai, bạn nên xem xét các yếu tố khác như: sự sẵn sàng của nhân viên; định hướng phát triển ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp;…

Trả lời những câu hỏi sau để việc xác định phạm vi dự án trở nên dễ dàng hơn:

Quy trình hoạt động trong doanh nghiệp tôi phức tạp như thế nào?
Những quy trình nào sẽ được tự động hóa trên phần mềm?
Số lượng nhân viên sử dụng ERP là bao nhiêu?
Phản ứng của nhân viên về việc triển khai phần mềm?
Nhân viên của tôi có đủ khả năng để ứng dụng phần mềm vào công việc hay chưa? Nếu chưa, họ cần được đào tạo những gì và như thế nào?
Thời điểm nào là thích hợp để triển khai ERP?
Những ai trong ban lãnh đạo sẽ tham gia vào ban dự án?
Bộ phận phòng ban nào là thành viên ban dự án? Nhiệm vụ của họ là gì?

Xác định phạm vi càng chi tiết, việc triển khai càng tiết kiệm.

Áp dụng công nghệ tiên tiến

Chi phí lắp đặt cơ sở hạ tầng cùng với phần mềm tương đối cao; đó là chưa kể đến việc phải chuẩn bị ngân sách cho đội ngũ IT chuyên trách để quản lý. Trước đây, việc này gần như là bắt buộc; tuy nhiên hiện nay với sự tiến bộ của khoa học công nghệ; cụ thể là công nghệ Cloud đã giúp doanh nghiệp trút bớt gánh nặng chi phí.

Công nghệ Cloud cho phép người dùng truy cập và sử dụng dữ liệu thông qua Internet; mặc dù không phải lắp đặt phòng máy chủ nhưng doanh nghiệp có thể đối mặt với các vấn đề: tốc độ đường truyền; độ bảo mật thông tin dữ liệu; quyền sở hữu phần mềm,…

>>> Hiểu hơn về 2 mô hình Cloud phổ biến hiện nay: Public Cloud và Private Cloud

Lựa chọn đơn vị triển khai phần mềm

Một trong những cách tối ưu nhất để tránh lãng phí khi triển khai ERP chính là lựa chọn nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp.

Sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp thể hiện qua: uy tín của thương hiệu; quy trình làm việc; đội ngũ nhân sự và chính sách hoạt động.

Nhà cung cấp bạn nên lựa chọn cần có: kinh nghiệm lâu năm triển khai phần mềm cho doanh nghiệp thuộc đa lĩnh vực; có quy trình làm việc và triển khai chi tiết; đội ngũ được chuyên môn hóa; tránh trường hợp nhân viên vừa làm kinh doanh vừa tư vấn giải pháp;…hơn nữa với những đơn vị có chính sách khách hàng chu đáo sẽ hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai và ứng dụng phần mềm.

>>> Xem thêm: Phần mềm ERP hàng đầu hiện nay

Ngoài những cách cơ bản trên, đối với từng doanh nghiệp cụ thể sẽ có phương án tối ưu chi phí triển khai ERP riêng; vì thế bạn nên nhờ công ty phần mềm uy tín tư vấn giải pháp chi tiết hơn. Bạn có thể liên hệ hotline: 0908 402 668 để đội ngũ 25 năm kinh nghiệm của DIGINET hỗ trợ bạn một cách tốt nhất.

Tác giả : Thái Hòa