Cách quản lý nhân sự dự án hiện đại, tiết kiệm thời gian

12/11/2020 08:14

Quản trị nhân sự dự án (Project Personnel Management) là quá trình lập kế hoạch, tuyển dụng, tổ chức và quản lý nhân sự nhằm đạt mục tiêu của dự án.

Cách quản lý nhân sự dự án hiệu quả

Nguồn nhân lực của dự án có nhiều điểm khác so với nguồn nhân lực của doanh nghiệp; cụ thể như sau:

Nhân sự dự án mang tính tạm thời: vì dự án diễn ra trong một thời hạn nhất định nên nhân sự tham gia cũng chỉ hoạt động trong thời gian đó. Sau khi dự án kết thúc, nhân sự có thể chuyển sang dự án khác (nếu có và phù hợp).
Nhân sự thuộc nhiều bộ phận khác nhau trong trường hợp huy động nhân sự nội bộ. Mỗi người sẽ có chuyên môn nghiệp; đặc điểm tính cách; quan điểm cá nhân khác nhau tạo ra những thách thức nhất định trong quản lý.
Người quản lý dự án đôi lúc khó chủ động trong việc sử dụng nguồn nhân sự.Nguyên nhân xuất phát từ việc nhân sự chịu sự điều hành của 2 cấp quản lý từ bộ phận chức năng và dự án.

Chính những điểm đặc trưng như trên mà người quản lý dự án cần có cách quản lý nhân sự phù hợp, linh hoạt dựa trên cơ sở những công cụ hiện đại nhằm tối ưu hiệu suất làm việc cũng như tiết kiệm thời gian giúp dự án diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ.

Xem tiếp những thông tin hữu ích sau để xây dựng cho mình một giải pháp hữu hiệu trong việc quản lý nhân sự trong dự án!

Lập kế hoạch quản lý nhân sự dự án

Kế hoạch quản lý nhân sự dự án là quá trình xác định và tài liệu hóa các vị trí, vai trò, trách nhiệm, quyền hạn, kỹ năng cần thiết và mối quan hệ tương tác giữa các vị trí trong một dự án.

Việc lập kế hoạch quản lý nhân sự dự án hỗ trợ cho việc đánh giá nguồn nhân lực; nhận biết khả năng cũng như những thiếu sót của đội ngũ nhằm phân công đúng người đúng việc hướng đến hoàn thành mục tiêu của dự án.

Để xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự dự án, bạn cần có các tài liệu:

Kế hoạch quản lý dự án
Các yêu cầu về nguồn lực để hoàn thành một công việc trong dự án
Dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp
Các quy trình có liên quan

Trong đó

Kế hoạch quản lý dự án

Những thông tin trong kế hoạch quản lý dự án sau đây được sử dụng cho việc lập kế hoạch nhân sự:

Vòng đời của dự án và các giai đoạn của dự án; quy trình hoạt động trong mỗi giai đoạn.
Các công việc cần được thực hiện và cách hoàn thành chúng
Phương thức quản lý mối liên hệ giữa các thành viên
Kế hoạch quản lý và kiểm soát sự thay đổi trong khi thực hiện dự án

Các yêu cầu về nguồn lực

Dựa vào yêu cầu sử dụng nguồn lực cho việc hoàn thành công việc để xác định số lượng nhân sự cần cho dự án. Làm cơ sở để tổ chức tuyển dụng, đào tạo năng lực đáp ứng các tiêu chí nhân sự của dự án.

Dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp

Để có thể lập kế hoạch quản lý nhân sự dự án, người quản lý cần tất cả các thông tin nhân sự có liên quan như:

Văn hóa doanh nghiệp
Cơ cấu doanh nghiệp
Thực trạng nguồn nhân lực: số lượng, năng lực, vị trí làm việc, sự phân tán về mặt địa lý,…
Chính sách nhân sự của doanh nghiệp

Quy trình của doanh nghiệp có liên quan

Đây cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kế hoạch quản lý nguồn nhân lực. Dựa vào những quy trình sau, người quản lý dễ dàng tìm ra cách quản lý nhân sự dự án hiệu quả theo trình tự chuyên nghiệp:

Quy trình làm việc chuẩn của doanh nghiệp
Các tài liệu, mẫu sơ đồ tổ chức và mô tả vị trí
Bài học kinh nghiệm từ các dự án trước đây
Quy trình xử lý các vấn đề trong dự án, trong bộ phận

Công cụ quản lý nhân sự dự án

Thứ nhất: Sơ đồ tổ chức, có thể kể đến như:

Sơ đồ phân cấp: thể hiện vị trí và mối quan hệ giữa các vị trí trong dự án từ trên xuống dưới.
Sơ đồ ma trận: dùng để phân công vai trò của mỗi thành viên đối với một công việc nào đó trong dự án.

Bên cạnh sơ đồ tổ chức, các tài liệu mô tả chi tiết từng vị trí (quyền hạn, trách nhiệm;…) cũng là công cụ giúp lập kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả.

Thứ hai: Networking

Suy cho cùng việc lập kế hoạch quản lý nhân sự cho một dự án là nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu dự án trong thời gian định trước. Trong đó, sự kết nối giữa các thành viên trong dự án là một yếu tố mấu chốt thúc đẩy tinh thần hoàn thành công việc. Networking hiểu một cách đơn giản là những hoạt động gắn kết như cùng ăn trưa, trò chuyện, thảo luận các sự kiện, hội nghị, hội thảo,…

Thứ 3: Hồ sơ nhân sự

Đây là tài liệu thể hiện tất cả các thông tin của nhân sự: thông tin cá nhân; chuyên môn, kinh nghiệm làm việc; lịch sử làm việc tại doanh nghiệp; đánh giá năng lực của các năm trước, dự án trước;… Căn cứ vào đó, người quản lý xác định sơ bộ khả năng cũng như tính cách cong người để sắp xếp công việc phù hợp.

Thứ 4: Phần mềm quản lý công việc task management

Một trong những cách quản lý nhân sự dự án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay chính là sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Bằng cách áp dụng tiến bộ khoa học, phần mềm sẽ giúp bạn thực hiện nhiệm vụ quản lý chi tiết, chính xác và tự động, tập trung trên một hệ thống.

Trong quản lý nhân sự dự án, nhiệm vụ chính có phần phức tạp nhất chính là giao việc. Đây là quá trình phân công công việc cho từng người; sau đó là theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện nhằm kịp thời phát hiện các vấn đề để cuối cùng hoàn thành dự án đúng tiến độ.

Thực hiện thủ công là không thể khi bạn có quá nhiều thành viên và mỗi người đảm nhận nhiều vai trò khác nhau ứng với từng dự án. Do đó phần mềm quản lý công việc task management là công cụ tốt nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý công việc Task Management của DIGINET

Thông qua phần mềm, bạn biết chắc chắn rằng bộ phận mình đang có bao nhiêu dự án; vai trò đối với từng dự án. Chưa hết, trong mỗi dự án có những công việc nào cần làm; do ai phụ trách, ai hỗ trợ; thời hạn từng công việc; trạng thái thực hiện công việc như: chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành, tạm dừng, quá hạn;… đều sẽ thể hiện rõ trên màn hình. Chỉ cần nhìn vào đó, bạn dễ dàng thấy được những gì đang xảy ra; từ đó phát hiện và kịp thời giải quyết các vấn đề khiến dự án chậm tiến độ.

Chức năng cảnh báo nhận công việc mới hoàn toàn có ích trong việc đảm bảo các thành viên không bỏ sót bất kỳ công việc nào được giao.

Phần mềm có thể liên kết với phân hệ đánh giá nhân sự; qua đó hỗ trợ bộ phận nhân sự đánh giá nhân viên một cách công bằng và chính xác nhất.

Ngoài ra, phần mềm này còn sở hữu nhiều tính năng phù hợp với doanh nghiệp hoạt động trong những ngành khác nhau. Nếu bạn muốn có thêm thông tin hoặc cần demo trước cách quản lý nhân sự hiện đại này, hãy liên hệ với hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ.

>>> Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn ứng dụng quản lý công việc cho doanh nghiệp lớn

Tác giả : Thái Hòa