Giải pháp lấy dữ liệu chấm công cho doanh nghiệp nhiều chi nhánh

Khi doanh nghiệp có hàng chục chi nhánh, việc lấy dữ liệu chấm công không còn là bài toán đơn giản

Với doanh nghiệp chỉ có một văn phòng, việc kết nối máy chấm công với phần mềm nhân sự tương đối đơn giản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở  rộng lên hàng chục chi nhánh, nhà máy, cửa hàng hoặc địa điểm làm việc, hệ thống chấm công bắt đầu phát sinh nhiều vấn đề.

Mỗi chi nhánh có thể sử dụng một hoặc nhiều máy chấm công. Các máy này nằm ở những mạng nội bộ khác nhau, thậm chí cách xa nhau về mặt địa lý. Trong khi đó, dữ liệu chấm công cần được tập trung về một hệ thống trung tâm để tính công, tính lương và quản lý nhân sự.

Nếu vẫn sử dụng cách kết nối truyền thống, hệ thống phải liên tục kiểm tra từng máy để lấy dữ liệu. Khi số lượng chi nhánh tăng lên, việc đồng bộ trở nên phức tạp, dễ phát sinh tình trạng mất kết nối, dữ liệu về chậm hoặc phải lấy dữ liệu thủ công.

Đây là lúc phương pháp máy chấm công tự động gửi dữ liệu lên Server (ADMS Push ) trở thành một lựa chọn đáng cân nhắc.

Máy chấm công tự động gửi dữ liệu lên Server hoạt động như thế nào?

Khác với phương pháp mà Server chủ động kết nối đến máy chấm công để lấy dữ liệu, cơ chế ADMS Push hoạt động theo hướng ngược lại.

Khi nhân viên thực hiện chấm công, dữ liệu được ghi nhận trên thiết bị. Máy sau đó chủ động gửi thông tin chấm công về Server qua Internet.

Có thể hình dung quy trình đơn giản như sau:

Nhân viên chấm công
↓
Máy ghi nhận
↓
Máy tự động kết nối Internet
↓
Gửi dữ liệu về Server
↓
Server tiếp nhận và lưu dữ liệu
↓
Phần mềm HRM sử dụng dữ liệu để tính công, quản lý thời gian làm việc

Điểm quan trọng là Server không cần liên tục truy cập trực tiếp vào từng máy chấm công. Thay vào đó, mỗi thiết bị tự động gửi dữ liệu của mình về hệ thống trung tâm.

Vì sao doanh nghiệp nhiều chi nhánh nên chọn phương pháp ADMS Push?

Không cần Server truy cập trực tiếp vào từng máy

Đây là lợi thế lớn khi doanh nghiệp có nhiều địa điểm. Giả sử doanh nghiệp có 1 trụ sở chính, 10 chi nhánh, 5 nhà máy và 20 cửa hàng; nếu mỗi máy chấm công nằm trong một mạng nội bộ riêng, việc để Server trung tâm chủ động truy cập đến từng thiết bị có thể đòi hỏi cấu hình mạng, IP, VPN hoặc các cơ chế kết nối tương ứng.

Với cơ chế ADMS Push, bài toán được đơn giản hóa khi thiết bị chủ động tìm đến Server thay vì ngược lại. Chỉ cần máy chấm công có kết nối mạng và được cấu hình đúng địa chỉ Server, dữ liệu có thể được gửi về hệ thống trung tâm.

Phù hợp với mô hình doanh nghiệp phân tán

Đối với doanh nghiệp nhiều chi nhánh, điều quan trọng không chỉ là lấy dữ liệu chấm công, mà còn phải đảm bảo dữ liệu từ nhiều địa điểm có thể được tập trung và quản lý thống nhất.

Mỗi thiết bị chấm công tại nhiều chi nhánh có thể gửi dữ liệu về cùng một hệ thống trung tâm. Phần mềm nhân sự từ đó có thể phân loại dữ liệu theo chi nhánh, phòng ban, nhà máy, mã nhân viên hoặc đơn vị. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp muốn xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự tập trung thay vì để từng chi nhánh tự quản lý dữ liệu riêng.

Dữ liệu có thể được đồng bộ gần như ngay sau khi phát sinh

Một trong những điểm mạnh của cơ chế này là khả năng gửi dữ liệu theo thời gian gần thực.

Ví dụ:

08:02 – Nhân viên chấm công tại chi nhánh A
↓
08:02–08:03 – Máy gửi dữ liệu về Server
↓
08:03 – Server tiếp nhận dữ liệu
↓
Phần mềm HRM cập nhật dữ liệu

Thay vì phải chờ đến cuối ngày mới thực hiện một lần lấy dữ liệu, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống theo hướng dữ liệu được chuyển về trung tâm liên tục.

Điều này đặc biệt có giá trị với doanh nghiệp có bộ phận nhân sự tập trung tại trụ sở nhưng nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm.

Giảm phụ thuộc vào việc kiểm tra từng máy chấm công

Khi số lượng thiết bị tăng, một trong những vấn đề lớn nhất là quản trị kết nối. Với cơ chế Push, một phần trách nhiệm được chuyển sang thiết bị.

Máy chấm công sẽ chủ động gửi dữ liệu lên Server. Hệ thống trung tâm có thể tập trung vào việc tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ và xử lý dữ liệu thay vì liên tục truy cập từng thiết bị.

Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là “cấu hình xong là dữ liệu luôn chính xác”.

Phương pháp máy tự động gửi dữ liệu lên Server giúp đơn giản hóa việc kết nối, nhưng không loại bỏ hoàn toàn các vấn đề về dữ liệu và mạng. Một hệ thống thực tế vẫn có thể gặp tình trạng mất Internet tại chi nhánh, Server không phản hồi, trùng dữ liệu, sai cấu hình thiết bị,… Vì vậy, giải pháp Push hiệu quả không chỉ nằm ở máy chấm công, mà nằm ở cả kiến trúc kết nối phía Server và phần mềm quản lý.

Doanh nghiệp nhiều chi nhánh nên xây dựng hệ thống như thế nào?

Một mô hình có thể triển khai theo hướng:

Máy chấm công tại các chi nhánh→ Internet→ Server tiếp nhận dữ liệu → CSDL chấm công tập trung
→ Phần mềm HRM → Tính công – tính lương – báo cáo

Trong đó, Server đóng vai trò như điểm tiếp nhận trung tâm. Mỗi thiết bị được định danh riêng, chẳng hạn bằng mã máy hoặc thông tin cấu hình. Khi dữ liệu gửi về, hệ thống xác định dữ liệu thuộc thiết bị nào, chi nhánh nào và nhân viên nào. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng một luồng dữ liệu thống nhất. Đây là cách tiếp cận phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy mô lớn và cơ cấu tổ chức phân tán.

Với hệ thống nhiều chi nhánh, doanh nghiệp cũng nên theo dõi các vấn đề sau đây:

• Máy chấm công nào đang hoạt động?
• Máy thuộc chi nhánh nào?
• Lần cuối máy gửi dữ liệu là khi nào?
• Có bao nhiêu giao dịch chưa đồng bộ?
• Máy có đang mất kết nối không?
• Dữ liệu gửi về có hợp lệ không?
• Có giao dịch bị trùng không?

Như vậy, bài toán không còn đơn thuần là lấy dữ liệu chấm công, mà trở thành bài toán quản trị toàn bộ luồng dữ liệu chấm công. Đây là yếu tố rất quan trọng khi doanh nghiệp có hàng chục, hàng trăm máy chấm công.

Khi nào doanh nghiệp nên ưu tiên phương pháp lấy dữ liệu chấm công ADMS Push?

Phương pháp này đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp có các đặc điểm sau:

• Nhiều chi nhánh, nhà máy, cửa hàng.
• Các địa điểm nằm phân tán và không thuận tiện để Server trung tâm truy cập trực tiếp đến từng thiết bị.
• Số lượng máy chấm công lớn.
• Khi có hàng chục hoặc hàng trăm thiết bị, việc quản lý kết nối từng máy sẽ trở nên phức tạp.
• Bộ phận nhân sự quản lý tập trung.
• Dữ liệu từ nhiều đơn vị cần được đưa về một hệ thống để HR kiểm soát và tính công.
• Yêu cầu dữ liệu cập nhật nhanh.
• Doanh nghiệp muốn dữ liệu chấm công được chuyển về hệ thống ngay sau khi phát sinh thay vì chờ nhân sự thực hiện lấy dữ liệu định kỳ.

Mặc dù Push có nhiều ưu điểm đối với doanh nghiệp nhiều chi nhánh, nhưng không nên lựa chọn phương pháp chỉ dựa trên số lượng máy. Doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời:

• Loại máy chấm công đang sử dụng;
• Khả năng kết nối của thiết bị;
• Hạ tầng mạng tại từng chi nhánh;
• Số lượng nhân viên;
• Số lượng máy;
• Cách tổ chức dữ liệu nhân sự;
• Phần mềm HRM hiện tại;
• Yêu cầu đồng bộ dữ liệu;
• Cơ chế xử lý khi mất kết nối.

Đặc biệt, hệ thống HRM cần có khả năng tiếp nhận và xử lý dữ liệu từ nhiều thiết bị, đồng thời kiểm soát được dữ liệu theo từng đơn vị.

Đối với doanh nghiệp nhiều chi nhánh, nhà máy hoặc cửa hàng, thách thức không chỉ là ghi nhận mà còn là tập trung dữ liệu chấm công từ nhiều địa điểm về một hệ thống ổn định, chính xác và dễ quản lý.

Phương pháp máy chấm công tự động gửi dữ liệu lên Server giúp đơn giản hóa kết nối, phù hợp với mô hình doanh nghiệp phân tán. Khi thiết bị, mạng, Server, cơ sở dữ liệu và phần mềm HRM được đồng bộ, dữ liệu từ nhiều chi nhánh có thể tập trung để phục vụ tính công, tính lương và quản lý nhân sự.

DIGINET có kinh nghiệm triển khai giải pháp cho nhiều doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều chi nhánh. Liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0908 402 668 để được tư vấn phương án phù hợp và hiệu quả cho hệ thống đặc thù của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: 4 phương pháp lấy dữ liệu từ máy chấm công phổ biến

• CHIA SẺ:
• 
• 
•