Khi đội ngũ nói 3 thứ tiếng nhưng phần mềm chỉ hiểu một: Doanh nghiệp đang mất gì?

Sáng thứ Hai, giám đốc nhà máy người Đài Loan gửi báo cáo sản lượng bằng tiếng Trung. Bộ phận kế toán phải nhập lại dữ liệu vào hệ thống tiếng Việt, sau đó tổng hợp thành báo cáo tiếng Anh để gửi ban lãnh đạo hoặc đối tác. Đến cuối ngày, báo cáo mới hoàn tất. Tuy nhiên, sau nhiều lần dịch, nhập liệu và đối chiếu, không ai dám chắc dữ liệu vẫn còn chính xác tuyệt đối.

Đây là tình huống khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) hoặc doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế. Khi đội ngũ làm việc bằng nhiều ngôn ngữ nhưng phần mềm chỉ hỗ trợ một ngôn ngữ, điều này làm cho toàn bộ quy trình vận hành phát sinh thêm nhiều bước trung gian, kéo theo chi phí và rủi ro mà doanh nghiệp khó nhìn thấy ngay.

Rào cản ngôn ngữ trong vận hành tạo ra những chi phí nào?

Không giống một lỗi hệ thống có thể nhìn thấy ngay, rào cản ngôn ngữ thường tạo ra các chi phí ẩn. Chúng xuất hiện từng chút một trong quá trình làm việc hằng ngày và tích lũy theo thời gian.

Mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu

Mỗi khi dữ liệu phải chuyển đổi giữa nhiều ngôn ngữ, doanh nghiệp thường phải thực hiện thêm các công việc như: dịch báo cáo, nhập lại dữ liệu, kiểm tra và đối chiếu thông tin, xác nhận lại với các phòng ban, …

Những công việc này tiêu tốn đáng kể thời gian của kế toán, hành chính, quản lý hoặc nhân sự phụ trách giao tiếp với đội ngũ nước ngoài. Khi số lượng báo cáo, đơn hàng và giao dịch tăng lên, thời gian xử lý cũng tăng theo.

Tăng nguy cơ sai lệch dữ liệu

Mỗi lần dữ liệu được nhập lại bằng tay là thêm một lần phát sinh rủi ro và sai sót như: nhập nhầm số liệu, nhầm đơn vị tính, sai định dạng ngày tháng, dịch chưa đúng thuật ngữ chuyên ngành, thiếu hoặc mất dữ liệu trong quá trình tổng hợp, …

Phần lớn các lỗi này không xuất phát từ năng lực của nhân viên mà do quy trình vận hành phụ thuộc quá nhiều vào thao tác thủ công.

Làm chậm quá trình ra quyết định

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, tốc độ xử lý thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh. Nếu dữ liệu từ nhà máy, chi nhánh hoặc văn phòng nước ngoài phải trải qua nhiều bước chuyển đổi ngôn ngữ trước khi đến ban lãnh đạo, doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian để đưa ra quyết định.

Việc chậm cập nhật số liệu sản xuất, tồn kho hay doanh thu có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội điều chỉnh kế hoạch hoặc phản ứng với những thay đổi của thị trường.

Ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc của nhân sự quốc tế

Khi phần mềm chỉ hiển thị một ngôn ngữ, nhân sự nước ngoài thường phải dịch lại theo ngôn ngữ của mình, ghi chú thủ công, làm việc song song trên Excel hoặc tài liệu riêng, hạn chế sử dụng trực tiếp hệ thống. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn khiến trải nghiệm sử dụng phần mềm trở nên thiếu thuận tiện, đặc biệt với các doanh nghiệp có đội ngũ quản lý đến từ nhiều quốc gia.

Vậy vì sao nhiều doanh nghiệp chưa nhận ra vấn đề này?

Một trong những lý do phổ biến là doanh nghiệp vẫn đang vận hành được nhờ các giải pháp tạm thời. Ví dụ như: có một nhân viên phụ trách dịch và kết nối giữa các phòng ban, sử dụng file Excel song ngữ để đối chiếu dữ liệu, dùng công cụ dịch tự động cho email hoặc tài liệu.

Ở quy mô nhỏ, những cách làm này vẫn đáp ứng được nhu cầu.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở thêm nhà máy, tuyển thêm nhân sự nước ngoài hoặc mở rộng sang nhiều thị trường, số lượng dữ liệu và quy trình tăng nhanh khiến các giải pháp thủ công không còn hiệu quả. Khi đó, chi phí vận hành cũng tăng lên nhưng rất khó đo lường chính xác.

Giải pháp không chỉ là bổ sung thêm ngôn ngữ!

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần dịch giao diện phần mềm sang tiếng Anh hoặc tiếng Trung là đủ. Trên thực tế, một phần mềm ERP đa ngôn ngữ cần hỗ trợ đồng bộ nhiều yếu tố hơn, chẳng hạn:

• Mỗi người dùng có thể sử dụng phần mềm theo ngôn ngữ của mình.
• Dữ liệu được lưu trữ thống nhất, không cần nhập lại nhiều lần.
• Các phòng ban làm việc trên cùng một hệ thống nhưng hiển thị theo ngôn ngữ phù hợp.
• Báo cáo, chứng từ và biểu mẫu có thể xuất theo nhiều ngôn ngữ khi cần.
• Thuật ngữ nghiệp vụ được chuẩn hóa giữa các bộ phận.

Nhờ đó, doanh nghiệp vừa giảm thời gian xử lý dữ liệu, vừa hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các đội ngũ trong nước và quốc tế.

Phần mềm đa ngôn ngữ với kinh nghiệm 30 năm phát triển và triển khai cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động và làm việc với đội ngũ đa quốc gia, một hệ thống phần mềm hỗ trợ đa ngôn ngữ không chỉ giúp nhân viên sử dụng thuận tiện hơn mà còn góp phần giảm sai sót, rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban. Đây là nền tảng để doanh nghiệp vận hành thống nhất và ra quyết định nhanh hơn trong môi trường kinh doanh ngày càng toàn cầu hóa.

Hiện nay, DIGINET ERP hỗ trợ giao diện tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Trung, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự, đối tác hoặc nhà đầu tư nước ngoài. Bên cạnh khả năng tùy chỉnh theo quy trình quản lý của từng doanh nghiệp, hệ thống giúp các bộ phận làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu với cùng ngôn ngữ.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP đa ngôn ngữ hoặc cần tư vấn về khả năng triển khai phù hợp với mô hình vận hành của mình, vui lòng liên hệ DIGINET qua hotline: 0908 402 668 để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ và tư vấn chi tiết.

>>> Xem thêm: Phần mềm nhân sự hỗ trợ tiếng Trung: Giải pháp giúp doanh nghiệp Trung Quốc, Đài Loan quản trị nhân sự hiệu quả tại Việt Nam

• CHIA SẺ:
• 
• 
•