Quản lý hàng tồn kho bằng Excel - Liệu có còn phù hợp

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel – Liệu có còn phù hợp?

30/08/2021 09:26

Quản lý hàng tồn kho bằng excel là một trong những công việc nhằm quản lý thông tin lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp, cửa hàng,… Các thông tin hàng tồn kho được thể hiện trên các dạng cột, hàng, ô trên bảng tính. Giúp người quản lý năm bắt được tình trạng hàng hóa hay tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên hiện nay không ít doanh nghiệp quyết định “tạm biệt” công cụ lâu năm này. Và đây là lý do!

Nhược điểm của Excel trong quản lý hàng tồn kho

Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên sẽ không tránh được sự sai sót như tính toán báo cáo.
Quản lý kho bằng excel thường chỉ phù hợp cho những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều.
File excel quản lý kho thường là bản offline nên không thể chủ động kiểm soát được thông tin nếu không truy cập vào máy tính của cá nhân, tính linh hoạt không cao.
Khả năng bảo mật kém, bất kỳ ai cũng có thể truy cập và sửa đổi bảng Excel mà không để lại vết.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho mang đến những tính năng ưu việt

Nhập và xuất hàng thủ công

Làm việc với bảng tính excel có nghĩa là ai đó phải nhập dữ liệu vào chúng và việc nhập thủ công sẽ tốn kém thời gian và tiền bạc. Doanh nghiệp càng lớn mạnh thì càng phải bàn giao nhiều người cho công việc này. Công việc lặp đi lặp lại cần đòi hỏi sự tự động hóa để tiết kiệm công sức và tránh sai sót.

Thông tin cần phải được gửi cho tất cả những người cần thông tin đó: vì vậy cần một thao tác thủ công khác. Nếu nó không được thực hiện đủ nhanh thì khách hàng sẽ bắt đầu gọi điện để hỏi xem đơn hàng của họ đã được hoàn thành chưa? Hay một nhân viên khác phải gửi yêu cầu kiểm tra.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể có hệ thống nhập liệu tự động và có thể cung cấp cho khách hàng quyền truy cập vào thông tin nhất định qua cổng web, do đó không cần “nhân lực”.

Lỗi nhập dữ liệu đầu vào

Hoạt động chính xác của bảng tính phụ thuộc hoàn toàn vào độ tin cậy của dữ liệu đầu vào. Nếu điều này được thực hiện thủ công thì lỗi của con người là không thể tránh khỏi. Lỗi chính tả tên hoặc địa chỉ, quên điền vào một trường cụ thể, dữ liệu kho không chính xác hoặc không cập nhật được… bảng tính không có hệ thống cảnh báo tích hợp để ngăn những lỗi như vậy.

Ngược lại, hệ thống phần mềm cung cấp quy trình làm việc được tích hợp sẵn để tránh những lỗi như vậy. Các trường phải được điền, số sê-ri được tự động kiểm tra, kho hàng được cập nhật tự động sau mỗi lần thao tác, v.v

Không có dữ liệu tổng quan theo thời gian thực

Excel không phải là công việc thú vị nhất trên thế giới và do đó công việc thường bị hoãn lại, có nghĩa là dữ liệu không phải lúc nào cũng được cập nhật. Kết quả là, các quyết định được đưa ra dựa trên những thông tin không còn chính xác. Người quản lý kho không phải là nạn nhân duy nhất: những khách hàng được chuyển tiếp thông tin “lỗi thời” này cũng vậy.

Ngược lại, các giải pháp phần mềm cho phép cập nhật tự động và khách hàng luôn được cung cấp thông tin mới nhất: hoặc họ nhận thông tin tự động trong hộp thư của mình vào những thời điểm đã định, hoặc họ có thể tham khảo thông qua cổng thông tin điện tử hoặc kết hợp cả hai.

Không có khả năng “Tích hợp”

Bảng tính Excel không được thiết kế để chia sẻ với các phòng ban hoặc ứng dụng khác. Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin, thì bạn phải sao chép / dán. Phạm vi lỗi của con người là rất lớn: sao chép các hàng không đầy đủ, xóa ô do nhầm lẫn, phá vỡ liên kết và công thức…

Mặt khác, các giải pháp quản lý kho hàng có thể được tích hợp với hệ thống ERP, nhờ đó các phòng ban liên quan nhanh chóng nắm bắt tình hình và tiến hành xử lý đơn hàng. Điều đó một mình tạo ra sự khác biệt lớn.

Nhưng điều mà các bảng tính excel thực sự bỏ qua là tích hợp với phần cứng; cụ thể như máy quét, máy in. Khi nhân viên kho hàng quét một mặt hàng cụ thể, hệ thống sẽ biết ngay lập tức và cập nhật thông tin theo thời gian thực.

Ngoài ra, nếu quy mô doanh nghiệp bạn lớn hay phải quản lý hàng ngàn mã hàng khác nhau. Excel thực sự là cơn ác mộng cho các thủ kho, kế toán,… chủ doanh nghiệp cũng rất khó đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.

Phần mềm quản lý kho hàng thông minh

Phần mềm quản lý kho hàng của DIGINET được ứng dụng cho từng doanh nghiệp khác nhau. Dựa trên các điểm đặc thù của doanh nghiệp trong quy trình hoạt động để xây dựng phần mềm quản lý kho hàng phù hợp và hiệu quả.

Theo xu thế tất yếu của thị trường, DIGINET đã ra mắt thị trường phần mềm QUẢN LÝ KHO BẰNG SƠ ĐỒ TRỰC QUAN.

Sơ đồ kho hiển thị trực quan trên màn hình; giúp xác định chính xác vị trí của tất cả các hàng hóa. Nhờ đó giảm thời gian tìm kiếm, sắp xếp hàng hóa đến 50%.
Di chuyển hàng hóa hoặc khi có yêu cầu dồn kho bằng các thao tác đơn giản; chỉ cần kéo thả linh hoạt, từ vị trí này đến vị trí mong muốn.
Cập nhật trạng thái kho hàng như: còn trống, nhập đầy, không nhập được hàng;…được xử lý qua một vài thao tác nhẹ nhàng.

Và phần mềm quản lý hàng tồn kho bằng sơ đồ trực quan còn nhiều tính năng khác phù hợp với từng ngành, nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu sâu hơn, vui lòng liên hệ hotline: 0908 402 668 để được hỗ trợ trực tiếp.

Tác giả : Thái Hòa